Закупки: инструкция для начинающих

Оценить емкость рынка

Емкость рынка — все товары и услуги, которые закупаются на определенной территории и которые поставщики готовы поставлять. Еще к ней относится совокупность всех сделок, которые заключаются в результате проведения закупки.

Емкость показывает, какой объем товаров и услуг поставщика пользуются спросом у потенциальных заказчиков. Не следует путать это понятие с объемом рынка. Объем показывает, какое количество товаров и услуг продается в данный момент.

Чтобы определить емкость рынка, нужно:

• понять, как часто закупают те или иные товары и услуги;

• разделить заказчиков на группы по способу взаимодействия и требованиям к товару;

• определить среднюю стоимость заказа в каждой группе.

Для анализа рынка можно воспользоваться Единой информационной системой в сфере закупок (ЕИС). С помощью фильтров поиска можно отследить, как часто проводятся определенные закупки и снижается начальная максимальная цена (НМЦК). Так начинающие поставщики поймут, смогут ли они составить конкуренцию опытным участникам.

Также этот ресурс можно использовать для выбора оптимальной ниши. Если конкуренция высока, компании часто вынуждены заключать контракты по низким ценам. Им выгодно отслеживать другие ниши с низкой конкуренцией. В них часто встречаются контракты, которые заключаются с единственным поставщиком без снижения НМЦК.

Чтобы оценить объем рынка, нужно изучить текущие и уже осуществленные заказы, и узнать, когда спрос максимально высокий.

Для закупки товаров заказчик размещает на электронной торговой площадке техническое задание. В ней подробно описано, как проводится закупка и какие требования предъявляются к товару. Один и тот же товар может быть описан по-разному. Проанализировав специфику размещения закупок, можно понять, где шанс на победу выше.

Чтобы определить среднюю цену на товары или услуги вашей сферы, проанализируйте заказчиков. Условно их делят на группы:

• по способу взаимодействия;

• по требованиям к товару;

• по территориальному признаку;

• в зависимости от уровня бюджета, который используется для закупок: федеральный, региональный или местный.

Посмотрите на их расценки и определите подходящую для себя цену.

Определить границы рынка

Чтобы определить границы рынка, нужно:

• составить список регионов или городов, в которых вы планируете работать;

• собрать собственную базу заказчиков;

• оценить потенциал каждого заказчика;

• выделить клиентов, которые смогут обеспечить бизнес максимальным объемом продаж.

Определитесь, где вы готовы работать: в своем и соседних регионах или по всей стране. Это нужно учесть при поиске закупок, чтобы настроить фильтр.

Как повысить свои шансы на победу в торгах?

• Включите в базу компании, с которыми вы уже работали. Если предыдущие закупки обошлись без штрафов, ваша компания будет выглядеть надежнее, чем те, у кого еще не было клиентов.

• В некоторых регионах вы можете быть единственным поставщиком. Учтите, что заказчики могут в разное время проводить закупки в виде тендеров, а в другое время закупать товары и услуги у единственного поставщика. В этом случае можно поучаствовать в этих закупках, внести заказчика в базу и позже сотрудничать с ним напрямую.

Определить уровень конкуренции

В тендерах на государственные и муниципальные закупки встречаются довольно необычные товары. Например, школа хочет приобрести батут в качестве спортивного снаряда. Это необычная закупка для школы, и поставщики могут не обратить на нее внимания. Поэтому конкуренция в таких сферах бывает невысока.

Проанализируйте ваших конкурентов и то, с каким процентом снижения обычно проходят интересные вам закупки. Для анализа конкурентов можно использовать различные сервисы. Они помогут:

• проанализировать участников закупок;

• оценить средний процент снижения по вашим закупкам;

• дополнительно составить портрет заказчика;

• узнать, с каким процентом снижения обычно проходят закупки заказчика;

• есть ли у него задолженность по оплате;

• с какой периодичностью он работает с новыми поставщиками.

Найти тендер

После того, как вы определились, что, где и по какой цене продавать, нужно искать заказчиков. Для поиска тендеров можно воспользоваться следующим алгоритмом:

• Настройте несколько поисковых запросов по разным критериям: по названию тендера, документации, кодам классификатора ОКПД2, заказчикам.

• Создайте несколько поисковых запросов, перекрывающих друг друга. Это позволит находить больше нужных тендеров вне зависимости от названия.

• Если тендеров по виду деятельности слишком много, выстраивайте поиск по торговым маркам, городу или региону, наиболее интересным заказчикам, цене.

Можно искать закупки по конкретному заказчику и без привязки к нему. Если спрос на ваши товары или услуги возрастает с определенной периодичностью, отслеживайте запланированные закупки.

Изучить информацию о закупке

Детальная информация о закупке включает в себя:

• общую информацию;

• документы по закупке;

• историю действий по закупке.

Общая информация

• сроки и место проведения;

• заказчик и организатор;

• срок приема заявок;

• объект закупки;

• требования к участникам;

• преимущества и ограничения;

• запреты.

Документы по закупке

• техническое задание;

• проект контракта;

• образцы декларации;

• образец заполнения;

• заявка;

• общие положения;

• информационная карта;

• титульный лист.

Обратите внимание на техническое задание и узнайте порядок проведения закупки, информацию по товару, работам и услугам. Здесь можно узнать, установлено ли обеспечение заявки и исполнения контракта и в каком размере.

История действий по закупке

В ней отражаются все действия участников, которые приводят к изменению статуса договора.

Как организовать работу

1. 1. Разделите обязанности между сотрудниками: один занят поиском закупок, другой — готовит заявки, третий — заключает контракт.

2. 2. Если такой возможности нет, разделите разделите закупку на отдельные этапы и не переходите к следующему этапу, не завершив предыдущий.

3. 3. Отберите закупки, которые интересны вашей компании.

4. 4. Ознакомьтесь с условиями проведения тендера и с необходимым обеспечением, уточните, нужна ли банковская гарантия.

5. 5. Проведите расчеты.

6. 6. Подготовьте тендерную заявку и отправьте ее на электронную площадку.

7. 7. В случае победы заключите контракт с заказчиком и приступайте к его исполнению.