ЭДО

Как организовать документооборот

Команда Астрал

06.09.2019

4 143

Федеральный закон от 26.07.19 №247-ФЗ внес изменения в закон о бухучете. Новшества касаются всех: и бюджетников, и коммерческих организаций. Расскажем, как навести порядок в первичной документации в соответствии с новым законом.

Что изменилось

Для главбуха

Закон наделил главбуха новыми полномочиями. Теперь все работники организации обязаны исполнять письменные требования, которые предъявляются к оформлению первичных документов.

В отчетности

Законом запрещено вносить изменения в бухгалтерскую отчетность, утвержденную на годовом собрании. В зависимости от вида хозяйственного общества собрание может быть проведено:

для ООО – с 1 ноября до 1 мая;
для АО – с 1 ноября до 1 июля.

Если отчет не утвердили, его можно исправлять.Версия с правками представляется в ИФНС в виде электронного документа. Это нужно сделать в течение 10 рабочих дней со дня, следующего за днем внесения исправления либо за днем утверждения годовой бухотчетности.

Допустим, ошибка допущена в отчетности ООО в мае. Исправлять ее путем подачи «уточненки» уже поздно — отчетность утверждена на годовом собрании. Но если ошибку обнаружили до собрания, то ее нужно исправить, утвердить исправленный вариант и затем отправить налоговикам.

В документах

Расширен перечень документов, которые регулируют бухгалтерский учет. В него вошли:

федеральные стандарты бухучета;
отраслевые стандарты бухучета.

Кроме того, как и прежде, регулировать бухучет будут:

нормативные акты Центробанка РФ;
рекомендации по ведению учета;
стандарты ведения учета организации.

Федеральные стандарты установят минимальные требования к бухучету, а также допустимые способы ведения бухучета для коммерческих организаций.

Новые правила документооборота

Минфин разработал проект нового стандарта «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Согласно Приказу Минфина от 05.06.2019 № 83н, коммерческие организации должны применять его с 2021 года. Бюджетников требования стандарта не касаются. Документ содержит требования к документам бухучета и организации документооборота.

Требования к документам бухучета

Датой составления документа будет считаться дата его подписания. Она может отличаться от даты осуществления операции, но первичный документ должен обязательно ее отразить – п. 7 проекта.

В документы можно включать помимо обязательных реквизитов дополнительные. Если «первичка» составлена на основе другого документа, ссылка на него обязательна – п. 12 проекта.

Несколько событий хозяйственной жизни теперь можно фиксировать в одном сводном документе. Например, когда они происходят по одному договору. При этом организация вправе самостоятельно устанавливать периодичность формирования таких документов – пп. «а» п. 13 проекта.

В качестве первичных разрешат использовать следующие документы:

договор;
кассовый чек;
квитанцию об оплате;
расписку;
служебный контракт;
служебное задание;
приказ о приеме на работу;
приказ об увольнении;
авансовый отчет.

Единственное условие — они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты – пп. «в» п. 13 проекта.

Подписание и исправление документов бухучета

Организация может сама устанавливать вид электронной подписи и лиц, ответственных за подписание документов. Исключение составляют случаи, когда использование конкретного вида ЭП закреплено законом – п. 17–18 проекта.

Документы, фиксирующие движение денежных средств, подписываются исключительно руководителем и главбухом – п. 19 проекта.

Чтобы исправить электронный документ, можно составить новый. В нем нужно указать на то, что он составлен взамен первоначального. Сделать это можно будет, если предусмотрена техническая возможность воспроизведения нового электронного документа только вместе с первоначальным электронным документом – п. 22 проекта.

Хранение документов бухучета

Переводить бумажные документы в электронный вид для удобства хранения нельзя. Сохранить их необходимо в формате составления – п. 26 проекта.

Документооборот в бухучете

Стандарт определяет основные принципы организации документооборота:

организовать документооборот обязан руководитель;
документооборот должен обеспечить своевременное и полное отражение всех операций в бухучете;
отвечать за правильное и своевременное заполнение документов, их передачу и достоверность представленных в них данных будут те, кто их составил и подписал – п. 30–32 проекта.

Как обеспечить выполнение правил

О том, как получать первичку вовремя, мы уже рассказывали. Главному бухгалтеру помогут:

график документооборота;
должностные инструкции сотрудников, ответственных за первичку;
локальные акты.

График хорош тем, что в нем прописаны все этапы движения документа, сроки исполнения вплоть до передачи в архив, а также лица, ответственные за его заполнение. Таким образом, бухгалтеру не придется отвечать за чужие ошибки.

Скачать образец графика документооборота

График необходимо оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех сотрудников, ответственных за первичные документы.

Ответственность бухгалтера

В мае 2019 года 113-ФЗ дополнил статью 15.11 КоАП РФ, предусматривающую ответственность за грубые нарушения в учете, новым положением.

Бухгалтеров больше не штрафуют за грубые нарушения в виде искажения отчетности, если они допущены по одной из причин:

первичные документы, составленные другими лицами, не соответствуют фактам хозяйственной жизни;
первичные документы не переданы или переданы с опозданием.

Закон уже действует с 09 июня 2019 года. До этого бухгалтера могли оштрафовать за ошибки сотрудника, который работал на этом месте до него и уже уволился.

Команда Астрал

6 сентября 2019

4143