Техподдержка:
Отдел продаж:
E-mail:
Отдел продаж:

Сергей Сакун

10 ноября 2020
157
Срок хранения документов в 2021 году
Документооборот

Срок хранения документов в 2021 году

Новые сроки хранения


Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием срока их хранения представлен в приказе Росархива №236. Таблица содержит 12 больших разделов и 657 наименований с указанием срока их хранения.


Новые сроки хранения документов применяются к документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до 18 февраля 2020 года. Исключением являются документы, внесённые в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов.


Перечень включает в себя 657 наименований, поэтому для удобной навигации был сделан алфавитный указатель видов документов.


Некоторые документы имеют примечания, в которых указаны дополнительные правила их хранения.


Таблица с новыми сроками хранения


В таблице указаны лишь некоторые документы, у которых был изменён срок хранения.


Документы

Срок хранения

Старый
Приказ Минкультуры №558

Новый
Приказ Росархива №236

Расчётно-платёжные ведомости, расчётные листы, документы на выплату гонораров

5 лет. Без лицевых счетов — 75 лет

6 лет. Без лицевых счетов — 50 или 75 лет

Книга учёта доходов и расходов на УСН

Постоянно

5 лет

Карточки индивидуального учёта страховых взносов

Срок не установлен

6 лет. Без лицевых счетов — 50 или 75 лет

Расчёты по страховым взносам

Срок не установлен

50 или 75 лет

Учётная политика с приложениями

5 лет

5 лет

Документы о недостачах, растратах, присвоении

5 лет

10 лет после возмещения ущерба

Документы о переоценке, амортизации основных средств и нематериальных активов

Постоянно

5 лет после выбытия актива

Договоры аренды зданий, помещений

Постоянно

10 лет после выполнения обязательств

Договоры лизинга и документы к нему

Постоянно

5 лет после выкупа

Договоры займа

5 лет после возврата или списания долга

5 лет после возврата долга

Договоры залога, займа под залог имущества

10 лет после срока договора. О залоге недвижимости — постоянно

10 лет после договора

Документы о нарушении правил внутреннего трудового распорядка

Срок не установлен

1 год

Сведения, подготовленные для размещения на сайте компании в интернете

5 лет

3 года

Хранить документы можно больше положенного срока. При этом контролирующие органы не вправе требовать предъявления документов, у которых истёк срок хранения. Однако, хранение документов меньше положенного срока является нарушением и влечёт за собой наказание в виде штрафа или дисквалификации.


Нарушения и штрафы


За нарушение срока хранения документов предусмотрены штрафы в соответствии с НК РФ и КоАП РФ.


При отсутствии первичных документов штраф накладывается:


  • на должностное лицо в размере от 5000 до 10 000 рублей при первом нарушении, от 10 000 до 20 000 рублей при повторном нарушении (ст. 15.11 КоАП РФ);

  • на организацию в размере 10 000 рублей при первом нарушении, 20 000 рублей при нарушении в течение более одного налогового периода (ст. 120 НК РФ).


При нарушении правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов накладывается штраф в соответствии ст. 13.20 КоАП РФ:


  • на граждан в размере от 1000 до 3000 рублей;

  • на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;

  • на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.


Если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы, то ФНС выставит ФНС выставит штраф в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не менее 40 тысяч рублей.



Перечень Росархива содержит информацию о сроках хранения документов госорганов, органов местного самоуправления и организаций.


Сергей Сакун

10 ноября 2020
157
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал Онлайн

Оnline-сервис для организации документооборота с контрагентами

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С