Техподдержка:
Отдел продаж:
E-mail:
Отдел продаж:

Астрал

15 декабря 2020
302
0
Автоматизация документооборота компании
Документооборот

Автоматизация документооборота компании

В проектировании и производстве используются системы управления техническими данными. Но системы технического документооборота (ТДМ) отличаются от офисных автоматизированных систем документооборота (АСД).


ТДМ связана с системой автоматизированного проектирования (САПР), и содержит чертежи.


Чтобы документы не украли, используется используется система управления документами (СУД), которая выполняет функции:


  • Индексирования документов.

  • Хранения документов.

  • Поиска необходимых документов.

  • Анализа статистических данных и их сброс.


Особенности СУД:


  • Автоматическое распознавание документов.

  • Групповая работы с документами.

  • Регулировка прав доступа.

  • Управление версиями документов.


Система автоматизации документооборота и делопроизводства


Документооборот — это документальное обеспечение управления (ДОУ).


Вот, для чего нужны программные системы :


  • Поддерживать управленческую деятельность.

  • Организовывать документооборот.

  • Организация архивного хранения документов. Осуществляется не только хранение информации, но и ее поиск.


Для ДОУ организаций и предприятий нужно делопроизводство. Старые службы используются для упорядочивания работы с документами.


Вот, что даёт автоматизация документооборота:


  • единый порядок работы с документами в организации.

  • объединение потока документов.

  • единую систему индексации.


Регламент документооборота


Регламент определяет, как в компании будут работать с документами. В нём нужно прописать маршрут документов от попадания в организацию до разрешения задачи.


Утвердить регламент можно одним из двух вариантов:


  1. Расписаться на документе.

  2. Создать приказ, утверждающий документ.


Приказ должен содержать дату вступления в силу.


Все руководители должны участвовать в создании регламента. За подразделениями нужно закрепить списки документов, с которыми они работают.


Основные системы автоматизации документооборота организации


В электронных архивах много документов. Они нужны, когда информацию следует привести в виде каталога. Архивы позволяют задать фильтры для классификации сведений. Вот, для чего они нужны:


  • Поиск информации.

  • Сортировка и каталогизация контента.

  • Ввод и изменение данных.

  • Цифровизация бумажных носителей.

  • Защита файлов от потери и порчи.


Архивы позволяют устанавливать уровни доступа и права.


Workflow-системы помогают оптимизировать как отдельные функции, так и целые процессы. Например, визирование приказа подписью и создание инвентаризационной ведомости проходят одинаково быстро.


Система отличается структурой и доступностью для новых пользователей. В ней есть инструменты, которые помогают составить форму правильно и не сорвать сроки. В форму входят инструменты, которые помогают контролировать процессы.


Workflow подойдёт предприятиям, в которых востребован постоянный обмен документами. Установка и интеграция системы требуют определённых знаний и умений. Также особое внимание стоит уделить вопросу архивации, но в целом система стоит того.


ECM-система система имеет гибкие условия пользования. Она представляет собой комплексный инструмент ведения документооборота.


С её помощью можно работать со структурированным контентом и той информацией, которой нет в каталоге. Она позволяет управлять записями и библиотекой с базовой информацией, а также предоставляет возможность настройки прав доступа, сбора, редактирования и хранения файлов.


Система оборота электронных документов


Вместо СЭД можно пользоваться и простой почтой, но есть нюанс. По почте не обменяться счетами-фактурами — будет нарушен регламент. Ещё почту легко взломать.


СЭД нужен как раз для того, чтобы не волноваться о хакерах.


Вот, как измерять полезность СЭД


  • Оперативность и эффективность техподдержки.

  • Возможности интеграции.

  • Отклик сотрудников.

  • Наличие консультантов, помогающих организации внедрить сервис.


Преимущества автоматизации документооборота


Прежде чем подобрать систему автоматизации документооборота, определите цели и задачи системы. Если нужно наладить список действий, подойдёт workflow-система, а если задача в том, чтобы обеспечить доступ к объёмному архиву, то пригодится ECM-система.


Плюсы СЭД:


  • Высокая производительность.

  • Актуальность информации.

  • Снижение расходов.

  • Эффективное взаимодействие с подразделением.

  • Совместная работа над документами.

  • Снижение рисков порчи информации.

  • Автоматизированное составление отчётности.

  • Комплексность.


Бизнес нуждается в автоматизации документооборота. Правильный подбор и внедрение системы поможет поставить на поток все процессы и быть на шаг впереди конкурентов.


Обращайтесь к нашим специалистам, чтобы подключиться к автоматизированной системе документооборота.
Астрал.ЭДО обеспечит оптимальный документооборот в компании и настроит работу с документами на нужный лад. Звоните нам прямо сейчас!


Астрал

15 декабря 2020
302
0
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал.ЭДО

Новый онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья