Автоматизация электронного документооборота

В документации предприятия сосредоточено более 80% информационных ресурсов, которые помогают в работе организации и её подразделений. Чтобы наладить бизнес-процессы в компании, необходима автоматизация документооборота и делопроизводства.

Система электронного документооборота (СЭД) поможет упорядочить составление и передачу документации каждому предпринимателю и офисному сотруднику. Чем быстрее происходит обработка документов, тем выше результат. Поэтому число организаций, использующий СЭД, с каждым годом становится всё больше. Это современное технологичное решение, которое позволяет упростить внутреннюю работу предприятия и ускорить обмен документами с клиентами и контрагентами.

В статье разберём ключевые аспекты автоматизации делопроизводства и документооборота, а также расскажем, как внедрение автоматизации может помочь бизнесу.

Чем автоматизация документооборота отличается от делопроизводства

Эти два термина тесно взаимосвязаны и для многих даже синонимичны. Тем не менее автоматизацию документооборота следует отличать от делопроизводства. Одно из понятий является частью другого. Если документооборот — это движение документации внутри компании, то делопроизводство — более широкое и комплексное понятие, включающее следующие мероприятия:

Оба понятия в совокупности необходимы для документационного обеспечения управления (ДОУ), которое помогает в процессе реализации функций предприятия.

Делопроизводство включает меры по обеспечению документационной поддержки управления и ведения бизнеса: например, взаимодействие с контрагентами, оформление договоров, создание локальных актов и регламентов для управления сотрудниками и оптимизации бизнес-процессов.

Для автоматизации делопроизводства необходимо внедрить систему электронного документооборота — это может быть компьютерная программа или облачный сервис, позволяющие создавать, исправлять, хранить и находить электронные документы в цифровых архивах, а также организовывать взаимодействие сотрудников с ними (отправка, утверждение и передача).

Как связаны управление и делопроизводство

Делопроизводство необходимо для обеспечения документационной поддержки управления организацией. Когда руководитель получает информацию о задаче, он её анализирует, принимает решение и сообщает подчинённым.

Управление тесно связано с документацией, потому как информация может поступать в виде документа, её анализ отражаться в различных других документах, а объявление решения может быть в форме акта или приказа. Поэтому корректная организация работы с документами сильно повышает оперативность и качество работы руководителей.

Связь между управлением и делопроизводством можно посмотреть на следующем примере — наём сотрудника на работу. Алгоритм действий представлен так:

Здесь принимается несколько управленческих решений: об открытии вакансии, собеседовании и приёме на работу. Их необходимо подкреплять документами: описание вакансии, резюме, трудовой договор. А если процесс найма более сложный, с выполнением тестового задания, проверкой со стороны службы безопасности и медицинской комиссией, то документов становится ещё больше.

Поэтому мероприятия по делопроизводству сопровождают управленческие решения, где необходимо получить или выдать данные в виде документов. Отсюда связь между делопроизводством и управлением.

ЭДО

Электронный кадровый документооборот в 2025 году

Андрей Снаговский

13.11.2024

8 724

Основные задачи автоматизации делопроизводства и документооборота

Задачи во многом перекликаются с целями. Вот ключевые из них:

Частая ошибка при автоматизации делопроизводства и способ её решения

Когда компания расширяется и руководитель принимает решение о необходимости автоматизации процессов с помощью информационных технологий, то многие часто совершают ошибку — пытаются обойтись автоматизацией работы только отдельных сотрудников: секретаря, менеджера, бухгалтера. Получается, что одни сотрудники переходят в цифровое пространство, а другие — остаются работать с бумагой. Как итог: нет взаимодействия работников друг с другом, работа отделов не налажена, прикладные процессы никак не связываются с делопроизводственными.

Автоматизация электронного документооборота и делопроизводства должна быть комплексной и единой для всех сотрудников. При организации эффективной среды следует выполнить задачи по автоматизации трёх основных частей делопроизводства:

Для такой автоматизации нужна СЭД, предоставляющая возможность создания, хранения и обмена документами в цифровом виде, быстрый поиск необходимого файла, а также возможность интеграции с другими платформами компании.

При подключении рабочих процессов к системе появляется внутрикорпоративный архив с удобной логической структурой и неограниченным объёмом. Каждая производственная операция будет определена, чётко описана и регламентирована, чтобы избежать ошибок.

Не менее важную роль при выборе программы играет политика безопасности и разграничение прав доступа. Речь идёт прежде всего об обеспечении конфиденциальности коммерческих, финансовых и персональных данных, а также о высокотехнологичной защите системы от внутренних и внешних угроз. В современных СЭД безопасность документооборота — это одна из первостепенных задач. Для этого реализуется целый комплекс защитных мер:

Почему автоматизация документооборота очень важна на предприятии

При расширении предприятия, когда растёт численность сотрудников и направлений деятельности, процессы информационного обмена могут становиться запутанными, что напрямую отражается на деятельности предприятия. Автоматизация управления документооборотом поможет в следующем:

Поэтому создание налаженной рабочей среды по обработке информации имеет непосредственное влияние на успешность предприятия. В связи с этим очень важно правильно выбрать стратегию автоматизации, в том числе ПО для её реализации.

Продукты по направлению

Доки

1С-ЭДО

Астрал iКЭДО

Как автоматизировать документооборот

В целях автоматизации делопроизводства используются комплексные информационные системы, которые управляют базами данных, имеют поиск документов и анализа текстов. Смогут наладить внутренний документооборот и обеспечить доступ в корпоративную среду Intranet.

Автоматизация документооборота в организации может быть реализована несколькими способами. Перечислим наиболее популярные и современные технологии автоматизации ЭДО.

Сложность возникает при выборе программного продукта. Можно приобрести качественное ПО, но оно не сможет помочь компании, так как ориентировано на другие задачи. Чтобы фирма зря не потратила деньги, необходимо для начала определить цели, которые должна выполнять система. И потом при покупке обращать внимание на соответствие нужным задачам в отдельности и в качестве одного целого (имеется ли интеграция с другими системами).

Какие проблемы решает система электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) обеспечивает автоматизацию движения документов в рамках делопроизводства. СЭД может работать с любым видом документации: корреспонденция и электронные письма, офисные документы, отчёты.

Программы СЭД дают возможность просматривать некоторое количество писем сразу с нескольких электронных ящиков. Позволяют планировать бизнес-проекты, что удобно с точки зрения менеджмента, и менеджеры могут в любой момент проконтролировать работу сотрудников. При наличии мобильной версии программы, это можно будет делать, находясь вне офиса.

Также удобно отслеживать процесс согласования и утверждения документа. Когда руководитель заканчивает работу с документом, его можно легко отправить контрагенту по электронной почте, на печать или в архив.

Главные проблемы, которые решает автоматизация документооборота – это сокращение ручного труда и постепенное избавление от бумажных носителей, что позволит снизить затраты на закупку оргтехники и расходников для печати. Не потребуются услуги курьера и других посредников, что снижает вероятность умышленной порчи или случайной потери важной информации. В системах электронного документооборота обмен документами происходит в пару кликов с рабочего места.

Документы хранятся в цифровой среде программного обеспечения, что помогает освободить архивы и оптимизировать все процессы документооборота. Хранящиеся файлы легко извлекаются за счёт удобного поиска по разным параметрам: название, содержание, номер документа и т. д.

Помимо этого, все подразделения работают более слаженно из-за повышения качества взаимодействия филиалов и структур. Значительно снижается количество ошибок, вызванных человеческим фактором, а доступ к информации легко разграничивается.

ЭДО

10 Причин, почему нужен ЭДО

Андрей Снаговский

15.12.2021

2 466

Рекомендации по выбору системы электронного документооборота

Чтобы определиться и решить, какая система автоматизации документооборота и делопроизводства будет использоваться в вашей компании, необходимо:

Функциональные требования к системе документооборота утверждены Приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69. Система документооборота обязана иметь инструменты для работы с электронными документами и другие опции для выполнения всех задач, поставленных пользователем (с точки зрения функциональности и технологического исполнения).

При выборе СЭД необходимо обращать внимание на следующие пункты:

Также для некоторых компаний важны интеграция с учётными системами, а для организаций непрерывного цикла работы — уровень техподдержки.

ЭДО

Электронный документооборот в 1С:Фреш с сервисом «Доки»

Александра Кадынцева

18.12.2024

2 226

Выводы

Внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота может значительно ускорить выполнение задач, повысить качество обработки документов, снизить риски ошибок и сократить затраты на бумажную документацию. Это может привести к значительной экономии времени и ресурсов для организации. Как показывает опыт, эффективность автоматизации документооборота сильно влияет на производительность организации.

Важно отметить, что процесс автоматизации документооборота может быть разным для разных организаций, поэтому выбор систем автоматизации должен зависеть от специфических потребностей каждой конкретной организации.

Таким образом, переход на электронные документы и автоматизация документооборота являются важными факторами для современных организаций, которые хотят быть более эффективными и конкурентоспособными на рынке. Внедрение соответствующих систем автоматизации может помочь им достичь этой цели.