Как подписывать первичные документы в ЭДО

Что такое первичные бухгалтерские документы

Порядок работы с первичными документами бухгалтерского учёта регулируется ст. 9 402-ФЗ РФ. Их формируют и хранят в учётной системе электронного документооборота (ЭДО) или в бумажном виде. Они фиксируют каждый факт хозяйственной жизни и не имеют обязательного формата.

Формат

Небюджетные организации используют любые удобные формы первичных документов. Их определяет руководитель и бухгалтер. Обязательными остаётся только документация:

• по учёту денежных расчётов с населением;

• о передаче товаров при торговых операциях;

• счёт-фактуры об отгрузке товаров и передаче имущественных прав;

• корректировочной счёт-фактуры.

Компании пересылают файлы друг другу в любой форме, по взаимной договорённости. В бумажных документах меняют размер строк и граф на своё усмотрение. Для востребованных документов налоговый орган утвердил и рекомендует применять акт приёмки-сдачи работ и товарной накладной ТОРГ-12. Электронные документы хранятся и пересылаются в онлайн-формате который поддерживает используемая система ЭДО — xlsx, pdf, doc и другие.

Если для какого-то факта хозяйственной жизни не предусмотрен типовой бланк, компания разрабатывает его самостоятельно, учитывая наличие обязательных реквизитов. В документе указывают:

• наименование;

• дату составления;

• название организации, от имени которой составлен документ;

• содержание факта операции хозяйственной жизни;

• денежную или натуральную величину измерения факта хозяйственной жизни;

• должности, подписи, фамилии и инициалы или иные реквизиты необходимые для идентификации лиц, совершивших операцию и ответственных за её оформление.

Зачем вести первичные учётные документы

Ведение «первички» необходимо для отчётности в ФНС. Данные из документов заносятся в регистры бухгалтерского учёта и хранятся в течение пяти лет. Они подтверждают фактические расходы организации и гарантируют правильность ведения налоговой базы. Фиксируют условия и оплаты по сделкам, подтверждают получение товаров или услуг. Налоговая служба запрашивает первичные документы во время проверки организации или её партнёров. Также хранимую информацию используют при судебных разбирательствах.

Законодательство разрешает создавать и хранить первичные учётные документы в электронном виде. Электронные документы, составленные и оформленные по всем правилам, считаются равноценными бумажным и принимаются сотрудниками ФНС.

Плюсы вести «первичку» в электронном виде

С 1 января 2021 года бухгалтерская отчётность предоставляется в налоговую только в электронном виде. Ведение первичных документов в системе ЭДО исключает многократное экспортирование данных и упрощает передачу информации в ФНС. Ведение электронного документооборота позволяет:

• сэкономить пространство рабочего места и затраты на канцелярию;

• передавать данные в одно мгновение, сводя к нулю расстояние между контрагентами;

• оперативно выполнять те или иные действия нескольким сотрудникам, благодаря централизованному поступлению информации в единую базу хранения документов;

• удобный поиск необходимой информации;

• сокращать количество ошибок, связанных с обработкой документов;

• автоматически формировать архив;

• отслеживать действия исполнителей/пользователей.

Как начать вести первичные электронные документы

Необходимо внести положение о возможности составления первичных документов в электронном виде в учётную политику организации, например: «Акционерное Общество “Ларец чудес” вправе принимать от поставщиков и выставлять покупателям счёт-фактуры и первичные документы в электронном виде на основании Федерального закона РФ N 402-ФЗ от 06.12.2011».

Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 N 174н требует обмен электронными счёт-фактурами только через оператора ЭДО. Иные юридически значимые документы можно отправлять контрагентам напрямую.

Чем подписать

Надлежит приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) и прописать её использование в учётной политике компании. Получить её можно только в удостоверяющих центрах аккредитованных ФСБ РФ. Именно КЭП придаёт электронным документам юридическую силу. А также:

• подтверждает авторство;

• обеспечивает высокую степень защиты документа;

• гарантирует его целостность и неизменность после подписания.

В зависимости от выбранного тарифа, КЭП позволяет принимать участие в электронных торгах, вести обмен электронных документов внутри компании или с коммерческими и государственными организациями. Для её использования необходима дополнительная установка средств криптографической защиты информации.

При использовании другого вида подписи необходимо заключить дополнительные соглашения с контрагентами.

Ответственность за нарушения правил оформления

Отсутствие первичных бухгалтерских документов учёта регулирует ст. 120 НК РФ. Если они не оформлены, компания выплачивает штраф:

• 10000 руб. — при отсутствии документов при проверке;

• 30000 руб. — при нарушениях более одного налогового периода;

• 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб — если нарушение привело к занижению налоговой базы.

ФНС не принимает расходы в целях налогообложения прибыли, если документ, подтверждающий затраты организации составлен с нарушениями или не оформлен. Документально подтверждённые затраты считаются необоснованными. С компании взыщут сумму заниженного налога и пени, опираясь на ст. 252 НК РФ. Также предъявляется неуплата или неполная уплата налога по ст. 122 НК РФ. Штраф составит:

• 20% — от неуплаченной суммы налога;

• 40% — от неуплаченной суммы, если ведомство докажет, что уклонение от уплаты умышленное.

Налоговая не может оштрафовать организацию за одно и то же нарушение по ст. 120 НК РФ и ст. 122 НК РФ.

Изъятие электронных первичных документов

Изъять документы могут не только ФНС, но и ФАС России, Федеральное казначейство, таможенные органы, Счётная палата РФ и др. На основании ч. 8 ст. 9 402-ФЗ РФ, электронные документы конфискуют по аналогии с бумажными, до или после заведения уголовного дела. Сначала составляется протокол, постановление и акт об изъятии оригиналов. Далее с документов снимаются копии, которые остаются у организации, подлежащей проверке. Если данное действие нельзя сделать сразу, то копии снимают в течение пяти дней после изъятия.

С разрешения и в присутствии сотрудников контролирующих органов должностное лицо вправе дооформить изымаемые документы. Та «первичка», которая не имеет отношения к проверке — изъятию не подлежит.