Правила выставления электронных счетов-фактур (ЭСФ)

К 2024 году ФНС планирует перевести весь бизнес на электронный документооборот. Примерный план перехода содержится в концепции развития ЭДО. В связи с этим существенно изменился алгоритм оформления первичной документации.

В статье мы расскажем, как изменился порядок выставления электронных счетов-фактур (ЭСФ), и рассмотрим различные варианты оформления документов.

Как изменились правила выставления электронных счетов-фактур (ЭСФ)

Электронные счета-фактуры в России имеют такую же юридическую значимость, что и бумажная версия документа. До 1 июля 2021 года порядок выставления и получения электронных счетов-фактур (ЭСФ) регламентировался приказом Минфина России от 10 ноября 2015 года № 174н. Формат электронного счёта-фактуры мог быть как бумажным, так и электронным. Использовать ЭСФ можно было лишь в том случае, если стороны договорились об электронном обмене счетами-фактурами.

Согласно новому порядку, выставление счетов-фактур по прослеживаемым товарам предусмотрено только в электронном виде. Исключение составляют сделки с физлицами и экспорт товаров.

Нельзя шифровать счета-фактуры в следующих случаях:

• когда нормативными правовыми актами запрещено шифрование информации счетов-фактур;
• когда счёт-фактура выставляется по прослеживаемым товарам и содержит регистрационные номера партии товара;
• если по договору с продавцом или покупателем оператор ЭДО проверяет электронные счета-фактуры, в том числе на соответствие утверждённому формату.

Правила заполнения ЭСФ сохранились. Изменений в ЭСФ как таковом тоже произошло — форма электронного счёта-фактуры осталась прежней.

Как работает схема выставления электронных счетов-фактур

В целом правила выписки электронных счетов-фактур (ЭСФ) по сравнению с прежним алгоритмом изменился незначительно:

1. Продавец формирует счёт-фактуру в электронном виде и отправляет покупателю через своего оператора ЭДО.
2. Оператор отправляет продавцу уведомление о том, что файл с ЭСФ принят, не содержит технических ошибок и дошёл до покупателя.
3. После получения электронного счёта-фактуры покупатель проверяет документ. Если ЭСФ оформили правильно, покупатель через своего оператора направляет продавцу извещение об этом.
4. Если счёт-фактура содержит ошибки, покупатель формирует уведомление об уточнении. Продавец переоформляет ЭСФ и направляет его покупателю, процедура повторяется.

В новых правилах выставления ЭСФ появились следующие важные дополнения:

• продавец и покупатель не должны сами формировать дополнительный служебный документ-извещение о получении подтверждения оператора ЭДО;
• продавец, выставляющий счёт-фактуру, не должен проверять действительность усиленной УКЭП лица, уполномоченного его подписывать;
• оператор ЭДО по договору с продавцом может проверять правильность ЭСФ и его подписи и в случае отрицательного результата направлять в адрес продавца сообщение об ошибке.

Возможные схемы выставления электронных счетов-фактур (ЭСФ)

Действующий сейчас порядок выставления ЭСФ — первый шаг к повсеместному внедрению электронного оборота между хозяйствующими субъектами. Концепция развития ЭДО предполагает в дальнейшем переход на более совершенные схемы.

В частности, ЭСФ и другие первичные документы будут регистрироваться в системе оператора ЭДО. Оператор будет присваивать каждому документу регистрационный номер (РНД). По нему можно будет найти ЭСФ или другой документ и посмотреть все совершённые над ним действия: подписание, аннулирование, редактирование и т.д.

Электронный счёт-фактура (ЭСФ)

Алгоритм выставления электронного счёта-фактуры (ЭСФ) выглядит следующим образом:

• Контрагент 1 создаёт ЭСФ, подписывает его электронной подписью и регистрирует у оператора ЭДО. Оператор присваивает ему регистрационный номер.
• Контрагент 1 передаёт ЭСФ контрагенту 2 любым удобным способом: по электронной почте, в мессенджере, на флешке или через систему электронного документооборота.
• Контрагент 2 получает ЭСФ и проверяет его по РНД, обратившись к оператору ЭДО.
• Оператор ЭДО направляет в налоговую каждый зарегистрированный документ — автоматически или по запросу.

Электронный корректировочный счёт-фактура

Схема выставления корректировочного ЭСФ разработана по аналогии с алгоритмом выставления первичного счёта-фактуры. Контрагент 1 таким же образом регистрирует корректировочный ЭСФ у своего оператора ЭДО, получает РНД и направляет документ контрагенту 2 любым удобным способом. Связывание документов происходит на стороне хозяйствующих субъектов и ФНС, а не оператора ЭДО.

Первичка, требующая подписания двумя сторонами

Концепция предусматривает следующий порядок действий над такими документами:

• Контрагент 1 формирует и подписывает документ своей электронной подписью, а затем направляет его контрагенту 2.
• Контрагент 2 проверяет документ и при отсутствии замечаний подписывает его своей ЭП, а затем направляет обратно. Каким образом происходит обмен — выбирают сами хозяйствующие субъекты.
• Для документов, которые будут дополнительно определены соответствующими НПА, будет введена обязательная регистрация подписанного с обеих сторон документа у оператора ЭДО. Обязанность по регистрации возлагается на контрагента 1. В результате документ получает РНД и при необходимости направляется в ФНС.

Первичка, требующая подписания тремя сторонами

К такому виду документов относится, например, транспортная накладная. Её будут оформлять по следующей схеме:

• Отправитель формирует транспортную накладную, подписывает ЭП и направляет перевозчику по любому удобному каналу связи.
• Перевозчик подписывает транспортную накладную со своей стороны и направляет оператору ЭДО, который присваивает РНД1 и направляет его перевозчику.
• Перевозчик направляет подписанную двумя подписями ТН в адреса грузоотправителя и грузополучателя.
• Грузополучатель подписывает ТН со своей стороны и направляет оператору ЭДО для регистрации конечного документа. Оператор присваивает РНД2 и направляет его грузополучателю.
• Грузополучатель пересылает подписанную тремя сторонами ТН грузоотправителю и перевозчику.

Если обмен ТН осуществляется участниками через оператора ЭДО, то её регистрация выполняется автоматически. На схеме выполняются одновременно пункты 2 и 3, а также 4 и 5.