Хранение электронных документов в организации: сроки, порядок и требования
Внимание! В связи с объединением ПФР и ФСС с 01.01.2023 вместо СЗВ-ТД, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 необходимо сдавать новую форму ЕФС-1. Подробнее
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
Отдел продаж:
20 декабря 2022
4531
0
Хранение электронных документов в рамках развития ЭДО
Документооборот

Хранение электронных документов в рамках развития ЭДО

Относительно вопроса организации постоянного хранения электронных документов к настоящему времени действует несколько нормативных актов. Представленные в них рекомендации по хранению документации в электронном виде довольно разрозненны и имеют чёткие требования только по срокам хранения.

25 декабря 2020 года была представлена Концепция развития электронного документооборота, призванная решить ряд проблем, в том числе связанных с хранением электронных копий документов, а также документации, изначально сформированной в электронном виде.

Разберёмся, какие изменения в правила будут внесены.

Способы хранения электронных документов

Системы хранения электронных документов можно условно разделить на три вида:

  1. Локальное архивное хранение.
  2. Локальный архив — наиболее простой вариант организации хранения электронных документов. Он представляет собой каталог файлов на жёстком диске локального ПК, доступ к которому есть у всех сотрудников. Как правило, пользователи могут добавлять в него документы, однако не могут удалять их из каталога. Проблема данного способа хранения электронных документов заключается в том, что он сложен в плане организации и нет никакой гарантии его безопасности.

    Помимо ПК, в качестве носителя иногда используются переносные устройства — флешки и внешние жёсткие диски (USB-HDD). Хранение файлов с документами на электронных носителях имеет те же недостатки, что и хранение электронных документов на ПК. Более того, электронный носитель может легко потеряться.

  3. Хранилище в облаке.
  4. В данном случае архив документов хранится в закрытом доступе на специальном сервере. При таком способе хранения электронных документов администратор может разграничить доступ для пользователей. Минусом является необходимость подключения к интернету. Без него доступа к архиву не будет.

  5. Хранилище системы ЭДО.
  6. Организация заключает договор с оператором ЭДО и получает доступ к системе, которая используется как для поддержки внутреннего документооборота, так и для целей внешнего. При таком способе хранения электронных документов пользователи могут из внешней сети получить доступ к архиву, который находится на внутреннем сервере, а доступ к определённым документам можно ограничить для конкретных пользовательских групп. Кроме того, система может извлекать файлы из архива для их повторного открытия.

Благодаря возможностям визуализации система Астрал.ЭДО позволяет просматривать в удобном формате как формализованные (УПД, УКД, Акт и Торг-12), так и неформализованные документы (в формате .pdf, .png и .jpeg). Кроме того, сервис обеспечивает передачу и хранение электронных документов.

Сроки хранения документов в электронном виде

Для хранения документов в электронном виде в организации законодательством установлены конкретные сроки. Например, минимальный срок хранения документов бухгалтерского учёта — пять лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ). При этом срок хранения никак не зависит от формата — требования одинаковы как для бумажных, так и для электронных документов.


Помимо сроков, законодательство не установило какие-то конкретные требования к хранению электронных документов. Правительство регулярно вносит изменения в формы и правила заполнения бухгалтерской документации, однако чётких инструкций, которые бы регламентировали порядок хранения электронных документов, до сих пор нет. Так, например, не установлено требований к месту хранения электронных документов.

Возникает также вопрос, связанный с юридической силой архивного документа, которую определяет легитимность квалифицированной электронной подписи. Согласно положениям Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ, легитимность электронной подписи сохранится в том случае, если её сертификат будет действительным, либо найдутся доказательства того, что при подписании документа данный сертификат являлся действительным. Доказать это можно с помощью аккредитованного удостоверяющего центра, который выпустил усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Информация о выпуске сертификата должна сохраниться даже в случае прекращения существования УЦ.

Сейчас для выпуска усиленной квалифицированной электронной подписи можно обратиться в удостоверяющий центр ФНС или к её доверенным лицам, если подпись оформляется на руководителя организации или ИП, а также в аккредитованный удостоверяющий центр, если подпись заказывается для сотрудника компании.

Какие произойдут изменения

В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.

Поскольку законодательством не предусмотрено единых стандартов организации хранения документов в электронном виде, существуют проблемы следующего характера:

  • отсутствие технической возможности определить, когда был подписан документ, если подписание осуществлялось внутри инфосистемы хозяйствующего субъекта;
  • нет единого формата для архивов — документ может быть создан в устаревшем формате, который не поддерживается современным ПО, либо у пользователя может отсутствовать необходимое ПО для работы с документом;
  • отсутствие возможности определить, был ли действителен сертификат УКЭП к моменту подписания документа, если документ передаётся в печатном виде;
  • нет требований к формату документов в электронном виде для их передачи в Росархив.

В рамках реализации Концепции планируется сформировать и установить требования к хранению электронных документов. В их числе обеспечение следующих условий:

  • невозможность внесения изменений в архивный электронный документ;
  • ограничение доступа к содержимому документа путём шифрования документа или его части, если информация в нём закрыта для государственных органов или третьих лиц;
  • доступность документа в электронном виде в течение всего срока хранения;
  • сохранение юридической значимости документа после истечения срока действия сертификата УКЭП, использовавшейся для подписания документа;
  • наличие в документе доверенной временной метки, которая подтверждает легитимность УКЭП.

Планируется, что кроме операторов ЭДО, оказывать услуги по хранению электронных документов будут также организации и ИП, которые пройдут соответствующую аккредитацию.

В обязанности таких компаний, помимо хранения электронных документов, будут входить предоставление ПО для их визуализации и передача архивов третьим лицам по требованию заказчика. Через программы электронного хранения документов клиенты таких организаций смогут работать с архивной документацией.

В случае ликвидации компания, предоставляющая услуги хранения, должна будет передать данные из системы хранения документов другой такой организации, либо Федеральному архивному агентству.

Всё больше и больше предприятий переводят делопроизводство, в том числе кадровое, в электронный формат. ФНС планирует перевести бизнес на обязательный ЭДО уже к 2024 году. Поэтому организовать кадровый электронный документооборот в компании имеет смысл уже сейчас. С помощью сервиса Астрал iКЭДО вы сможете не только обеспечить все необходимые условия для работы с кадровыми документами в электронном виде, но и организовать электронный архив с возможностью одновременного доступа к документам.
4531
0
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал.ЭДО

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

Астрал iКЭДО

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
autohello-finger