Хранение электронных документов в организации

В настоящее время относительно вопроса организации хранения электронных документов действует несколько нормативных актов, в которых содержатся лишь отрывочные и разрозненные рекомендации — чёткие требования есть только по срокам хранения. 25 декабря 2020 года была представлена Концепция развития электронного документооборота, призванная решить ряд проблем, в том числе связанных с хранением электронных документов.

Разберёмся, какие изменения в правила хранения документации будут внесены.

Способы хранения электронных документов

Условно можно выделить три способа хранения электронных документов:

1. Локальный архив.

Наиболее простой способ хранить электронные документы. Архив представляет собой каталог файлов на жёстком диске локального ПК, доступ к которому есть у всех сотрудников. Как правило, пользователи могут добавлять в него документы, однако не могут удалять их из каталога. Проблема данного способа хранения электронных документов заключается в том, что он сложен в плане организации и нет никакой гарантии его безопасности.

2. Хранилище в облаке.

В данном случае архив документов хранится в закрытом доступе на специальном сервере. При таком способе хранения электронных документов администратор может разграничить доступ для пользователей. Минусом является необходимость подключения к интернету. Без него доступа к архиву не будет.

3. Хранилище системы ЭДО.

Организация заключает договор с оператором ЭДО и получает доступ к системе, которая используется как для поддержки внутреннего документооборота, так и для целей внешнего. При таком способе хранения электронных документов пользователи могут из внешней сети получить доступ к архиву, который находится на внутреннем сервере, а доступ к определённым документам можно ограничить для конкретных пользовательских групп. Кроме того, система может извлекать файлы из архива для их повторного открытия.

Действующие правила хранения документов в электронном виде

В соответствии с требованиями законодательства, организации обязаны хранить различные документы в течение определённых сроков. Например, минимальный срок хранения документов бухучёта — пять лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ). При этом срок хранения никак не зависит от формата — требования одинаковы как для бумажных, так и для электронных документов.

К хранению документов в электронном виде в законодательстве конкретных требований не содержится. Правительство регулярно вносит изменения в формы и правила заполнения бухгалтерской документации, однако единых правил, которые бы регламентировали порядок хранения электронных документов, до сих пор не установлено.

Возникает также вопрос, связанный с юридической силой архивного документа, которую определяет легитимность квалифицированной электронной подписи. Согласно положениям Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ, легитимность электронной подписи сохранится в том случае, если её сертификат будет действительным, либо найдутся доказательства того, что при подписании документа данный сертификат являлся действительным. Доказать это можно с помощью аккредитованного удостоверяющего центра, который выпустил КЭП. Информация о выпуске сертификата должна сохраниться даже в случае прекращения существования УЦ.

Какие грядут изменения

В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.

Поскольку законодательством не предусмотрено чётких требований к организации хранения документов в электронном виде, существуют проблемы следующего характера:

• отсутствие технической возможности определить, когда был подписан документ, если подписание осуществлялось внутри инфосистемы хозяйствующего субъекта;

• нет единого формата для архивов — документ может быть создан в устаревшем формате, который не поддерживается современным ПО, либо у пользователя может отсутствовать необходимое ПО для работы с документом;

• отсутствие возможности определить, был ли действителен сертификат КЭП к моменту подписания документа, если документ передаётся в печатном виде;

• нет требований к формату документов в электронном виде для их передачи в Росархив.

В рамках реализации Концепции планируется сформировать и установить требования к хранению электронных документов. В их числе обеспечение следующих условий:

• невозможность внесения изменений в архивный электронный документ;

• ограничение доступа к содержимому документа путём шифрования документа или его части, если информация в нём закрыта для государственных органов или третьих лиц;

• доступность документа в электронном виде в течение всего срока хранения;

• сохранение юридической значимости документа после истечения срока действия сертификата КЭП, использовавшейся для подписания документа;

• наличие в документе доверенной временной метки, которая подтверждает легитимность КЭП.

Планируется, что кроме операторов ЭДО оказывать услуги по хранению электронных документов будут также организации и ИП, которые пройдут соответствующую аккредитацию.

В обязанности таких компаний, помимо хранения документов, будут входить предоставление ПО для их визуализации и передача архивов третьим лицам по требованию заказчика. В случае ликвидации организация, занимающаяся хранением электронных документов, должна будет передать данные другой такой организации, либо Федеральному архивному агентству.

Предполагается, что все необходимые нормативные акты будут разработаны и приняты к концу 2021 года.