Хранение электронных документов в рамках развития ЭДО

Относительно вопроса организации постоянного хранения электронных документов к настоящему времени действует несколько нормативных актов. Представленные в них рекомендации по хранению документации в электронном виде довольно разрозненны и имеют чёткие требования только по срокам хранения.

25 декабря 2020 года была представлена Концепция развития электронного документооборота, призванная решить ряд проблем, в том числе связанных с хранением электронных копий документов, а также документации, изначально сформированной в электронном виде.

Разберёмся, какие изменения в правила будут внесены.

Способы хранения электронных документов

Системы хранения электронных документов можно условно разделить на три вида:

1. Локальное архивное хранение.

Локальный архив — наиболее простой вариант организации хранения электронных документов. Он представляет собой каталог файлов на жёстком диске локального ПК, доступ к которому есть у всех сотрудников. Как правило, пользователи могут добавлять в него документы, однако не могут удалять их из каталога. Проблема данного способа хранения электронных документов заключается в том, что он сложен в плане организации и нет никакой гарантии его безопасности.

Помимо ПК, в качестве носителя иногда используются переносные устройства — флешки и внешние жёсткие диски (USB-HDD). Хранение файлов с документами на электронных носителях имеет те же недостатки, что и хранение электронных документов на ПК. Более того, электронный носитель может легко потеряться.

2. Хранилище в облаке.

В данном случае архив документов хранится в закрытом доступе на специальном сервере. При таком способе хранения электронных документов администратор может разграничить доступ для пользователей. Минусом является необходимость подключения к интернету. Без него доступа к архиву не будет.

3. Хранилище системы ЭДО.

Организация заключает договор с оператором ЭДО и получает доступ к системе, которая используется как для поддержки внутреннего документооборота, так и для целей внешнего. При таком способе хранения электронных документов пользователи могут из внешней сети получить доступ к архиву, который находится на внутреннем сервере, а доступ к определённым документам можно ограничить для конкретных пользовательских групп. Кроме того, система может извлекать файлы из архива для их повторного открытия.

Сроки хранения документов в электронном виде

Для хранения документов в электронном виде в организации законодательством установлены конкретные сроки. Например, минимальный срок хранения документов бухгалтерского учёта — пять лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ). При этом срок хранения никак не зависит от формата — требования одинаковы как для бумажных, так и для электронных документов.

Помимо сроков, законодательство не установило какие-то конкретные требования к хранению электронных документов. Правительство регулярно вносит изменения в формы и правила заполнения бухгалтерской документации, однако чётких инструкций, которые бы регламентировали порядок хранения электронных документов, до сих пор нет. Так, например, не установлено требований к месту хранения электронных документов.

Возникает также вопрос, связанный с юридической силой архивного документа, которую определяет легитимность квалифицированной электронной подписи. Согласно положениям Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ, легитимность электронной подписи сохранится в том случае, если её сертификат будет действительным, либо найдутся доказательства того, что при подписании документа данный сертификат являлся действительным. Доказать это можно с помощью аккредитованного удостоверяющего центра, который выпустил усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Информация о выпуске сертификата должна сохраниться даже в случае прекращения существования УЦ.

Сейчас для выпуска усиленной квалифицированной электронной подписи можно обратиться в удостоверяющий центр ФНС или к её доверенным лицам, если подпись оформляется на руководителя организации или ИП, а также в аккредитованный удостоверяющий центр, если подпись заказывается для сотрудника компании.

Какие произойдут изменения

В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.

Поскольку законодательством не предусмотрено единых стандартов организации хранения документов в электронном виде, существуют проблемы следующего характера:

• отсутствие технической возможности определить, когда был подписан документ, если подписание осуществлялось внутри инфосистемы хозяйствующего субъекта;
• нет единого формата для архивов — документ может быть создан в устаревшем формате, который не поддерживается современным ПО, либо у пользователя может отсутствовать необходимое ПО для работы с документом;
• отсутствие возможности определить, был ли действителен сертификат УКЭП к моменту подписания документа, если документ передаётся в печатном виде;
• нет требований к формату документов в электронном виде для их передачи в Росархив.

В рамках реализации Концепции планируется сформировать и установить требования к хранению электронных документов. В их числе обеспечение следующих условий:

• невозможность внесения изменений в архивный электронный документ;
• ограничение доступа к содержимому документа путём шифрования документа или его части, если информация в нём закрыта для государственных органов или третьих лиц;
• доступность документа в электронном виде в течение всего срока хранения;
• сохранение юридической значимости документа после истечения срока действия сертификата УКЭП, использовавшейся для подписания документа;
• наличие в документе доверенной временной метки, которая подтверждает легитимность УКЭП.

Планируется, что кроме операторов ЭДО, оказывать услуги по хранению электронных документов будут также организации и ИП, которые пройдут соответствующую аккредитацию.

В обязанности таких компаний, помимо хранения электронных документов, будут входить предоставление ПО для их визуализации и передача архивов третьим лицам по требованию заказчика. Через программы электронного хранения документов клиенты таких организаций смогут работать с архивной документацией.

В случае ликвидации компания, предоставляющая услуги хранения, должна будет передать данные из системы хранения документов другой такой организации, либо Федеральному архивному агентству.