Машиночитаемые доверенности в ЭДО
Техподдержка:
8 (800) 551-80-36
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
Отдел продаж:
16 сентября 2021
15723
0
Машиночитаемые доверенности в ЭДО
Документооборот

Машиночитаемые доверенности в ЭДО

C 1 января 2022 года вступят в силу изменения в законодательстве, которые уже повлияли на бизнес. В рамках новых нормативно-правовых актов на подписантов компании необходимо выпускать доверенность в машиночитаемом виде. Её формат и порядок работы с ней уже утверждены Федеральной налоговой службой РФ. В статье подробно рассмотрим, что такое машиночитаемая доверенность (МЧД), когда и в каком формате её можно использовать.

Предпосылки появления МЧД

Согласно п.3 ст. 40 №14-ФЗ совершать сделки от имени компании праве только руководитель предприятия. На нём также лежит ответственность за обмен документами между контрагентами, а также сдачу отчётности в государственные органы.

C 2022 года работники компаний будут получать электронные подписи для физлиц (п. 14 ст. 1 №476-ФЗ). Подпись для юридического лица будут выдавать только руководителям организаций.
Чтобы регламентировать работу уполномоченного сотрудника в рамках компании в сфере электронного документооборота, в организациях будут использовать МЧД.

Что такое машиночитаемая доверенность

Это доверенность на имя сотрудника организации, созданная в электронном виде и имеющая машиночитаемый формат, который обеспечивает возможность декодирования информации компьютером. Она необходима для подтверждения полномочий сотрудника на выполнение действий от имени организации. МЧД подписывается электронной подписью представителя организации, имеющего право на выполнение действий от имени компании без доверенности.

Уполномоченным представителем может быть директор, ответственный сотрудник или бухгалтер компании, а также наёмный работник сторонней организации. С последним заключают договор на оказание соответствующих услуг.

Сроки внедрения МЧД

Формат доверенности утверждён приказом ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021 года. Документ уже вступил в силу. Согласно тексту приказа, применять МЧД можно с 30 августа 2021 года. Использовать свою электронную подпись от имени организации или ИП работникам будет запрещено с 1 января 2022 года.

Как изменится порядок работы с электронной подписью

Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) признаётся равнозначным документу, подписанному собственноручно и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ. Именно такой вид подписи делает документы юридически значимыми.

Приобрести УКЭП можно только в аккредитованном удостоверяющем центре. Аккредитацией удостоверяющих центров занимается Минкомсвязь РФ.

УЦ «Калуга Астрал» аккредитован Минкомсвязью по новым правилам и имеет все необходимые лицензии для выпуска сертификатов КЭП. Квалифицированные электронные подписи позволяют визировать документы в сервисах ЭДО и отчётность в госорганы по основным направлениям — ФНС, ПФР, ФСС и др.

1 января 2022 года вступит в силу п. 14 ст. 1 Федерального закона от 27 декабря 2019 года № 476-ФЗ, согласно которому электронная подпись юридического лица выдаётся исключительно на имя уполномоченного представителя организации (ИП), а сотрудники организации (ИП) должны использовать в своей деятельности ЭП физлица. Чтобы сотрудник, подписывая документы своей электронной подписью, мог действовать от имени компании (например, отправлять отчётность в ПФР, ФСС и другие ведомства), необходима машиночитаемая доверенность.

МЧД наделяет полномочиями работника, который представляет интересы компании. Данный вид электронной доверенности передаёт право на подписание электронных документов от имени фирмы. Это значит, что с такой доверенностью сотрудник организации сможет использовать ЭЦП физлица компании в рамках ЭДО.

Кроме того, МЧД освобождает от регистрации на информационном ресурсе ФНС, заполнения бумажных копий и личного предоставления документа в местное отделение налоговой службы.

Требования к МЧД

Формат представления сведений и единые требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях опубликованы на Федеральном портале НПА. Так, Приказом Минцифры от 18 августа 2021 года № 857 установлено, что:

  • для создания машиночитаемой доверенности должен использоваться формат XML (допускается формат PDF, если автоматизированная обработка и визуализация данных документа отсутствует в информационной системе);
  • доверенность должна быть подписана усиленной квалифицированной ЭП в формате XMLDSIG либо в соответствии с форматом, утверждённым приказом Минцифры от 14 сентября 2020 года № 472.

Поддержка МЧД в продуктах «Калуга Астрал»

АО «Калуга Астрал» занимается разработкой продукта, который позволит использовать МЧД в электронном документообороте. Проект находится на стадии тестирования. Для производства задействованы сервисы компании, которые отвечают за формирование, использование и проверку МЧД:

  • новый сервис «Астрал.Доверенность» создаёт документ, регистрирует его в контролирующем органе или добавляет уже действующую МЧД. После выпуска государством необходимых подзаконных актов сервис будет дополнен.
  • «Астрал.ЭДО» — подключает организацию от имени физлица, добавляет данные в первичные документы, подписывает исходящие и входящие электронные файлы.
  • Оператор ЭДО — передаёт электронные документы между контрагентами, проверяет актуальность МЧД.
«Астрал.ЭДО» позволяет организовать электронный документооборот, работая с контрагентами с любого ПК и из любой точки мира при наличии интернета. Если вы работаете в 1С, то обмен электронными файлами с контрагентами удобно осуществлять через «1С-ЭДО». Сервис не требует дополнительных настроек и расширений, так как модуль обмена уже встроен в 1С.

Сделать МЧД с помощью нового сервиса можно будет бесплатно. После успешного тестирования и получения обратной связи от пользователей «Астрал.ЭДО», возможность использования электронной доверенности будет реализована и в других сервисах компании.

Как будет работать сервис «Астрал.Доверенность»

Для начала работы руководителю организации необходимо:

  • Зайти в Единый личный кабинет «Калуга Астрал».
  • В виджете продуктов выбрать «Астрал.Доверенность».
  • На главной странице сервиса нажать «Создать доверенность». Если МЧД уже имеется нажать «Добавить по номеру».
  • При создании новой МЧД необходимо заполнить данные о доверенности: срок действия, сведения о доверителе, сведения об уполномоченном лице, данные об удостоверении личности.
  • Подписать шаблон доверенности личной УКЭП и направить в контролирующий орган на регистрацию.
  • Как только доверенность будет зарегистрирована в ФНС, отобразится статус «Действует».

Для работы с электронными документами уполномоченному сотруднику понадобится:

  • Войти в «Астрал.ЭДО» через Единый личный кабинет «Калуга Астрал».
  • Зарегистрироваться в качестве физлица и выбрать свою ЭП.
  • Сервис автоматически определяет наличие доверенности. Если МЧД не найдена, то необходимо отправить уведомление на выпуск документа своему руководителю.
  • Если доверенность выпущена сторонним сервисом, понадобится перейти в «Астрал.Доверенность» и указать номер-идентификатор полученной МЧД.
  • Сотрудник выбирает необходимую доверенность и подключает свою организацию.

Если сотрудник был уволен, у него изменились полномочия или срок годности доверенности закончен, то контрагент получит уведомление о нелегитимности МЧД. Право подписания электронного документа, в данном случае закрепляется за получателем.

Также МЧД можно будет отозвать по решению руководителя. Тогда подпись электронных документов становится невозможной.

Подробности о том, как будет работать МЧД в рамках сервисов ЭДО, мы опубликуем в нашем телеграм-канале.

15723
0
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал.ЭДО

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
autohello-finger