Станет ли обязательным кадровый электронный документооборот

Развитие электронного документооборота в России становится всё более интенсивным. Перевод документов в электронный формат имеет ряд значительных преимуществ, поэтому цифровизация кадрового делопроизводства была лишь вопросом времени. Изменения в трудовом законодательстве позволили работодателям вести кадровую документацию в электронном виде без дублирования на бумажных носителях. Но делают ли они обязательным кадровый электронный документооборот? Почему КЭДО вообще должен быть обязательным? Как это повлияет на кадровое делопроизводство?

Рассказываем, обязателен ли кадровый электронный документооборот и почему его следует организовать уже сейчас.

Должен ли быть обязательным кадровый электронный документооборот

Цифровизация стала основным вектором развития в различных сферах хозяйствования. Это позволило бизнесу перевести немалую часть документов в электронный формат, сократив тем самым объём работы с бумажными документами. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упростил работу сотрудников, став незаменимым и даже в некоторых случаях обязательным инструментом кадрового делопроизводства. Тем не менее какие-то организации всё ещё совмещают использование документов на бумаге и в электронном формате, что нередко вызывает сложности в сортировке, обеспечении надёжности хранения и тому подобном.

Работа с электронными документами имеет немало преимущество, в числе которых:

Сокращение расходов
В отличие от бумажного делопроизводства ЭДО не требует затрат на бумагу и печать, а отправка документов обойдётся в 5-7 раз дешевле.

Оптимизация работы внутри предприятия
Переход на электронный документооборот позволяет сохранить документы в электронном архиве, доступ к которому возможен с любого устройства. Поиск по базе данных в отличие от поиска в бумажном архиве занимает всего несколько секунд.

Ускорение бизнес-процессов
На отправку бумажных документов уходят не только средства, но и время. С переходом на электронный документооборот скорость передачи документов станет почти мгновенной. Сэкономленное время можно запланировать на другие задачи.

Контроль над документооборотом
Отследить документ и его статус в системе ЭДО значительно проще. Файлы с документами практически невозможно потерять, поскольку их копии регулярно сохраняются на сервере. Передача данных осуществляется по защищённым каналам, поэтому посторонние не смогут получить доступ к ним.

Организация новых процессов по работе с персоналом
Теперь сотрудники не привязаны к офису и можно существенно пересмотреть политику найма.

Ситуация с кадровыми документами аналогичная, поэтому понять, почему переход на электронный кадровый документооборот действительно необходим, нетрудно.

И не только эти факторы стали одними из основных предпосылок. На ситуацию также повлияла пандемия коронавирусного заболевания, из-за которой многие перешли на удалённую работу. В 2020 году для работодателей «удалёнка» в условиях пандемии стала серьёзным стимулом для перехода на кадровый ЭДО.

Пилотные проекты по внедрению кадрового электронного документооборота

5 мая 2020 года по инициативе Минтруда РФ стартовал эксперимент по кадровому электронному документообороту. Основанием для этого стал Федеральный закон от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ. Участие в эксперименте позволяло любой организации полностью отказаться от документов на бумаге. Участники получали право вести всю кадровую документацию в электронном формате с возможностью заверять документы любым видом подписи, за исключением трудового договора, который разрешалось подписывать только квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.

Эксперимент по внедрению обязательного КЭДО представляет интерес для многих работодателей, поскольку в период пандемии им приходится подписывать кадровые документы с работниками дистанционно. Кроме того, это совпало с проводимой государством последовательной цифровизацией многих сфер жизни, в том числе сферы социально-трудовых отношений. Например:

• большинство госуслуг теперь можно получить в режиме онлайн;
• трудовые книжки для впервые устроившихся на работу сотрудников с 1 января 2021 года оформляются только в электронном виде;
• при проведении проверок надзорные органы всё чаще запрашивают электронные документы и т.д.

Эксперимент продлился до 15 ноября 2021 года. Его результатами стали изменения в трудовом законодательстве, позволяющие всем работодателям перейти на электронный кадровый документооборот на постоянной основе.

Следующий эксперимент по переходу на КЭДО в отдельных органах государственной власти перед его обязательным внедрением стартовал 1 июня 2023 года.

Основным отличием нового эксперимента от предыдущего стал тот факт, что федеральные органы в пилоте обязательно должны использовать Единую информационную систему управления кадровым составом государственной гражданской службы РФ (ЕИСУКС). Коммерческие организации при проведении эксперимента могли использовать собственную инфосистему или платформу «Работа в России». Некоторые эксперты предполагают, что «Работа в России» может стать основной цифровой платформой КЭДО для государственных и коммерческих работодателей в будущем. Но обязательным применение платформы не станет, поскольку работодателям позволено использовать собственные инфосистемы или сторонние решения.

Кадровый электронный документооборот: изменения в законодательстве

29 апреля 2021 года в Госдуму на рассмотрение был внесён законопроект, дополняющий ТК РФ статьями 22.1, 22.2 и 22.3, которые закрепляют возможность оформления и применения кадровых документов в электронном виде без обязательного дублирования на бумаге. Законопроект был одобрен, и Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ, что создало полноценную законодательную базу для использования ЭДО в кадровом делопроизводстве.

Внесённые в Трудовой кодекс поправки позволили гражданам устраиваться на работу дистанционно и подписывать документы, необходимые отделу кадров, без обязательного посещения офиса. Статьи 22.1 и 22.3 разрешили вести кадровый документооборот в электронном виде и установили правила работы с различными видами электронных подписей.

В 2023 году законодательство сделало ещё один важный шаг, приближающий повсеместное внедрение обязательного КЭДО — 1 марта вступил в силу Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов». Этим документом были установлены новые обязательные форматы для электронного документооборота. Теперь каждый цифровой документ должен быть представлен как совокупность трёх файлов разных форматов: основная часть в PDF, электронная подпись в SGN и описание документа в XML.

Когда станет обязательным кадровый электронный документооборот

Обязательным кадровый электронный документооборот пока что не является. Требовать КЭДО от работодателей власти посчитали нецелесообразным, поскольку на момент соответствующих изменений в трудовом законодательстве многие компании всё ещё вели документы в бумажном виде. Сейчас работодатель вправе самостоятельно определиться, будет ли компания переходить на КЭДО.

Однако тенденция такова, что замена бумажных документов их электронными версиями рано или поздно получает законодательное подтверждение и переходит в статус обязательства. Так, например, случилось с электронными счетами-фактурами и УПД, которые в отдельно установленных случаях стали обязательными к применению.

Кадровый электронный документооборот будет обязателен так или иначе. В рамках программы цифровой трансформации в социальной сфере, утверждённой Правительством РФ 8 ноября 2021 года, переход работодателей на электронный кадровый документооборот будет повсеместным.

Последний эксперимент по организации КЭДО, стартовавший 1 июня 2023 года, затронул ведомства и госкомпании. Он должен был завершиться 31 мая 2024 года и стать заключительным этапом перед внедрением обязательного КЭДО. Однако Минцифры объявило о продлении эксперимента до 27 ноября 2024 года. Исходя из этого можно предположить, что для компаний обязательного перехода на КЭДО в ближайшее время не будет.

Также определён срок технической доработки платформы «Работа в России» для обработки больших данных. Если отзыв о платформе будет положительным, то уже в 2025 году могут быть внесены изменения в порядок её обязательного применения.

Если работодатель примет решение о переходе на кадровый ЭДО, ему обязательно следует оповестить сотрудников. Для подключения сотрудника к кадровому электронному документообороту необходимо его согласие. Однако оно не потребуется от работников, которые будут впервые устраиваться на работу после 31 декабря 2021 года. Такие сотрудники будут подключены в обязательном порядке, если КЭДО организован в компании.

Кроме того, внедрение кадрового ЭДО работодателем может быть предусмотрено коллективным договором для всей организации, если подавляющая часть сотрудников согласится перейти на новую систему. Расходы на оформление электронных подписей для сотрудников работодатель обязан взять на себя.

Как подготовиться к обязательному кадровому ЭДО: комментарии эксперта

Андрей Журавлёв
руководитель направления Кадровый ЭДО, Калуга Астрал

Как подготовиться к обязательному КЭДО? На что обратить внимание?

Чтобы начать взаимодействовать с сотрудниками по кадровым вопросам через ЭДО, необходимо обеспечить работникам доступ к электронным документам через интернет и оформить на персонал электронные подписи. В КЭДО работник становится полноправным участником документооборота с доступом к своим документам. Поэтому также потребуется внести соответствующие изменения в политику информационной безопасности компании.

А когда КЭДО станет обязательным? Действительно ли нужно готовиться?

Законодательно пока не обозначена дата тотального перехода на КЭДО. Уже сейчас видны тенденции для выполнения функций контроля 
со стороны регулятора. Обязательный кадровый ЭДО неизбежен, 
и у организаций пока достаточно времени для подготовки к этому событию.

Астрал разработала сервис, который позволит компаниям организовать электронный кадровый документооборот, выпустить цифровые подписи для сотрудников и создать все необходимые условия для быстрой 
и удобной дистанционной обработки документов.

Выводы

Пока что организация кадрового ЭДО для работодателей не является обязательной мерой. Работодатель вправе самостоятельно решить, переводить ли кадровое делопроизводство в электронный вид. Однако планы правительства очевидны — так или иначе, КЭДО станет обязательным. Поэтому перевести кадровый документооборот в цифровой формат следует уже сейчас.