Форматы передачи электронных документов в контролирующие органы
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы
14 июня 2023
11528
Новые форматы электронных документов в 2023 году
Документооборот

Новые форматы электронных документов в 2023 году

В 2023 году изменились форматы ряда электронных документов. Расскажем о том, какие форматы кадровых документов, квитанций и ЭПД применяются в этом году и какие ещё документы планирует формализовать ФНС.

Новые форматы кадровых документов

С 1 марта 2023 года действует Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н о единых требованиях к электронным документам, которые оформляются без дублирования на бумажном носителе. Выполнять его должны те работодатели, кто ведёт кадровое делопроизводство в КЭДО.

В приказе перечислены 123 кадровых документа, на которые распространяются новые требования, с кодами и указанием конкретной статьи ТК РФ, где упомянут этот документ. Документы в списке сгруппированы по ситуациям, например:

  • приём на работу;
  • оплата труда;
  • материальная ответственность;
  • персональные данные.

Работодателю не обязательно переводить в цифровой формат и применять все 123 документа из перечня. Он использует только те виды документов, которые сам выбрал для ведения в КЭДО.

По новым требованиям, кадровый электронный документ (КЭД) должен содержать следующие структурные элементы.

Обязательные:

  • Основная часть — файл в формате PDF/A-1A.
  • Приложения, если они есть, в форматах для текста, таблиц или изображений.
  • Электронная цифровая подпись, требуемая для данного вида документа (ст. 22.3 ТК РФ). Приложения и основную часть можно подписать одной ЭЦП, если они сформированы единым pdf-документом. Если это отдельные файлы, то для каждого нужна своя подпись.

Необязательные:

  • Машиночитаемая доверенность (Приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858). Она требуется, если документ подписан не руководителем, а уполномоченным должностным лицом.
  • Описание в формате xml. Это обязательный элемент КЭД, который формируется по итогу подписания основной части и приложений (при их наличии).

Все файлы структуры электронного документа сохраняются в корневом каталоге. XML-схема описания кадрового электронного документа размещается на сайте Минтруда России. В 2023 году действует версия v.1.0.

Переходите на кадровый электронный документооборот с помощью облачного сервиса Астрал.iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить электронными подписями штат сотрудников, а также создать необходимые условия для работы с электронными кадровыми документами и их хранения.

Новые форматы квитанций, участвующих в ЭДО

Речь идёт о форматах документов, связанных с выставлением и получением счетов-фактур по ТКС, утверждённых Приказом ФНС России от 30 января 2012 года № ММВ-7-6/36@. Для унификации документооборота эти форматы можно использовать при выставлении и получении первичных и иных документов хозяйствующих субъектов. Изменения в формате обусловлены внедрением МЧД (машиночитаемой доверенности).

ФНС обновила версию формата для следующих документов:

  • извещение о получении электронного документа;
  • подтверждение даты отправки документа;
  • подтверждение даты получения документа;
  • уведомление об уточнении электронного документа.

Формат информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами из Приказа исключили. Изменения внесены Приказом ФНС России от 21 февраля 2023 № ЕД-7-26/133@. Приказ вступил в силу 23 марта, но запрет на использование старых форматов квитанций начал действовать 23 мая.

Сервис Доки не только позволяет быстро оформлять и передавать электронные документы контрагентам и внутри компании, но и упрощает процесс взаимодействия с налоговым органом. Все функции системы можно попробовать бесплатно!

Новые форматы ЭПД

1 марта 2023 года вступили в силу приказы ФНС России, которыми утверждены формы, правила заполнения и XML-форматы электронного договора фрахтования, электронного путевого листа, электронного заказа и заявки:

Электронный путевой лист состоит из шести титулов.

Файл обмена Состав файла
Обязательные титулы
Файл обмена информацией об обстоятельствах и особенностях рейса Создаёт собственник ТС. Содержит информацию:
  • о лице, оформившем ПЛ;
  • о сроке действия ПЛ;
  • о ТС;
  • о водителе;
  • о виде перевозки и о виде сообщения.
Подписывается усиленной квалифицированной подписью (УКЭП).
Файл обмена информацией о результатах предсменного, предрейсового медицинского осмотра В зависимости от схемы обмена ЭПЛ, титул создаёт штатный медицинский сотрудник или внешняя организация, например, оказывающая услуги дистанционного медицинского осмотра. Содержит информацию:
  • о дате и времени проведения медосмотра;
  • о результате проведения медосмотра;
  • о водителе ТС;
  • о медработнике или медорганизации, проводившей медосмотр.
Подписывается КЭП медработника.
Файл обмена информацией о показаниях одометра при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места) или при приёме транспортного средства от другого водителя Содержит информацию:
  • о дате и времени выезда с парковки или о дате и времени приёма ТС;
  • о показаниях одометра при выезде с парковки или при приёме ТС.
Файл подписывает ответственное за выпуск ТС на линию лицо (механик) своей УКЭП.
Файл обмена информацией о показаниях одометра при заезде транспортного средства на парковку (парковочное место) или при сдаче транспортного средства другому водителю Содержит информацию:
  • о дате и времени заезда на парковку или о дате и времени сдачи ТС;
  • о показаниях одометра при заезде на парковку или при сдаче ТС.
Файл подписывает ответственное за выпуск ТС на линию лицо (механик) своей УКЭП.
Необязательные титулы
Файл обмена информацией о результате предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства и выпуске транспортного средства на линию Титул создаёт ответственный за техническое состояние ТС. Это может быть штатный специалист или внешняя организация. Содержит информацию:
  • о дате и времени проведения предрейсового контроля;
  • о его результате;
  • о дате и времени выпуска ТС на линию;
  • о должностном лице, ответственном за техническое состояние и безопасную эксплуатацию ТС.
Файл подписывает ответственное за выпуск ТС на линию лицо (механик) своей УКЭП.
Файл обмена информацией о результате послесменного, послерейсового медицинского осмотра Содержит информацию:
  • о дате и времени проведения медосмотра;
  • о результате проведения медосмотра;
  • о водителе ТС;
  • о медработнике или медорганизации, проводившей медосмотр.
Подписывается КЭП медработника.

Электронный договор фрахтования включает в себя два файла обмена: файл обмена информации фрахтователя и файл обмена информации фрахтовщика.

Файл обмена Состав файла
Файл обмена информации фрахтователя Содержит сведения:
  • о фрахтователе,
  • о фрахтовщике,
  • о наименовании груза,
  • о типе предоставляемого транспортного средства (при необходимости — количестве транспортных средств),
  • о маршруте и месте подачи транспортного средства,
  • о сроках выполнения перевозки,
  • об определённом и неопределённом круге лиц, для перевозки которых предоставляется транспортное средство,
  • о порядке допуска пассажиров для посадки в транспортное средство, установленный с учётом требований, предусмотренных правилами перевозок пассажиров (в случае, если транспортное средство предоставляется для перевозки определённого круга лиц),
  • об иных условиях.
Файл обмена информации фрахтовщика Содержит сведения:
  • о фрахтовщике,
  • о транспортном средстве, в том числе о типе предоставляемого транспортного средства,
  • о водителе (водителях),
  • о типе предоставляемого транспортного средства (при необходимости — количестве транспортных средств),
  • о водителе (водителях),
  • о путевом листе (путевых листах),
  • об иных условиях перевозки.

Фрахтователь и фрахтовщик подписывают свои файлы обмена усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.

Электронный заказ (заявка) состоит из двух файлов обмена, которые подписываются усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью должностного лица.

Файл обмена Состав файла
Файл обмена информации грузоотправителя Содержит сведения:
  • о грузоотправителе,
  • о перевозчике,
  • об уполномоченных грузоотправителем лицах,
  • об адресах пунктов подачи транспортного средства, погрузки и выгрузки,
  • о грузе,
  • о параметрах транспортного средства, необходимых для осуществления перевозки груза,
  • об указаниях, необходимых для выполнения фитосанитарных, санитарных, карантинных требований, установленных законодательством РФ.
Файл обмена информации перевозчика о приёме груза к перевозке Содержит сведения:
  • о транспортном средстве,
  • о водителе,
  • о лице, ответственном за организацию перевозки со стороны перевозчика,
  • о размере платы за перевозку и о порядке расчётов.

Применять новые форматы ЭПД можно с 11 марта 2023 года. Это пока необязательно, но если контрагенты обмениваются перечисленными документами в электронном неформализованном виде, то они должны перейти на утверждённые форматы ЭПД.

ГК «Астрал» прелагает удобные решения, которые позволяют не только передавать транспортные накладные по ЭДО, но и вести сопутствующий документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.

Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.

«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.

Какие ещё форматы документов планирует разработать ФНС в 2023 году

ФНС России утвердила план разработки и ввода в действие форматов электронных документов на 2023 год. В текущем году будут разработаны форматы четыре важных для электронного документооборота документов: акта приёма-передачи запасов (основных средств), накладной по учёту движения запасов, акта рекламации (претензии), спецификации.

Их использование позволит бизнесу автоматизировать внутренние процессы работы с документами, а также ускорит взаимодействие с контрагентами. В перспективе доработка информационных систем сэкономит компаниям и предпринимателям деньги, учитывая возрастающие затраты на бумажные документы. Кроме того, документы, сформированные по утверждённым форматам, можно передать в ФНС в электронном виде при проведении контрольных мероприятий.

ФНС также принимает предложения от налогоплательщиков. Если в списке нет нужного формата документов, можно разработать его самостоятельно согласно методическим рекомендациям и отправить на рассмотрение.

11528
Комментарии для сайта Cackle
Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
Создайте машиночитаемую доверенность (МЧД) за 2 минуты. Работайте с доверенностями эффективно!
autohello-finger