Номер GLN в ЭДО

Для электронного обмена данными организации нужен специальный идентификатор — номер GLN. Рассказываем, для чего используется идентификатор, как его получить и нужен ли GLN в ЭДО.

Что такое GLN

Глобальный номер местонахождения (Global Location Number, GLN) — это международный идентификационный номер, который используется для идентификации юридических лиц и связанных с ними объектов: филиалов, подразделений, магазинов, складов, транспортных средств и так далее.

Номер GLN состоит из 13 цифр, первые три из которых являются префиксом страны (для России выделен диапазон 460-469), а остальные — контрольным числом. Присвоение номера регулируется стандартами международной организации GS1, которая занимается вопросами стандартизации учёта, а также штрихового кодирования логистических единиц.

Без использования GLN при электронном обмене данными не обойтись, так как система EDI функционирует в соответствии со строгими стандартами. Это важный принцип EDI, который применяется во многих странах, включая Россию, Бразилию и Финляндию. В этих странах компании обычно идентифицируются с помощью GLN.

Хотя в России есть системы, аналогичные GLN (например, ОКПО, ОКВЭД или БИК), только GLN может считаться универсальным методом идентификации. Эти системы также помогают идентифицировать компании среди тысяч других, однако каждая из них имеет свои особенности. В частности, каждая страна использует свою систему кодирования, и для создания международных коммерческих документов требуется единый формат. Поэтому, чтобы решить эту проблему, необходимо использовать GLN для идентификации организаций.

Типичные форматы сообщений

В каждом глобальном уникальном номере местоположений GLN используются типы EDI-фраз. Это заранее определённые комбинации слов, обозначающие конкретные действия: уведомление о приёме или продаже, отображение прайс-листа или заказа.

Примеры:

• order (оформленный заказ товара);
• invoice (счёт на оплату товара);
• desadv (это уведомление об успешном выполнении отгрузки);
• slsrpt (вся информация о продажах) и др.

Любой компании, которая собирается взаимодействовать с другими организациями на рынке, будь то российский или международный, придётся использовать этот идентификационный числовой набор. Поэтому каждое предприятие, вне зависимости от его сферы деятельности, должно получить и внедрить данный идентификатор.

Как используется GLN номер

GLN номер используется в обмене документами в EDI для распознания отправителя и получателя электронных сообщений, а также других участников электронного взаимодействия, например, перевозчика.

Глобальный уникальный номер местонахождения (GLN) необходим для обозначения физических объектов и адресатов в логистических операциях. Чтобы не указывать информацию при заполнении договоров, актов и других документов вручную, используется номер GLN. По нему можно определить реквизиты юридического лица, узнать филиал, регион и почтовый адрес, а также уточнить требования и ограничения по доставке.

Кроме того, код GLN удобно использовать, если компания хочет упростить нахождение объекта в длинной логистической цепочке. Для этого уникальный номер присваивается каждому объекту. Например, организация может получить уникальный GLN для каждого из складов, находящихся в разных городах. Это позволит контрагентам отличать одну точку от другой во время документооборота.

Можно настроить глобальный номер местонахождения более предметно, чтобы с помощью GLN можно было определить даже конкретные помещения на точке. Например, место на складе или кабинет в офисе. Если предприятие одновременно продаёт товары и предоставляет логистические услуги, уникальный номер можно присвоить каждому подразделению или отделу, чтобы упростить работу с партнёрами.

Используя дополнительные компоненты для создания уникальных номеров, нет необходимости в создании отдельного GLN для каждого места на складе, вместо этого можно применять один общий номер GLN (например, GLN+X, GLN+Y или GLN+Z). Такой подход особенно полезен для управления запасами товаров и отслеживания их перемещений. Эти уникальные номера упрощают понимание ситуации. К примеру, когда необходимо взять товар с кодом GLN+X и перенести его на код GLN+Z, это означает, что товар следует изъять с определённой полки и поместить на другую определённую полку в конкретном магазине.

Однако когда организация становится больше или её структура усложняется, применение только одного номера GLN может вызвать проблемы и зависимости. Поэтому при необходимости следует создавать отдельные GLN-коды для каждого предмета.

Если компания осуществляет несколько различных видов деятельности, то можно присвоить номера соответствующим подразделениям или отделам внутри организации. Это важно для того, чтобы торговые партнёры могли различать разные функции (сбыт, логистика, бухгалтерия).

В случае применения цифрового адреса GLN закрепляется за электронным адресом, который применяется для связи между цифровыми устройствами. Это требуется в случае, когда цифровые элементы (EDI, базы данных, системы ERP и управления складами) принимают участие в операциях и требуют отдельной идентификации.

Информацию из GLN можно считать путём кодирования номера штрихкодом или метками EPC/RFID. Это позволяет автоматизировать идентификацию мест хранения, назначение поддонов, происхождение товара и другие параметры. Это помогает улучшить эффективность работы при отгрузке товаров и их приёмке.

Как получить GLN номер

Получить GLN для участия в электронном обмене данными можно у GS1 двумя способами:

• заключить договор с ассоциацией;
• вступить в GS1 и получить право на бесплатное оформление GLN.

При заключении договора предприятие оплачивает получение номера. При этом есть особенность — чем дольше срок договора, тем меньше стоимость услуги. Стоимость годового обслуживания GLN на порядок меньше суммы вступительного взноса, которую платит член GS1, поэтому второй вариант выбирают редко.

Подключите электронный документооборот в своей компании

Оставить заявку

Что делать, если номер GLN изменился

Если изменился глобальный номер местонахождения, необходимо сообщить об этом своему оператору EDI, чтобы он изменил данные в вашем аккаунте. Кроме того, оператор проинформирует о смене идентификатор GLN ваших партнёров.

Устанавливать новый идентификатор в настройках системы оператора самостоятельно нельзя. Из-за этого нарушится транспортировка документов, что приведёт к штрафным ограничениям со стороны сети.

Преимущества и недостатки

К достоинствам можно отнести:

• точность и простоту системы — один набор чисел заменяет множество строк с описанием объекта, его местоположения, филиала, адреса и другой информации;
• отсутствие дублирования — разные компании не смогут использовать один и тот же код для описания своего подразделения, для каждой компании генерируется свой уникальный код;
• универсальность — комбинация может использоваться во всём мире для описания компании в любой стране или городе, при работе с другими контрагентами или внутри компании.
• широкий охват отраслей — систему можно использоваться в любом бизнесе, независимо от его направленности;
• значительную экономию на доставке — не требуется использование курьеров, почтовые расходы также отсутствуют;
• оптимизацию бизнеса — повышается скорость обработки заказов, оформления документов и улучшается взаимодействие с партнёрами.
• снижение складских запасов — нет необходимости в огромных заполненных складах.

Минусов у системы значительно меньше:

• ежегодная плата за членство в ассоциации или продление приобретённых кодов;
• каждый новый GLN должен быть зарегистрирован отдельно — нельзя использовать один код, а затем создать остальные самостоятельно;
• каждый раз необходимо обращаться в ассоциацию для запроса.

Заключение

Система GLN используется во всём мире, включая Россию, и является общепринятым стандартом. Она избавляет от необходимости постоянно вносить реквизиты и контактные данные в документы.

GLN помогает точно указать расположение компании, её филиалов, отдельных точек на складе или в магазине, что упрощает работу в цепи поставок. Поставщик знает, куда привезти товар, а продавец — откуда его отправлять.