Электронный приём на работу

Перевод своих работников на «удалёнку», а также электронный приём на работу новых сотрудников для выполнения обязанностей в дистанционном режиме с момента начала пандемии стали для работодателей вынужденной мерой. В марте 2020 года количество вакансий с постоянной удалённой работой стремительно возросло и по сей день сохраняется на том же уровне. По данным платформы HeadHunter, в период с января по октябрь 2021 года общее количество таких вакансий составило около 420 тысяч — на 189% выше, чем за аналогичный период предыдущего года.

Возможность удалённого приёма на работу в электронном виде появилась со вступлением в силу Федерального закона №377-ФЗ.

Какие изменения в ТК РФ сделали возможным электронный приём на работу

Электронный приём на работу происходит в соответствии с новыми правилами. Изменения в Трудовом кодексе РФ, внесённые Федеральными законами № 407-ФЗ и №377-ФЗ, установили новые правила в части регулирования дистанционной работы, разрешили электронный документооборот (ЭДО) между работодателем и удалёнными работниками, а также сделали возможным электронное трудоустройство. Теперь можно не только пройти в режиме онлайн собеседование при приёме на дистанционную работу, но и удалённо подписать трудовой договор.

Правила дистанционной работы регулирует глава 49.1 ТК РФ. Федеральным законом от 8 декабря 2020 года № 407-ФЗ было введено понятие удалённой работы, которую приравняли к дистанционной. В законе определено несколько видов удалёнки и установлен порядок электронного оформления в документах. Новые правила начали действовать с 1 января 2021 года.

Законодатели установили следующие виды удалённой работы:

• постоянная — в этом режиме сотрудник работает дистанционно в течение всего срока действия трудового договора;
• временная — работник трудится в дистанционном режиме лишь в течение срока, прописанного в договоре (не более шести месяцев);
• комбинированная — сотрудник чередует офисную и удалённую работу, периодичность и длительность гибридного режима определяется условиями трудового договора.

Вид удалёнки при трудоустройстве, в режиме которого будет работать сотрудник, устанавливается трудовым договором приёма на дистанционную работу или доп.соглашением к нему.

Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ устанавливает порядок взаимодействия работодателя и работника посредством ЭДО, а также электронное оформление новых сотрудников.

Изменения в ТК РФ, внесённые Федеральным законом № 377-ФЗ, позволяют работодателям перевести кадровый документооборот в электронный вид практически полностью, поскольку закон разрешает вести почти все кадровые документы в электронном формате, в том числе осуществлять дистанционный приём документов.
Исключение:

• приказы об увольнении (кроме тех случаев, когда увольняют дистанционных сотрудников, в рамках установленных законом № 407-ФЗ правил — в этой ситуации работодатель может подписать приказ об увольнении в КЭДО);
• акты о несчастном случае на производстве,
• журналы с инструктажем по охране труда.

Кроме того, правила трудоустройства, установленные законом № 377-ФЗ, не распространяются на трудовые книжки. Ведение трудовых книжек в электронном виде регулируется Федеральным законом от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ. Среди основных изменений, внесённых в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 377-ФЗ, одним из значимых является введение правил электронного приёма на работу к работодателю, использующему ЭДО. Это нововведение позволяет соискателям устраиваться на работу в режиме онлайн.

Какую ЭЦП оформлять на сотрудников при онлайн-трудоустройстве
До введения новых правил всем участникам юридически значимого документооборота для подписания документов была необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Теперь, чтобы заключить трудовой договор при электронном приёме на работу удалённого сотрудника и подписать ряд других кадровых документов, УКЭП в обязательном порядке нужна только работодателю. Сотрудник для этих целей может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП). О преимуществах УНЭП при трудоустройстве и не только для сотрудников в кадровом ЭДО мы писали в нашей статье.

Как выдавать УНЭП сотрудникам при электронном оформлении на работу

При электронном трудоустройстве для оформления УНЭП на физическое или юридическое лицо требуется подготовить пакет необходимых документов и оставить заявку на выпуск электронной подписи на сайте выбранного удостоверяющего центра (УЦ). Собранные документы прилагаются к заявке. При получении УНЭП заказчику нужно подтвердить свою личность.

Идентификация при получении УНЭП
При приёме документов УЦ также обязан провести идентификацию личности — в присутствии заказчика или удалённо. Проведение дистанционной идентификации и электронное оформление возможно при выполнении одного из условий:

• у заказчика есть действующая УКЭП;
• у заказчика есть биометрический паспорт;
• у заказчика есть подтверждённая учётная запись на портале Госуслуги или в Единой биометрической системе России.

Идентификация через биометрию и Госуслуги
Единая биометрическая система (ЕБС) работает в России с 2018 года. Чтобы пройти первичную регистрацию в ЕБС, гражданину необходимо сдать образцы биометрии. Приёмом и регистрацией биометрических данных занимается ряд уполномоченных банков. Во время этой процедуры работники банка записывают образец голоса гражданина и фотографируют его лицо по специальной технологии цифрового слепка лица.

Для сдачи и подтверждение биометрии необходимо, чтобы гражданин был зарегистрирован в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА). Приём и подтверждение биометрических данных регистрируются в ЕБС и привязываются к профилю гражданина на портале Госуслуг.

Чтобы пройти идентификацию при получении УНЭП, нужно авторизоваться в ЕСИА, введя свои учётные данные (логин и пароль). Затем пользователь подтверждает свои биометрические данные с помощью любого устройства с веб-камерой и микрофоном (персональный компьютер, планшет, телефон). Альтернативный вариант идентификации — через подтверждённую учётную запись на портале Госуслуги.

Чтобы получить подтверждённую учётную запись на портале Госуслуг, необходимо сначала указать в профиле паспортные данные и СНИЛС. Для подтверждения учётной записи предусмотрены следующие способы:

• через онлайн-банки — для клиентов Сбербанк, Тинькофф, Почта Банк;
• при личном визите в один из Центров обслуживания — для приёма потребуются паспорт и СНИЛС;
• по Почте России — при этом из профиля заказывается код подтверждения личности;
• с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.

Виды УНЭП, согласно Федеральному закону № 377-ФЗ
Помимо усиленной квалифицированной электронной подписи, при приёме на работу и заключения договоров с работодателем, в том числе трудового, а также подписания ряда других кадровых документов, работник может использовать усиленную неквалифицированную подпись (ТК РФ ст. 22.3). При этом Трудовой кодекс разделяет УНЭП на два вида:

• усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Заключение

Федеральные законы № 377-ФЗ и № 407-ФЗ внесли значительные изменения в ТК РФ. У работодателей появилась возможность электронного документооборота с сотрудниками на удалёнке. Кроме того, разрешили удалённое трудоустройство. Это означает не только дистанционный приём документов для оформления новых работников, но и возможность подписания трудового договора и других кадровых документов электронной подписью без необходимости посещать офис. Изменения в трудовом законодательстве позволили работодателям осуществлять приём на работу в режиме онлайн, но и упростили ведение кадрового делопроизводства.