Трудоустройство с КЭДО онлайн
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
Отдел продаж:
Онлайн-трудоустройство с КЭДО
Документооборот

Онлайн-трудоустройство с КЭДО

Перевод своих работников на «удалёнку», а также приём новых сотрудников для работы в дистанционном режиме с момента начала пандемии стали для работодателей вынужденной мерой. В марте 2020 года количество вакансий с постоянной удалённой работой стремительно возросло и по сей день сохраняется на том же уровне. По данным платформы HeadHunter, в период с января по октябрь 2021 года общее количество таких вакансий составило около 420 тысяч — на 189% выше, чем за аналогичный период предыдущего года.

Со вступлением в силу Федерального закона №377-ФЗ появилась возможность и удалённого трудоустройства.

Как изменения в ТК РФ сделали возможным онлайн-трудоустройство

Изменения в Трудовом кодексе РФ, внесённые Федеральными законами № 407-ФЗ и №377-ФЗ, установили новые правила в части регулирования удалённой работы, разрешили электронный документооборот (ЭДО) между работодателем и дистанционными работниками, а также позволили устраиваться на работу в режиме онлайн. Теперь удалённо можно не только пройти собеседование, но и подписать трудовой договор.

Правила дистанционной работы регулирует глава 49.1 ТК РФ. Федеральным законом от 8 декабря 2020 года № 407-ФЗ было введено понятие удалённой работы, которую приравняли к дистанционной. В законе определено несколько видов «удалёнки» и установлен порядок её оформления в документах. Новые правила начали действовать с 1 января 2021 года.

Законодатели установили следующие виды удалённой работы:

  • постоянная — в этом режиме сотрудник работает дистанционно в течение всего срока действия трудового договора;
  • временная — работник трудится в дистанционном режиме лишь в течение срока, прописанного в договоре (не более 6 месяцев);
  • комбинированная — сотрудник чередует офисную и удалённую работу, периодичность и длительность гибридного режима определяется условиями трудового договора.

Вид «удалёнки», в режиме которого будет работать сотрудник, устанавливается трудовым договором или допсоглашением к нему.

Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ устанавливает порядок взаимодействия работодателя и работника посредством ЭДО.

Изменения в ТК РФ, внесённые Федеральным законом № 377-ФЗ, позволяют работодателям перевести кадровый документооборот в электронный вид практически полностью, поскольку закон разрешает вести почти все кадровые документы в электронном формате. Исключение:

  • приказы об увольнении (кроме тех случаев, когда увольняют дистанционных сотрудников, в рамках установленных законом № 407-ФЗ правил — в этой ситуации работодатель может подписать приказ об увольнении в КЭДО);
  • акты о несчастном случае на производстве,
  • журналы с инструктажем по охране труда.

Кроме того, правила, установленные законом № 377-ФЗ, не распространяются на трудовые книжки. Ведение трудовых книжек в электронном виде регулируется Федеральным законом от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ.

Среди основных изменений, внесённых в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 377-ФЗ, одним из значимых является введение правил приёма на работу к работодателю, использующему ЭДО. Это нововведение позволяет соискателям устраиваться на работу в режиме онлайн.

Какую электронную подпись оформлять на сотрудников

До введения новых правил всем участникам юридически значимого документооборота для подписания документов была необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Теперь, чтобы заключить трудовой договор и подписать ряд других кадровых документов, УКЭП в обязательном порядке нужна только работодателю. Сотрудник для этих целей может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП). О преимуществах УНЭП для сотрудников в кадровом ЭДО мы писали в нашей статье.

Как выдавать УНЭП сотрудникам при удалённом трудоустройстве

При индивидуальном оформлении УНЭП на физическое или юридическое лицо требуется подготовить пакет необходимых документов и оставить заявку на выпуск электронной подписи на сайте выбранного удостоверяющего центра (УЦ). Собранные документы прилагаются к заявке.

При получении УНЭП заказчику нужно подтвердить свою личность.

Идентификация при получении УНЭП

УЦ обязан провести идентификацию личности – в присутствии заказчика или удалённо. Проведение дистанционной идентификации возможно при выполнении одного из условий:

  • у заказчика есть действующая УКЭП;
  • у заказчика есть биометрический паспорт;
  • у заказчика есть подтверждённая учётная запись на портале Госуслуги или в Единой биометрической системе России.

Идентификация через биометрию и Госуслуги

Единая биометрическая система (ЕБС) работает в России с 2018 года. Чтобы пройти первичную регистрацию в ЕБС, гражданину необходимо сдать образцы биометрии. Сбором и регистрацией биометрических данных занимается ряд уполномоченных банков. Во время этой процедуры работники банка записывают образец голоса гражданина и фотографируют его лицо по специальной технологии цифрового слепка лица.

Для сдачи и подтверждение биометрии необходимо, чтобы гражданин был зарегистрирован в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА). Подтверждённые биометрические данные регистрируются в ЕБС и привязываются к профилю гражданина на портале Госуслуг.

Чтобы пройти идентификацию при получении УНЭП, нужно авторизоваться в ЕСИА, введя свои учётные данные (логин и пароль). Затем пользователь подтверждает свои биометрические данные с помощью любого устройства с веб-камерой и микрофоном (персональный компьютер, планшет, телефон).

Альтернативный вариант идентификации — через подтверждённую учётную запись на портале Госуслуги.

Чтобы получить подтверждённую учётную запись на портале Госуслуг, необходимо сначала указать в профиле паспортные данные и СНИЛС. Для подтверждения учётной записи предусмотрены следующие способы:

  • через онлайн-банки — для клиентов Сбербанк, Тинькофф, Почта Банк;
  • при личном визите в один из Центров обслуживания — потребуются паспорт и СНИЛС;
  • по Почте России — при этом из профиля заказывается код подтверждения личности;
  • с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.
Проще всего заказать выпуск УНЭП для штата сотрудников через Астрал iКЭДО. С помощью нашего облачного сервиса вы сможете не только быстро и с минимумом затрат перейти на кадровый ЭДО, но и создать все необходимые условия для работы с кадровыми электронными документами для работников.

Виды УНЭП, согласно Федеральному закону № 377-ФЗ

Помимо усиленной квалифицированной электронной подписи, для заключения договоров с работодателем, в том числе трудового, а также подписания ряда других кадровых документов, работник может использовать усиленную неквалифицированную подпись (ТК РФ ст. 22.3). При этом Трудовой кодекс разделяет УНЭП на два вида:

  • усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.
Если система кадрового документооборота в вашей компании кастомизирована под ваши уникальные бизнес-процессы или вы создаёте своё программное решение для КЭДО, рекомендуем внедрить API для выпуска электронных подписей сотрудникам и их применения в вашей системе, например, Астрал.Платформа. Это позволит выполнять все операции в едином интерфейсе без перехода в сторонние сервисы и не перестраивать имеющуюся логику работы с кадровыми документами под стороннего вендора.
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал.ЭДО

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

Астрал iКЭДО

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
autohello-finger