Составляем график документооборота в организации

Хозяйственная деятельность компании сопровождается большим количеством документов. Массовый переход на ЭДО помог сократить количество бумаг, но на систему взаимодействия между отделами предприятия это влияет незначительно. Наличие графика документооборота в любой организации облегчает задачу хранения и обработки входящих и исходящих документов. Расскажем, как составить такой график.

Кому и зачем нужен график документооборота

График документооборота — это схема движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

Грамотно составленный график документооборота помогает:

• упорядочить процесс работы с документами;
• рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
• сократить задержки времени при обработке документации;
• избежать рабочих конфликтов;
• осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
• своевременно формировать отчётность.

Особенно актуально составление графика для компаний, имеющих в своей структуре филиалы и обособленные подразделения. Если не используется система ЭДО, риски утери бумаг значительно возрастают.

Кто составляет график документооборота на предприятии

Как правило, разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер или финансовый директор. Руководитель компании утверждает готовый график.

Составляя график документооборота, необходимо обсудить его со всеми структурными отделами компании. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, поскольку он находится в постоянных разъездах.

Иногда к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая, выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемую для всех форму графика документооборота в бухгалтерии с учётом нормативных требований законодательства.

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера.

Для внутренних актов, не связанных с финансами, руководитель назначает ответственными за контроль проведения соответствующих мероприятий лиц, имеющих непосредственное к ним отношение. Это касается, например, инструкций по пожарной безопасности, расписания уборки помещений и других подобных документов.

Правила составления графика документооборота в организации

График можно представить в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами.

Для каждого первичного документа можно составить отдельный график: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы. Подобным образом графики могут составляться:

• для каждого отдела;
• для каждой должности.

Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить сотрудника, ответственного за соблюдение графика.

Для каждого документа или отдела указывается срок, в течение которого документ согласовывается, утверждается и передаётся на исполнение.

График должен быть составлен так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации соблюдались.

Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается.

Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.

За несоблюдение сроков предусмотрены дисциплинарные взыскания: ответственному сотруднику могут объявить выговор, лишить его части оплаты труда в виде зарплаты или премии (Письмо Роструда № 3251-6-1).

Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.

Этапы составления графика документооборота

График документооборота включает в себя несколько этапов движения документа:

• составление (получение),
• проверка и обработка,
• передача в архив.

При разработке графика необходимо последовательно сделать следующее:

1. Установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения. Унифицированные формы первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
2. Установить и утвердить лиц, ответственных за оформление (приём) документов, схему движения документов между ними.
3. Определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учётных документов.
4. Установить предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив.

В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, но это необязательно.

Как утвердить график документооборота

После составления графика издаётся приказ о его утверждении, в котором руководитель компании ставит свою подпись под грифом «УТВЕРЖДАЮ». График внутреннего документооборота филиала или обособленного подразделения утверждается руководителем подразделения, а не головной организации. Для обмена документами с головным офисом составляется отдельный приказ.