Как мы интегрировали 1С-ЭДО с Битрикс24 и повысили эффективность отдела продаж
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
12 сентября 2022
184
0
Как мы интегрировали 1С-ЭДО с Битрикс24 и повысили эффективность отдела продаж
Документооборот

Как мы интегрировали 1С-ЭДО с Битрикс24 и повысили эффективность отдела продаж

Мы — ООО «Астрал-Софт», продуктовая it-компания, основной сферой деятельности которой является разработка программного обеспечения и решений для бизнеса. Например, сервисов для передачи электронной отчётности, электронного документооборота, а также передачи фискальных данных в электронном виде и др. «Астрал-Софт» входит в группу компаний «Астрал», частью которой также является оператор ЭДО «Калуга Астрал».

Предпосылки или Почему мы решили интегрировать сервис ЭДО с Битрикс24

Первопричиной стал один крайне важный фактор: бумажный документооборот — это неудобно, дорого и долго. С ростом компании и клиентской базы все эти недостатки ощущались только острее. С учётом этого, а также того, что у ГК «Астрал» внушительный опыт в предоставлении услуг ЭДО, — услугами оператора «Калуга Астрал» давно пользуется множество организаций, — было принято решение перевести весь документооборот отдела продаж «Астрал-Софт» в электронный формат.

Работа с клиентами у отдела продаж происходит исключительно в сервисе Битрикс24. Вся коммуникация с клиентом, в том числе заявки, получаемые с сайта и рекламных баннеров, а также входящие телефонные контакты, фиксируется в виде специальных форм — Сделок. В Сделке менеджеры указывают информацию о клиенте и проставляют статусы общения с ним.

Поскольку вся работа осуществлялась менеджерами в Сделках, то и документооборот с клиентами было бы удобно вести там же. Поэтому мы решили внедрить электронный документооборот в компании путём интеграции сервиса 1С-ЭДО с Битрикс24.

Реализация проекта и результаты

Первый этап. В первую очередь в Битрикс24 был интегрирован механизм формирования счетов и закрывающих документов. Это позволило менеджерам формировать счёт для клиента прямо в Сделке за пару кликов.

Второй этап. Далее была произведена интеграция 1С-ЭДО с Битрикс24, в результате чего менеджер мог не только сформировать счёт и закрывающие документы прямо в Сделке, но и отправить их клиенту по ЭДО.

Какого эффекта мы добились в итоге?

Первое и самое важное — это упрощение и оптимизация процесса работы с документами для менеджеров компании:

  • менеджеры работают в одной системе, им не нужно заходить в 1С и сервис 1С-ЭДО, чтобы отправить документы контрагенту, а значит — экономится время, снижается риск ошибок;
  • работая непосредственно в Сделке, менеджер свершает гораздо меньше действий и может больше времени посвящать поиску клиентов и переговорам с ними;
  • новых сотрудников не нужно обучать работе в 1С — они могут сразу же включиться в работу и сосредоточиться на продажах, а не на сопровождающих процессах.

Второе, на что следует указать, это очевидные плюсы от перехода на ЭДО:

  • экономия времени — менеджеру не приходится распечатывать документы и готовить их для отправки почтой, доставка документов происходит моментально;
  • экономия средств на бумагу и доставку документов;
  • Для наглядности сравним расходы: отправка одного комплекта бумажных документов обходится в 50 рублей (с учётом затрат на бумагу, печать и доставку документа Почтой России), а при передаче электронного документа через сервис 1С-ЭДО стоимость отправки составит 10 рублей. А при больших объёмах передачи ещё ниже. То есть, чем больше документов нужно передать, тем меньше потратит отправитель.
  • обеспечение сохранности документов.

Как рабочий процесс происходит теперь


  1. Настройка электронного документооборота с клиентом.
  2. Если общение с клиентом происходит впервые, сначала необходимо настроить с ним ЭДО. Для этого менеджер отправляет клиенту приглашение начать ЭДО. Для удобства менеджеров этот процесс был автоматизирован — приглашение отправляется автоматически сразу после выставления счёта, если с клиентом ещё не настроен ЭДО.


    Если клиент не подключён ни к какому сервису электронного документооборота, сделать это можно сразу же с помощью менеджера. «Калуга Астрал» является оператором ЭДО в сервисах 1С-ЭДО и Астрал.ЭДО. Первый сервис будет удобен для клиентов, которые работает в 1С, а второй подойдёт тем, кому нужно облачное решение ЭДО.

  3. Отправка документов.
  4. После того как клиент примет отправленное ему приглашение, менеджер может в пару кликов отправить ему счёт на оплату, а после оплаты так же быстро сформировать и отправить закрывающие документы.



Что в итоге

Интеграцию планируется активно поддерживать и добавлять новые опции. Разработчики активно взаимодействуют с пользователями, принимая обратную связь и рассматривая запросы на расширение набора функций интеграционного решения.

На текущий момент реализованы:

  • возможность добавлять несколько компаний отправителей;
  • отправка приглашений (с возможностью включения автоматического режима);
  • отправка счетов на оплату;
  • отправка закрывающих документов (с возможностью включения автоматического режима);
  • отправка произвольных документов;
  • принятие, отклонение и аннулирование документов;
  • отзыв приглашений;
  • переформирование документов;
  • реестр исходящих документов;
  • реестр входящих документов;
  • уведомления о входящих документах участников сделки или бизнес процесса;
  • массовая работа с документами.

184
0
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал.ЭДО

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
autohello-finger