Смешанный документооборот

Несмотря на повсеместную цифровизацию, в большинстве компаний сохраняются два канала поступления документов — бумажный и электронный — и ведётся смешанный документооборот. Расскажем о том, какие проблемы возникают при таком типе документооборота и как полный переход на ЭДО поможет их решить.

Как устроен смешанный документооборот в организации

Смешанный документооборот совмещает в себе элементы бумажного и электронного.

Первый этап — подготовка проекта документа. Сотрудник полностью разрабатывает его в электронном виде и отправляет на регистрацию.

Второй этап — согласование документа. Документ распечатывают и отдают на утверждение руководителю. Если правок нет, он ставит физическую подпись. Если есть недоработки или ошибки — экземпляр с примечаниями возвращается исполнителю, и круг начинается заново.

Третий этап — ознакомление с документом. После подписания документ рассылают в электронном формате всем заинтересованным.

Как работать со смешанной формой документооборота

Согласование документа при смешанном документообороте — это довольно трудоёмкий процесс. Для того чтобы не разориться на печати и сократить время обработки документов, следует соблюдать определённые правила.

• Не нужно распечатывать документ, если он пришёл в электронной форме. Все работы с ним ведутся в цифровом пространстве.
• Лучше создавать электронный образ бумажного экземпляра в системе. Так удобнее и быстрее согласовывать документ, и только потом — распечатывать его и подписывать.
• Необходимо выбрать канал оповещения о поступлении документации. Когда приходит электронный файл, ответственный моментально получает уведомление.
• При представлении электронных документов в контролирующие органы необходимо отсканировать все бумажные оригиналы и сохранить в .TIF или .JPG.
• Несмотря на то что бумажная часть документооборота занимает значительный объём, стоит постоянно повышать квалификацию сотрудников в использовании электронной системы. Смешанный документооборот со временем исчезнет, а пользователи уже будут готовы к работе с ЭДО.
• Следует продумать систему хранения бумажных и цифровых оригиналов. Электронные экземпляры автоматически заносятся в систему. Бумажные необходимо хранить в традиционном архиве. Даже если есть скан-копия, оригинал уничтожать нельзя. Но можно внедрить электронный архив для облегчения работы.

Основные проблемы смешанного документооборота

Кажется, что гибридный документооборот — это самый удобный вариант организации ДО. С одной стороны, сохраняется привычный формат работы и нет необходимости переучиваться, с другой — благодаря элементам ЭДО компания идёт в ногу со временем. Но у такого документооборота есть ряд существенных недостатков.

Неполное использование системы электронного документооборота (СЭД)

Несмотря на переход компании на ЭДО, сотрудники продолжают выполнять работу по-старому, игнорируя такие функции системы, как согласование, контроль процесса работы над документом или архив. Получается, что компания оплачивает 100% стоимости системы, но использует её возможности менее чем на половину.

Дублирование информации

Иногда после перехода на СЭД информация, вносимая в систему, дублируется в старые журналы и книги — «на всякий случай». Это также требует временных затрат и нивелирует пользу от внедрения системы. Обычно это происходит в случае, если сотрудники недостаточно информированы о том, как и где хранятся электронные документы. На этот вопрос также следует ответить при обучении персонала.

Не все структурные подразделения работают в СЭД

Никто не спорит с необходимостью перехода на электронную отчётность, поскольку контролирующие органы постепенно перестают принимать отчёты в бумажном виде. Их требования закреплены на законодательном уровне.

Применение СЭД для внутреннего документооборота пока необязательно. Поэтому отдельные подразделения компании могут отказываться от перехода на ЭДО. В результате целые пласты документации остаются вне электронного документооборота, и приходится применять смешанный документооборот.

Чтобы преодолеть нежелание сотрудников применять ЭДО, следует разъяснить им, как устроен документооборот в организации, какой путь проходят документы от создания до подписания и самое главное — показать, насколько проще и быстрее станет их работа после внедрения системы электронного документооборота.

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот имеет массу преимуществ перед бумажным.

Оптимизация бизнес-процессов

Обмен документами становится прозрачным и происходит гораздо быстрее. Сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.

Снижение расходов

Когда документооборот переходит в цифровой режим, не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников.

Безопасность

Снижается проблема человеческого фактора: документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. А передачу данных защищает шифрование.

Упрощённое представление документов в контролирующие органы

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы.

Освобождение места в архиве

Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищённом сервере.

Снижение количества ошибок

Сервис ЭДО предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа. А интеграция с 1С и другими учётными системами исключает ошибки ручного переноса данных.

Переход от смешанного документооборота к электронному

Начните переход на ЭДО поэтапно. Для перехода необходимо

1. Внести изменения в учётную политику

В учётной политике потребуется прописать возможность составления и использования документов в электронном формате, которые должны подписываться электронной подписью.

2. Разработать схему документооборота

Необходимо решить, кто из сотрудников, задействованных в работе с документацией, сможет редактировать документы, подписывать их, согласовывать без права подписи и тому подобное.

3. Выбрать оператора ЭДО

При выборе оператора убедитесь, что есть поддержка роуминга. Кроме того, следует отталкиваться от количества ваших контрагентов, работающих с этим оператором. Обращайте внимание на отзывы. Если оператором предусмотрен пробный период, протестируйте СЭД сами.

4. Приобрести квалифицированную электронную подпись

Юридической силой обладают только те электронные документы, которые подписаны с помощью КЭП. Кроме того, для работы с электронной подписью потребуется средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – программное обеспечение, предназначенное для шифрования и расшифровки.Такая программа нужна, чтобы подписывать электронные документы и проверять подпись. Для платной СКЗИ необходима лицензия .

5. Определить способ работы с ЭДО

Работа возможна через интерфейс отдельного сервиса (например, онлайн-сервиса Доки) или через специальный программный модуль для 1С. Некоторые операторы поддерживают возможность интеграции своих сервисов с учётными системами клиентов.