ЭДО в строительстве

Процесс обмена документами в строительной компании сильно влияет на сроки завершения строительства, поэтому в его оптимизацию вкладывается немало средств и кадровых ресурсов. Основным инструментом оптимизации документооборота является автоматизация процессов. Рассказываем, почему внедрение ЭДО в строительной организации необходимо и какие оно даёт преимущества.

Почему строительной организации необходим ЭДО

В сфере строительства документы, связанные с выполнением работ, обычно сдают уже после того, как подрядчик выполнит свою часть условий договора. При этом в документацию постоянно вносятся различные исправления, из-за чего её приходится выставлять повторно. Это, в свою очередь, приводит к дополнительным расходам и загрузке персонала производственно-технического отдела. Заказчик не может оценить картины происходящего на строительной площадке, а у компании-подрядчика горят сроки, из-за чего она не может вовремя сдать закрывающую документацию и получить деньги.

Подобную ситуацию может исправить автоматизация делопроизводства за счёт внедрение ЭДО в компании. Это позволит быстро вносить в документы необходимые правки и обмениваться ими практически мгновенно. Внедрение ЭДО помогает сделать длительный процесс согласования прозрачным.

Какие документы, используемые в строительстве, можно вести в электронном виде

Вести в электронном виде строительные организации могут документы, которые связаны с закрытием строительно-монтажных работ, а также с закупкой стройматериалов. Такие документы как, например, счёт-фактура или УПД, имеют утверждённые формы, и ими можно обмениваться с контрагентами через системы ЭДО без дополнительных соглашений. Другую первичную, договорную и отраслевую документацию также можно отправлять и получить через системы электронного документооборота.

Одни из самых распространённых документов в строительной отрасли — акт по форме КС-2 (акт о приёмке выполненных работ) и справка по форме КС-3 (справка о стоимости выполненных работ) КС-3. Автоматизация обработки и почти мгновенный обмен этими документами возможны благодаря внедрению ЭДО в организации. Кроме того, ЭДО поможет упростить работу со сметами, спецификациями, отчётами и заказами и др.

Плюсы организации ЭДО в строительстве

Преимущества от внедрения электронного документооборота в строительной организации в большинстве своём те же самые, что и у компаний, работающих в других отраслях:

• переход на ЭДО позволяет сэкономить время на ведении документооборота — больше не придётся оформлять отправление по почте или через курьера и ждать, когда документы доставят в офис или на стройплощадку;
• внутренний документооборот в организациях с удалёнными филиалами в регионах и дочерними компаниями становится мгновенным;
• персонал, задействованный на оформлении бумажных документов, может заняться другими, более важными задачами;
• в связи тем, что подписание электронных документов происходит буквально за пару кликов, ускоряются взаиморасчёты;
• внедрение ЭДО позволяет настроить маршруты согласования — документы будут автоматически переходить между работниками по заданным шагам, ответственные смогут прослеживать их статус;
• значительная минимизация возможных ошибок в документах — любую из них можно оперативно исправить, а в случае обнаружения несоответствий на стройплощадке (например, по количеству заказанных материалов), расхождения в документах можно сразу устранить;
• снижение расходов на бумагу и оргтехнику;
• возможность организации электронного архива — это не только обеспечивает оперативный доступ к необходимым документам, но и освобождает от необходимости хранить бумажные копии в специально отведённом помещении.

Организация ЭДО в строительной компании помогает сократить время, необходимое для сдачи объекта, а также позволяет быстро рассчитаться с подрядчиками. Таким образом, компания минимизирует финансовые риски и поддерживает хорошие партнёрские отношения с контрагентами.

Как организовать ЭДО в строительной компании

Обмен электронными документами чаще всего осуществляется через оператора ЭДО. Чтобы организовать электронный документооборот в вашей компании, необходимо оставить заявку оператору, оформить электронную подпись, чтобы визировать документы, и оплатить тариф.