Бумажный документооборот или ЭДО?

Информационные технологии развиваются невероятно быстро. Сегодня цифровизация охватывает практически все сферы, включая бизнес. Повсеместное внедрение цифровых решений приводит к глобальным изменениям в бизнес-процессах, что, в свою очередь, оказывает значительное влияние на эффективность и конкурентоспособность компаний.

Одним из процессов, подвергшихся серьёзной трансформации, стал документооборот — важная часть работы любой компании, будь то большая корпорация или маленькая фирма. Обработка и хранение документов имеют критическое значение для бесперебойной работы, юридической защиты и финансовой стабильности. С развитием технологий, традиционные бумажные документы всё чаще заменяются электронными. Электронный документооборот (ЭДО) предлагает много преимуществ и открывает новые возможности для бизнеса.

В этой статье мы сравним бумажный и электронный способы документооборота, а также расскажем, почему всё больше компаний выбирают ЭДО.

Важность документооборота

Документооборот — неотъемлемая часть бизнес-процессов. Ежедневно в организациях создаётся и обрабатывается множество документов: договоры, счета, отчёты, накладные и многие другие. Эффективная система управления документами напрямую влияет на успех бизнеса.

Почему документооборот играет важную роль:

1. Организация и структурирование данных.
   Все важные данные, такие как контракты, счета, отчёты и переписка, должны быть организованы и легко доступны. Это позволяет быстро находить необходимую информацию и принимать обоснованные решения.
2. Юридическая защита.
   Документы могут служить доказательствами в случае юридических споров. Наличие правильно оформленных и надлежащим образом хранящихся документов помогает защитить интересы компании в суде и при проверках.
3. Финансовая прозрачность и контроль.
   Точный учёт финансовых операций позволяет контролировать расходы, доходы и бюджет компании. Это помогает избежать финансовых проблем и способствует устойчивому развитию бизнеса.
4. Оперативность и эффективность работы.
   Быстрая обработка и обмен документами между отделами и с внешними контрагентами ускоряет бизнес-процессы и улучшает взаимодействие. Это особенно важно в условиях высокой конкуренции, когда время играет решающую роль.
5. Соблюдение нормативных требований.
   Компании обязаны вести учёт и отчётность в соответствии с законодательством. Правильный документооборот помогает избежать штрафов и санкций со стороны контролирующих органов.
6. Информационная безопасность.
   Защита конфиденциальной информации и данных компании критически важна. Надёжная система документооборота обеспечивает безопасность данных и предотвращает несанкционированный доступ.

В каких случаях бизнесу нужны бумажные документы

Сегодня компании могут создавать, подписывать, хранить и отправлять документы в электронном виде. Электронная подпись, которой документ заверяют вместо рукописной, гарантирует, что он не был изменён после подписания. Если документ создан и заверен электронной подписью в системе электронного документооборота, он имеет такую же юридическую силу, как и бумажный. Дублировать на бумаге его без крайней необходимости не нужно.

Однако в кадровом делопроизводстве есть исключения. Оформлять в бумажном виде нужно:

• трудовые книжки (если работник выбрал ведение трудовой в бумажной форме, работодатель обязан продолжать её заполнять и хранить, но требование не распространяется на тех, кто трудоустраивается впервые — для таких сотрудников трудовая книжка только заводится в электронном формате);
• акты о несчастном случае на производстве;
• приказы об увольнении работника (за исключением случаев, когда сотрудник был принят на работу дистанционно в соответствии с Федеральным законом от 8 декабря 2020 года № 407-ФЗ);
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

Отдельно следует отметить хранение кадровых документов на бумаге. Некоторые из них хранятся до 50 или даже до 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125). Если компания прекращает свою деятельность, документы по сотрудникам сдаются в архив.

В остальных случаях законодательство не ограничивает выбор между применением электронного или бумажного документооборота.

Особенности бумажного документооборота

Бумажный документооборот остаётся важной частью деловой практики во многих компаниях. Понимание его особенностей помогает оценить как преимущества, так и недостатки данного подхода.

Плюсы:

1. Физический фактор документов на бумаге создаёт чувство уверенности в их наличии и сохранности.
2. Для многих работники, особенно старшего поколения, привычнее работать с документами на бумаге. Сотрудники могут быстрее адаптироваться к работе документацией в бумажном виде, что снижает необходимость в дополнительном обучении.
3. Для работы с бумагой не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение, использовать средства криптографической защиты или обучать сотрудников работе с ними.

Минусы:

1. Постоянные расходы на покупку бумаги, принтеров, картриджей и других материалов. Затраты на организацию и поддержание архивных помещений для хранения документов.
2. Обработка и передача документов вручную замедляют бизнес-процессы и требуют значительных трудозатрат. Поиск нужного документа в бумажных архивах может занимать много времени, особенно если архивы плохо организованы.
3. Бумажные документы подвержены рискам физического повреждения, утраты или порчи из-за пожара или затопления. Утрата документов, в свою очередь, может привести к серьёзным юридическим и финансовым последствиям для компании.

Развитие электронного документооборота в России

Активное развитие ЭДО в России началось после 2010 года, когда стало очевидно, что традиционные методы документооборота не соответствуют требованиям времени и нуждаются в модернизации. Важным моментом в этом процессе стало утверждение Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности в 2020 году.

Концепция определила основные направления развития ЭДО, такие как разработка новых форматов электронных документов, утверждение единых правил обмена документами, расширение возможностей применения электронной подписи и доверенности. Эти меры позволили постепенно внедрять ЭДО в различные сферы деятельности, начиная от государственных органов и заканчивая частным сектором.

В результате реализации идей Концепции наблюдается значительный рост числа компаний, использующих ЭДО. Предполагается, что к 2025 году большая часть первичных документов (счетов-фактур, накладных) должна перейти в электронный вид. Это поможет значительно сократить временные и финансовые затраты на обмен документами и обеспечить прозрачность бизнес-процессов.

Отличия электронного документооборота от бумажного

Основное различие между электронным и бумажным документооборотом заключается в методах передачи и хранения документов. В ЭДО документы в виде файлов передаются по каналу связи, предоставленному оператором, а в бумажном документообороте используются почта или курьерские службы. Электронные документы хранятся в цифровой среде, созданной с использованием программного обеспечения, в то время как в бумажные существуют в виде физических носителей.

Формирование и обработка документов в ЭДО происходит в специальном редакторе. В современных системах ЭДО, как правило, есть поддержка функции «умного редактора», которая фиксирует ошибки в документе и помогает их исправить. В традиционном документообороте заполнением бумаг приходится заниматься вручную. Риск допустить и не обнаружить ошибку в этом случае значительно выше.

Сравнительная таблица ниже поможет вам оценить преимущества ЭДО над бумажным документооборотом.

Почему нужно перейти на электронный документооборот

В последние годы курс на цифровизацию стал особенно актуален, поэтому власти внесли в законодательство ряд различных поправок, связанных с электронным документооборотом. Например, были введены новые требования к операторам ЭДО и изменены правила получения электронных подписей.

Несмотря на то что в целом государство не требует от бизнеса срочно переходить на ЭДО, в некоторых случаях это становится обязательным:

1. Работа с маркированными товарами.
   Данные в систему маркировки «Честный ЗНАК» необходимо передавать только через операторов ЭДО. Это касается товаров, подлежащих обязательной маркировке, таких как табак, молочная продукция, упакованная вода, одежда и обувь, БАДы и др.
2. Импортные товары, проходящие через Национальную систему прослеживаемости.
   Все компании и ИП, занимающиеся оборотом прослеживаемых импортных товаров, должны использовать ЭДО для оформления соответствующих документов.
3. Участие в госзакупках.
   Все поставщики и заказчики в государственных закупках, проходящих по закону №44-ФЗ, должны использовать ЭДО с 1 января 2022 года.
4. Сдача отчётности в госорганы.
   Все налогоплательщики, у которых среднесписочная численность сотрудников за предыдущий календарный год больше 100 человек, обязаны предоставлять налоговую отчётность в электронном виде.

Внедрение ЭДО позволяет компаниям не только соответствовать требованиям законодательства, но и оптимизировать бизнес-процессы, повысив тем самым эффективность работы, сократив издержки и улучшив взаимодействие с партнёрами и клиентами.