Электронные путевые листы

Если у водителя нет возможности предъявить QR-код, то он может предъявить бумажные экземпляры документов, если на руках нет никаких документов, то инспектор ГИБДД может сам на посту запросить информацию из ГИС ЭПД по номеру автомобиля.

QR-код можно сформировать в 1С и отправить любым удобным способом

Правила заполнения бумажных листов были даны в статье 6 закона № 259-ФЗ и в приказе Минтранса № 390. 1 марта 2023 года вступил в силу закон № 39-ФЗ, который внёс изменения в старые нормы и разрешил ведение электронных путевых листов.

В новом законе описаны:

• порядок оформления путевых листов;
• порядок предъявления путевого листа сотруднику ГИБДД.

Кроме того, закон № 39-ФЗ ввёл следующие правила:

• Указывать номер ЭПЛ и название бланка не обязательно. Это требуется, только если лист используют в качестве первичного документа для подтверждения расходов.
• Вместо информации о собственнике транспорта нужно указывать данные ИП или компании, которые сформировали путевой лист.
• Сотрудники, которые проводили медосмотр водителя, подписывают ЭПЛ усиленной квалифицированной электронной подписью. Работники, ответственные за техосмотр транспорта, могут использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную подпись.
• Вести журнал для учёта путевых листов теперь не нужно. Старые журналы необходимо хранить в архиве компании в течение пяти лет.

Кроме путевого листа, с марта 2023 года в электронном виде можно оформить договор фрахтования и заказ (заявку). Формат электронной транспортной накладной был разработан ранее и применяется с 2022 года. Для того чтобы подписывать электронные перевозочные документы, необходима усиленная квалифицированная электронная подпись.

1 сентября вступил в силу приказ Минтранса № 159 об электронном путевом листе. Чиновники снова скорректировали правила подготовки ЭПЛ:

• Медосмотр до и после рейса водители могут проходить дистанционно.
• Раздел со сведениями о водителе нужно заполнять по-новому: указывать СНИЛС, серию и номер водительского удостоверения и дату его выдачи.
• Если сотрудник выходит в многодневный рейс или в несколько рейсов в течение одного дня, перевозчик может оформить один ЭПЛ.
• В путевые листы можно вносить изменения: редактировать информацию о водителях и транспорте.

Новый формат ЭПЛ, который соответствует этим изменениям, пока находится в разработке.

Согласно приказу № 390, путевой лист должен содержать следующие сведения:

• срок действия документа;
• данные ИП или компании, которые оформили путевой лист;
• информацию о транспортном средстве;
• данные водителя;
• вид перевозки;
• вид сообщения.

В 2023 году эта информация обязательна для всех видов путевых листов, будь то электронный путевой лист грузового автомобиля или электронный путевой лист легкового автомобиля (например, для такси). По желанию собственник автомобиля может включать в ЭПЛ иные дополнительные сведения. Заполнять лист нужно следующим образом:

Обязательные титулы

В приказе № ЕД-7-26/116@ перечислены четыре файла обмена, которые должны быть в каждом путевом листе:

• титул об обстоятельствах и особенностях рейса: данные компании-перевозчика, водителя, информация об автомобиле и виде перевозки;
• титул с результатами предрейсового медосмотра: данные водителя и медработника, сведения о ходе и итогах осмотра;
• титул с показаниями одометра при выезде транспорта с парковки;
• титул с показаниями одометра при заезде транспорта на парковку.

Ситуационные титулы

ЭПЛ может содержать два дополнительных файла обмена:

• титул с результатами предрейсового техосмотра. Его не нужно заполнять, когда перевозчик создаёт новый путевой лист при смене водителя;
• титул с результатами послерейсового медосмотра. Его заполняют, только если этого требует законодательство или внутренний регламент компании.

В 2024 году использовать цифровую форму путевого листа вместо бумажной не обязательно. Однако уже со следующего года правительство потребует применять ЭПЛ и цифровые накладные от производителей и продавцов алкоголя. Когда введут обязательные электронные путевые листы для других отраслей, пока не известно.

Как работают электронные путевые листы? Заполнение путевого листа происходит до выпуска автомобиля на линию. Можно оформлять несколько ПЛ на один автомобиль, если на нём работают несколько водителей.

• Титул 1 с информацией об обстоятельствах и особенностях рейса заполняет перевозчик или диспетчер. В нём указываются сведения о рейсе, водителе, ТС, вид перевозки и сообщения, а также срок действия ЭПЛ и данные того, кто его оформляет.

• Титул 2 с результатами предрейсового медицинского осмотра заполняет медработник, который проводил осмотр водителя перед поездкой. Медработник указывает дату, время и результаты медосмотра.

В качестве результата проведения медицинского осмотра водителя в ЭПЛ предусмотрены следующие отметки:

• «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»: проставляется, если водитель здоров и у него не нашли признаков алкогольного или наркотического опьянения;
• «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей не допущен»: если врач увидел признаки заболевания, алкогольного или наркотического опьянения.

Титулы 3, 4 и 5 с результатами предрейсового техосмотра, показателями одометра до и после выезда заполняет механик или контролёр, ответственный за ТО транспортных средств и выпуск их на линию. Он указывает результаты техосмотра и показания одометра перед началом рейса и после его окончания.

В результате техосмотра в путевом листе появляются отметки:

• «выпуск на линию разрешён», если транспорт соответствует установленным требованиям;
• «выпуск на линию не разрешён», если при техосмотре обнаружились несоответствия требованиям.

Титул 6 заполняет медработник, если водителю нужно пройти послерейсовый медосмотр.

Одно из преимуществ электронного путевого листа заключается в том, что сотрудники могут пересылать его друг другу на любое устройство и подписывать с помощью электронной подписи. ЭПЛ должны подписывать:

• владелец транспорта: с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП);
• врач, который проводил медосмотр: с помощью УКЭП;
• механик, который проводил техосмотр и фиксировал показания одометра: с помощью УКЭП или неквалифицированной электронной подписи (НЭП).

Если электронный путевой лист используется при приёме груза для перевозки, водитель или перевозчик должен предоставить грузоотправителю подтверждение формирования ЭПЛ и его реквизиты. Для этого перевозчик через оператора ЭДО направляет грузоотправителю файл обмена ЭПЛ, подписанный УКЭП. Также сведения из ЭПЛ необходимо передавать в информационную систему перевозочных документов (ГИС ЭПД). Отправлять данные в систему нужно через посредника — сертифицированного оператора. Перечень операторов ГИС ЭПД есть на сайте Минтранса России.

При проверке документов в дороге используется QR-код, в котором зашифрованы все данные ЭПЛ. Когда сотрудник ГИБДД сканирует код, то получает путевой лист со всей информацией. Это работает, даже если в местности нет интернета.
В общем виде схема работы с электронным путевым листом выглядит так:

1. Заключить договор с оператором электронного документооборота. Оператор ЭДО отправит путевые листы вашим контрагентам и загрузит их в базу ГИС ЭПД.
2. Выпустить подписи для работников: медиков, технических специалистов.
3. Подготовить устройства для работы с путевыми листами. Редактировать и подписывать ЭПЛ можно с помощью смартфона, планшета или ПК.

Обмен электронными путевыми листами ввели недавно, и ещё не все перевозчики разобрались, как это работает. Какие штрафы грозят предпринимателям из-за ЭПЛ:

1. Нет путевого листа
   Если перевозчик не оформил бумажный или электронный путевой лист, водителя оштрафуют на 500 рублей. Должностное лицо, которое отвечает за подготовку документов, получит штраф в размере от 5 до 10 тысяч рублей. Кроме того, из-за отсутствия путевого листа инспекторы могут заподозрить, что перед рейсом перевозчик не проводил медицинский и технический осмотры. В этом случае компанию могут наказать в соответствии со статьями 11.32, 12.31 и 12.32 КоАП РФ.
   Многие перевозчики используют путевой лист как первичный документ, с помощью которого можно подтвердить расходы на поездку. Если ФНС обнаружит, что первичного документа нет в архиве компании, организация получит штраф в размере от 10 до 30 тысяч рублей. Если из-за отсутствия путевых листов будет снижена налоговая база, компании придётся заплатить 20% от суммы недоимки (минимальный штраф — 40 тысяч рублей).
2. Путевой лист составлен с ошибками
   Штраф за ошибки в ЭПЛ зависит от того, какие именно сведения не указали в документе:
   • нет данных о предрейсовом медосмотре: штраф от 15 до 25 тысяч рублей для должностных лиц и ИП, от 110 до 130 тысяч рублей для юрлиц;
   • нет данных о техосмотре: штраф 3 тысячи рублей для водителей, 5 тысяч рублей для должностных лиц, 30 тысяч рублей для ИП и юрлиц.