Цифровизация грузовых автоперевозок продолжается. Один из важных шагов, уже предпринятых Минтрансом — автоматизация путевого листа. Перевозчикам разрешили оформлять путевой лист не только на бумаге, но и в электронном виде. Сведения, которые должен содержать электронный путевой лист, перечислены в новой редакции Федерального закона от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ.

В связи с этим Минтранс обновил состав сведений электронного путевого листа и утвердил его новую форму.

Когда нужен электронный путевой лист

Электронный путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 259-ФЗ). В нём указывают маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и другие сведения. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

• зарплату водителя;
• надбавки водителям за разъездной характер работы;
• затраты на ГСМ;
• затраты на запчасти;
• затраты на парковку;
• компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

Что изменилось в законодательстве

Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступил в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновились правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта.

Новым ФЗ были утверждены:

• порядок оформления электронных путевых листов;
• порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД.

Что должно быть в путевом листе

Для того чтобы унифицировать электронные путевые листы, Минтранс выпустил приказ от 28 сентября 2022 года № 390, который действует с 1 марта 2023 года. В нём закреплены обновлённые требования к путевым листам: новый состав сведений и порядок заполнения бумажного или формирования электронного путевого листа (ЭПЛ). Приказ № 390 будет действовать до 1 марта 2029 года.

По новым правилам путевой лист должен содержать следующие сведения:

• о сроке действия путевого листа;
• о лице, оформившем путевой лист;
• о транспортном средстве;
• о водителе;
• о виде перевозки;
• о виде сообщения.

По желанию собственник автомобиля может включать в ПЛ иные дополнительные сведения.

Форма путевого листа и XML-формат утверждены Приказом ФНС России от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@.

XML-файл состоит из пяти обязательных файлов обмена (титулов):

• информации об обстоятельствах, особенностях рейса;
• информации о результатах предсменного, предрейсового медосмотров;
• данные одометра при выезде транспорта с парковки;
• данные одометра при заезде транспорта на парковку;
• информация о техническом осмотре (не заполняется при оформлении нового ПЛ при смене водителя).

Шестой титул содержит данные о послерейсовом медосмотре. Его заполняют не всегда, а только в том случае, если этого требует законодательство или внутренние регламенты компании — например, в пассажирских грузоперевозках.

Эти сведения обязательны для всех видов путевых листов, будь то электронный путевой лист грузового автомобиля или электронный путевой лист легкового автомобиля.

Переход на электронные путевые листы пока необязателен. Можно продолжать оформлять путевые листы на бумаге, но если перевозчик решит перейти в электронный формат, то необходимо применять форму и формат, утверждённые приказом № 390.

Отсутствие путевого листа обычно карается штрафом в размере 500 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ). Однако отсутствие путевого листа может интерпретироваться проверяющими как свидетельство отсутствия предрейсового медицинского осмотра водителя и технического контроля транспортного средства, что повлечёт за собой дополнительные штрафы по статьям 11.32, 12.31 и 12.32 КоАП РФ.

Как заполнять электронные путевые листы по новым правилам

Электронное заполнение путевого листа происходит до выпуска автомобиля на линию. Можно оформлять несколько ПЛ на один автомобиль, если на нём работают несколько водителей.

Титул 1 (информация об обстоятельствах и особенностях рейса) оформляет собственник транспортного средства (арендодатель) или диспетчер. В нём указываются сведения о рейсе, водителе, ТС, вид перевозки и сообщения, а также срок действия ЭПЛ и данные того, кто его оформляет.

Титул 2 (результат предрейсового медицинского осмотра) заполняется медработником, который проводит предрейсовый медицинский осмотр. Медработник указывает дату, время и результаты медосмотра.

Титулы 3 (результат предрейсового контроля технического состояния транспортного средства), 4 (показатели одометра до выезда ТС в рейс) и 5 (показатели одометра после рейса) заполняет механик или контролёр, ответственный за ТО транспортных средств и выпуск их на линию. Он указывает результаты техосмотра и показания одометра перед началом рейса и после его окончания.

Титулы 3 (результат предрейсового контроля технического состояния транспортного средства), 4 (показатели одометра до выезда ТС в рейс) и 5 (показатели одометра после рейса) заполняет механик или контролёр, ответственный за ТО транспортных средств и выпуск их на линию. Он указывает результаты техосмотра и показания одометра перед началом рейса и после его окончания.

Если проводится послерейсовый медосмотр, его результаты в титуле 6 указывает медработник.

В качестве результата проведения медицинского осмотра водителя в ЭПЛ предусмотрены следующие отметки:

• «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» — проставляется в случае отсутствия заболеваний и следов алкогольного или наркотического опьянения;
• «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей не допущен» — проставляется при обнаружении заболевания или признаков опьянения с указанием этих признаков;
• «прошёл послесменный, послерейсовый медицинский осмотр, признаки воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения не выявлены»;
• «прошёл послесменный, послерейсовый медицинский осмотр, выявлены признаки воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения» — в этом случае указываются выявленные признаки.

Дата и время предсменного техосмотра и выпуска автомобиля на линию проставляются лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств, и подписываются его УКЭП.

В результате проведённого техосмотра в путевом листе указываются отметки:

• «выпуск на линию разрешён», если ТС соответствует требованиям, закреплённым в порядке организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утверждаемом Минтрансом России в соответствии с пунктом 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»;
• «выпуск на линию не разрешён», если при техосмотре ТС обнаружились несоответствия этим требованиям.

Показания одометра также проверяет и проставляет уполномоченный сотрудник и подписывает своей УКЭП. Этот же сотрудник проверяет и вносит в ПЛ показания одометра при приёме-сдаче, если на одно ТС оформляется нескольких путевых листов на каждого водителя.

Скачать образец электронного путевого листа 2023

В случае использования электронного путевого листа при приёме груза для перевозки перевозчик или водитель транспортного средства должен предоставить грузоотправителю подтверждение формирования ЭПЛ и его реквизиты. Для этого перевозчик направляет грузоотправителю файл обмена ЭПЛ, подписанный своей УКЭП, через оператора ЭДО.

При проверке на дороге используется QR-код, который является средством оптической передачи данных. Когда сотрудник ГИБДД сканирует код, то получает ЭПЛ со всей информацией. Это работает, даже если в местности нет интернета.

ГК «Астрал» представляет сервисы
для обмена электронными перевозочными документами (ЭПД)

1С-ЭПД
Решение работает во многих популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните формировать электронные путевые листы в привычной конфигурации 1С без доплат за модули и коннекторы. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.

Узнать подробней

Платформа ЭПД
Интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.

Узнать подробней