Электронный архив

Системы электронного документооборота (СЭД) стали для многих организаций инструментом, без которого делопроизводство уже никак не обходится. Помимо преимуществ, связанных с экономией времени и средств, СЭД также позволяют организовать хранение большого количества документов в электронном виде, тем самым избавив от необходимости выделять для архивной документации специальное помещение.

Расскажем, что такое электронный архив, чем он отличается от бумажного архива и как его организовать.

Как электронный документооборот стал необходимостью

До 2020 года переход организаций на ЭДО можно было назвать вялотекущим процессом. У компаний не было по-настоящему серьёзных причин переводить делопроизводство в электронный формат. Поэтому на переход решались в основном крупные предприятия. Однако пандемия covid-19 внесла свои коррективы, вынудив участников бизнеса поменять процессы согласования, подписания и передачи документов.

Толчком к развитию ЭДО в России стала и инициатива со стороны государства. Основное внимание было уделено электронному документообороту между предприятиями и контролирующими органами. Вот как это происходило:

• В конце 2020 года утвердили Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности, разработанную ФНС России;
• В 2021 года был принят Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ о поправках в ТК РФ, которые позволили вести практически все кадровые документы в электронном виде;
• С 1 января 2022 года начала полноценно работать ГИС ЭПД, что позволило организациям, занимающимся автомобильными грузоперевозками, выбирать, в каком виде оформлять первичную документацию: на бумаге или в электронном формате;
• ФНС утвердила формы ряда электронных документов;
• Произошли изменения в правилах подписания электронных документов, появилось понятие машиночитаемой доверенности.

Всё это привело к тому, что у бизнеса просто не осталось выбора. В некоторых случаях ЭДО стал обязательным. А что обмениваться электронными УПД или счетами-фактурами с контрагентами и госорганами, приходилось подключаться к оператору ЭДО, поскольку этого требовало законодательство.

Что такое электронный архив и чем он лучше бумажного

У традиционных бумажных архивов существует немало недостатков, исправить которые можно лишь с помощью перевода делопроизводства в электронный формат.
Перечислим самые основные:

1. Документы легко потерять

Данная проблема актуальна не только вне архива — документы теряются и в процессе переноса бумажного архива. Кроме того, к утере также приводят сложности в поиске документов — бумагу, которая не нашлась в архиве по тем или иным причинам, можно считать потерянной.

Помимо этого, существует опасность уничтожения документов при пожаре, затоплении или другом чрезвычайном происшествии. Поскольку резервные копии бумажных документов обычно не создаются, уничтоженная документации восстановлению не подлежит.

2. Нужные бумаги часто приходится долго искать

Обычно на поиск нужной документации и так уходит довольно продолжительное время, несмотря на систематизацию. Однако дольше приходится искать бумаги, поступившие в архив десятки лет назад. Поиск документов в значительной степени затрудняет и ситуация, когда у компании несколько архивов, которые находятся в разных регионах.

3. Под архив приходится приобретать или арендовать специальное помещение

Если у предприятия есть свободный кабинет, его приходится занимать для хранения документации. Но не у всех есть такая возможность, поэтому приходится ежемесячно платить за аренду помещения, выделенного под архив.

4. С конкретным документом из архива может работать только один работник

Проблема с одновременным доступом к одному документу может быть решена только при переводе документации в электронный формат.

Организация электронного архива может помочь решить вышеописанные проблемы. Электронный архив выполняет роль цифрового хранилища, в которое электронные документы попадают из системы ЭДО или других источников. Архивация и упорядочивание потока документов происходит согласно нормам, установленным организацией, а также в соответствии с требованиями ГОСТа Р 54989-2012.

Электронный архив обладает рядом преимуществ:

1. Простота и удобство использования

Для доступа к необходимому документу достаточно буквально пары кликов. Документы в базе хранилища можно сортировать по определённому признаку: по названию, дате и т.п.

2. Высокий уровень безопасности

Получить доступ к файлам и внести в них изменения могут лишь автоматизированные системы. Пользовательские права ограничены возможностью читать документы. Системы операторов ЭДО при передаче документов автоматически отправляют в «облако» резервную копию. Обычно сервера располагаются на разных физических устройствах, поэтому при повреждении оборудования документы можно легко восстановить. Поскольку права пользователей разграничиваются по мере необходимости, опасность несанкционированного доступа практически отсутствует.

3. Возможность быстрого ответа на запросы надзорных органов

Структура электронного архива позволяет максимально быстро найти нужный документ и отправить его по запросу ведомства.

4. Широкие возможности масштабирования

С увеличением объёма документов достаточно приобрести ещё один носитель и подключить его к общей архивной системе. Кроме того, система электронного архива поддерживает возможность задать документу срок хранения. По его истечении файл с документом будет автоматически удаляться системой.

5. Подтверждение нулевой ставки НДС

Организация электронного архива упростит получение права на льготное налогообложение, в том числе на НДС 0%.

Виды электронных архивов

Электронный архив может быть организован в виде:

• локального архива — документы хранятся на специально выделенном сервере организации;
• «облачного» хранилища — на стороннем сервере, доступ к которому предоставлен через интернет на заранее согласованных условиях;
• архивного хранилища в системе ЭДО — за хранение документов отвечает оператор ЭДО, условия доступа к ним обсуждаются с оператором.

Рассмотрим каждый вид электронного архива детальнее.

Локальный архив

Для хранения документов организация использует специальный сервер. Документы в таком архиве могут храниться в отдельных директориях (папках) операционной системы, однако поиск документов будет ограничен возможностями ОС. Минусами такого архива также являются высокие риски нарушения конфиденциальности и низкий уровень контроля за использованием документов.

«Облачный» архив

Некоторые операторы ЭДО предоставляют для хранения электронных документов своих клиентов специальный сервер, доступ к которому организация получает через интернет. Условия доступа согласовываются отдельно. Преимущество такого способа хранения электронной документации заключается в том, что компании не нужно организовывать архив самостоятельно. Минус «облачного» хранилища — сложный поиск необходимой документации.

Архив в системе ЭДО

Компания сможет организовать хранение архивной документации в СЭД, если оператор ЭДО предоставляет такую услугу. Это наиболее удобный для хранения документов вариант, поскольку:

• исключены риски несанкционированного доступа к архивной документации — функциональность СЭД позволяет настроить доступ для разных категорий пользователей;
• реализован быстрый поиск документов — пользователь может почти мгновенно найти документ по заданному атрибуту (дата, тип документа и т.п.);
• можно контролировать движение документов и их использование работниками компании — СЭД позволяет отслеживать все перемещения документации и любые изменения в ней;
• хранение документов в СЭД позволяет автоматизировать процессы — например, можно настроить автоматическое удаление документов с истекшим сроком хранения;
• возможна интеграция с различными сервисами — при необходимости функциональность СЭД можно расширить за счёт новых опций от готовых интеграционных решений или разработанных самостоятельно.

Формирование электронного архива

Чтобы организовать в компании электронный архив, необходимо предварительно подготовиться. Порядок подготовки будет включать несколько этапов:

1. Решение вопроса функциональности архива

Необходимо определиться с тем, какие функции архивной системы наиболее востребованы. Также нужно учесть, какие методы хранения документации и источники получения данных будут использоваться.

2. Анализ работы вашей организации

На этом этапе нужно составить перечень документов, которые будут поступать в архив, и определить, какие бумаги нужно оцифровать прежде всего.

3. Составление плана приоритетности блоков

В плане нужно указать информацию об очерёдности внедрения блоков в систему электронного архива. Блоки могут содержать документацию разного типа.

4. Оценка имеющегося бумажного архива

Перед тем как документы будут переданы в электронный архив, определяется их ценность. Данный процесс регламентируют специальные нормы. Оценка осуществляется по следующим критериям:

• метод содержания;
• степень
• возможность длительного хранения и т.д.

Сканировать документы из бумажного архива можно постепенно. Сначала стоит внести в базу электронного архива документы, которые были оформлены в течение последнего года, поскольку обычно именно они наиболее востребованы.

После оценки документация упорядочивается и вносится в электронный архив. Это заключительная стадия формирования электронного архива. На данном этапе также проверяется соответствие носителей. На данном этапе осуществляется проверка носителей на соответствие требованиям ГОСТа, подготовленные для архивирования файлы документов отправляются в систему хранения.

После выполнения всех процедур по формированию электронного архива можно начинать работу с документами. Порядок работы с электронной документацией, в том числе архивной, описан в регламента об ЭДО — документе, содержащим определения терминов, правила работы с СЭД и т.п.