Что делать, если потерян договор с контрагентом

Представьте ситуацию: вы получили от налоговой службы или банка запрос на подтверждение сделки с вашим партнёром, но не можете предоставить нужный документ — его нет, потому что договор утерян по каким-то причинам.

Что делать в этом случае? Разбираемся.

Что будет, если потерян договор

В случае если договор не будет восстановлен, могут возникнуть неприятные последствия:

• Налоговая служба может пересчитать налог на прибыль по сумме, указанной в акте, а также возможен перерасчёт налога на добавленную стоимость.
• Утеря договора может привести к штрафу в размере 200 рублей за каждый потерянный документ по статье за нарушение закона об архивном деле (ст. 27 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ).
• Могут возникнуть задержки работы с банком, поскольку он имеет право не перечислять вам деньги от вашего партнёра, пока не получит подтверждение сделки.

В наше время успех бизнеса зависит от того, насколько эффективно удаётся контролировать временные и трудовые затраты, что отражается в растущих трендах на автоматизацию и цифровизацию бизнес-процессов. Бумажный документооборот — одна из первых сфер, которая подверглась изменениям в связи с этими тенденциями. Скорость создания, обработки и передачи документов на бумаге невелика, а их хранение зачастую вызывает сложности и риски. Все эти условия сегодня могут стать препятствием на пути к успеху любого бизнеса.

С помощью организации электронного документооборота в вашей компании вы сможете значительно сократить затраты на бумагу и копировальные расходники, упростить взаимодействие с контрагентами и избавиться от бумажной волокиты.

Варианты восстановления утраченного договора

Если вы потеряли бумажный договор, есть несколько способов его восстановления. Какой лучше выбрать? Тут всё зависит от типа договора и отношений с контрагентом, особенно если у вас ещё нет электронного документооборота в компании.

Создать новый экземпляр

• Создание новой копии

Если вы потеряли свой экземпляр документа, наилучший сценарий — когда у вашего делового партнёра есть оригинал или хотя бы копия. В этом случае вы можете попросить партнёра предоставить вам копию и затем обратиться к нотариусу, который удостоверит подлинность документа. Так вы получите новую копию договора.

• Заключение нового договора

Если оригинал документа потеряли обе стороны, но содержание договора всё ещё известно, вы можете распечатать его и заключить новый договор. Необходимость в нотариусе отпадает, так как это будет полноценный оригинал, а не копия.

• Восстановление договора

Если у вас нет копии договора и текстовое содержание не сохранилось, то нужно проводить восстановление документа в соответствии с его типом и договорённостями с партнёром. В таком случае лучше всего обратиться за помощью к юристу, чтобы восстановить документ в соответствии с требованиями законодательства.

Искать контакты, проверить архивы

Если вам вдруг потребовался договор спустя годы после заключения сделки, но обнаружилось, что документ потерялся, а ваш партнёр уже не работает или обанкротился, решение всё равно есть. Существует несколько вариантов действий:

• Попытаться найти последнего директора организации-контрагента и попросить его переподписать договор.
• Обратиться в местные и судебные архивы с запросом на получение копии договора.

Если вы не можете найти контакты руководителя, можно обратиться к главному бухгалтеру, юристу или менеджерам, которые участвовали в заключении договора, чтобы получить дополнительную информацию.

В том случае, если ваш контрагент обанкротился, проверка судебного архива может стать полезным способом поиска необходимых документов. Арбитражные суды хранят подробную документацию об обанкротившихся компаниях в своих архивах. Вся документация, включая постановления суда, находится в открытом доступе.

Однако, чтобы получить доступ к договорам, вы должны быть заинтересованной стороной и написать ходатайство в суд о запросе материалов дела. В этом случае судья может одобрить запрос и предоставить вам информацию. Вы можете сфотографировать или скопировать содержимое дела — выносить документы за пределы архива строго запрещено.

Если организация решает прекратить свою деятельность, она может передать всю свою рабочую документацию на хранение в местный архив. Это не является обязательным для закрытия бизнеса, однако запросить информацию всё же стоит. Но учтите, что архив не имеет электронной версии, поэтому найти документ дистанционно не получится и потребуется личный визит. Для запроса документов необходимо предоставить свой паспорт и уставные документы организации.

Важно помнить, что не все организации передают свою документацию в архив, поскольку законодательство не предусматривает такой обязанности и штрафов за её неисполнение.

Запросить копию у Росреестра или Роспатента

Если потерялся договор на недвижимость и интеллектуальную собственность, восстановить её будет проще. Существуют определённые требования, которые необходимо соблюсти при заключении такого договора. Так, для сделки необходимо обязательно предоставить копию договора в Росреестр или Роспатент. Чтобы найти дубликат договора аренды или продажи недвижимости, следует обратиться в хранилище Росреестра. Для получения дубликата договора, связанного с интеллектуальной собственностью (например, лицензионного или об отчуждении прав), следует отправить запрос в Роспатент.

В базах данных Росреестра и Роспатента содержатся сведения о сторонах сделки, поэтому доступ к копии договора может быть предоставлен только тем, кто является участником сделки. Для получения копии документа необходимо явиться лично и оплатить пошлину, размер которой зависит от типа документа. Важно отметить, что версия на бумаге обойдётся дороже, чем электронная копия.

Что сделать, чтобы не потерять договор

Когда речь идёт о сборе и хранении документов в организации, следует учитывать, что в этом процессе играет роль человеческий фактор. Работники могут случайно, по невнимательности или ошибочно потерять важные бумажные документы. Чтобы защитить себя от таких утрат, необходимо принимать надёжные меры. Например, перейти на электронный документооборот — самый эффективный способ снизить риски утери бумажных документов.

1. Для заверения договорных отношений с контрагентами можно обратиться к нотариусу. Это особенно важно, если сделка крупномасштабная. Заверенная нотариусом копия договора хранится в течение 10 лет и затем передаётся в архив, что делает процесс восстановления проще и более надёжным.
2. На дополнительных документах, связанных со сделкой (например, счетах, актах и т.д.), следует указывать номера договоров, чтобы их было легче найти и восстановить.
3. После заключения договора следует обменяться сканами документов с контрагентом. Если вы сохраните сканы документов, подписанных обеими сторонами, в облачном хранилище, вы сможете быстро отправить их, например, банку, когда это будет необходимо.
4. Также следует сохранять выданные акты в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, таких как пожары или наводнения в офисных или архивных помещениях. Эти документы могут быть оформлены представителями управляющей компании или пожарной инспекции. Если вам нужно предоставить договор налоговой, а оригинал был утерян по непредвиденным обстоятельствам, такой акт будет достаточным доказательством.

Выводы

Если потерять договор с контрагентом, последствия для компании могут быть серьёзными — убытки, судебные разбирательства и ухудшение деловой репутации. С другой стороны, существуют способы предотвращения утери документов и быстрого их восстановления в случае необходимости.

Соблюдение нескольких простых правил сбора и хранения документов, а также использование электронного документооборота позволит компании минимизировать риски потери документов и обеспечить свою безопасность и надёжность в бизнесе.