Новая форма трудовой книжки с 1 января 2023 года: основные изменения и особенности ведения
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы
17 марта 2023
12424
Новая трудовая книжка с 1 января 2023 года
Документооборот

Новая трудовая книжка с 1 января 2023 года

С 2023 года в России вводится новая форма трудовой книжки. Трудовая старого образца была принята в 2003 году и до тех пор использовалась без каких-либо серьёзных изменений. Рассмотрим, какие изменения произошли в бланке трудовой книжки и как они повлияют на работодателей и работников.

На кого нужно заводить новые бумажные трудовые книжки

Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.

В случае утери или повреждения трудовой книжки необходимо оформить новую. Вкладыш заполняется, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 1 января 2023 года, вместо потерянных или повреждённых бланков, необходимо заводить трудовые книжки нового образца.

Однако здесь есть некоторые тонкости. Если у работодателя имеются запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, то он, согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250, вправе без ограничений продолжать использовать их. Иначе говоря, пока у вас есть запас ранее приобретённых бланков трудовых книжек, покупать бланки нового образца или новые вкладыши не требуется.

Изменения, связанные с введением новых бланков трудовых книжек, не затрагивают тех, кто только начинает трудовую деятельность и впервые устраивается на работу. Это связано с тем, что таким сотрудникам не требуется заводить бумажные трудовые. Все данные об их трудовой деятельности работодатели передают в СФР исключительно в электронном виде.

Основные изменения в бланке

  1. На титульном листе больше не отражаются сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. В соответствующих графах информация указывается в рамках уровней общего и профессионального образования: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д.
  2. Для указания даты рождения работника и для даты заполнения трудовой в новом бланке используются пустые графы. Специальный формат для указания дат, который применялся ранее, отменили.
  3. На титульнике появилась отметка «при наличии» для места печати. Это изменение соответствует действующим нормам, согласно которым компании не обязаны иметь свою печать.
  4. Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14, а для сведений о награждениях — уменьшено до 7. В соответствии с утверждённой формой трудовой книжки вкладыш также должен изготавливаться с учётом уменьшенного количества разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.

Новые правила заполнения трудовой книжки

Общими правилами предусмотрены следующие способы заполнения трудовой книжки:

  • ручкой светостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета;
  • с помощью принтера или аналогичных устройств для печати;
  • используя оттиск штампа или печати с заранее подготовленным текстом.

Кроме того, разрешается использовать комбинацию этих способов.

При завершении трудового договора записи о приёме на работу, переводах и увольнении работника должны быть подписаны работодателем или лицом, ответственным за ведение трудовых книжек. Если у компании есть печать, то её также следует поставить.

При внешнем совместительстве

По желанию работника информацию о совместительстве можно внести в запись об основной работе. Для этого необходимо представить подтверждающий документ: справку от работодателя, оригинал или заверенную копию кадрового приказа.

Если сотрудник уже не работает по основному месту работы, запись может быть внесена работодателем, у которого он работает по совместительству. Записи могут быть упорядочены хронологически или сгруппированы в блоки, включающие информацию о приёме и увольнении одновременно.

Запись будет выглядеть следующим образом:

  • в графе 1 — порядковый номер записи;
  • в графе 2 — дата приёма на работу по совместительству;
  • в графе 3 — сведения о наименовании работодателя, структурного подразделения организации, должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
  • в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству.

Запись разрешается делать даже в том случае, если сотрудник работал по совместительству ещё до того, как устроился на основное место.

Запись разрешается делать даже в том случае, если сотрудник работал по совместительству ещё до того, как устроился на основное место.

При смене места работы в связи с переводом

При переводе на другую постоянную работу в трудовой делается запись следующего вида:

  • в графе 1 — порядковый номер записи;
  • в графе 2 — дата увольнения; в графе 3 — сведения о порядке перевода (по просьбе или с согласия), а также наименование нового места работы;
  • в графе 4 — дата и номер приказа о переводе.

При переходе на электронную трудовую

В случае если работник решает отказаться от использования бумажной трудовой книжки и пишет заявление о переходе на электронную трудовую, в графы 1 и 2 вписывается порядковый номер записи и дата выдачи бумажной трудовой на руки.

В графу 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 указывается документ, на основании которого делается запись — заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а также дата и номер его регистрации.

Бумажная трудовая вручается работнику в течение трёх рабочих дней после подачи им заявления о переходе на электронный вариант трудовой книжки. Если работник увольняется и подаёт заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовая книжка должна быть выдана ему не позднее даты, следующей за последним днём работы.

Если временный перевод стал постоянным

Если сотрудник временно переводится на другую работу внутри компании, запись о переводе не требуется делать. Соответствующая запись необходима только в случае, если временный перевод становится постоянным. Она будет выглядеть так:

  • в графе 1 — порядковый номер записи;
  • в графе 2 — дата перевода работника;
  • в графе 3 — запись о переводе, где указывается название структурного подразделения предприятия, должность, специальность, профессия и квалификация;
  • в графе 4 — дата и номер приказов, по которым работник переведён временно, а затем — на постоянной основе.

При переименовании организации

Если работодатель меняет наименование организации, в трудовой также делается запись. При этом первые две графы не заполняются. В графе 3 делается запись о переименовании с указанием старого названия и нового. В графе 4 указывается дата и номер приказа о переименовании.

Трудовое законодательство РФ позволяет вести в электронной форме практически всю кадровую документацию, включая трудовые книжки. По прогнозам Минтруда, кадровый электронный документооборот (КЭДО) станет обязательным для работодателей в 2024 году, поэтому имеет смысл перевести кадровое делопроизводство в электронный формат уже сейчас. Астрал iКЭДО — это облачный сервис для организации кадрового электронного документооборота внутри вашей компании. С его помощью вы сможете легко и быстро перевести кадровое делопроизводство в электронный формат и получить все преимущества цифровизации: ускорение процесса обработки документов, экономия времени и ресурсов, возможность интеграции с учётными системами и тому подобное. Для подключения сервиса оставьте заявку на нашем сайте.

12424
Комментарии для сайта Cackle
Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
Создайте машиночитаемую доверенность (МЧД) за 2 минуты. Работайте с доверенностями эффективно!
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
autohello-finger