Универсальный корректировочный документ (УКД)

Универсальный корректировочный документ (УКД) совмещает в себе данные корректировочного счёта-фактуры и бланка об изменении стоимости товаров. УКД является важным инструментом для обеспечения точного и своевременного исправления ошибок в бухгалтерских документах, что позволяет избежать финансовых потерь и упростить процесс учёта товарооборота. В данной статье мы расскажем о том, как и в каких случаях применяется УКД, а также рассмотрим образец его заполнения.

Когда используется УКД

УКД выставляется в различных случаях, в том числе:

• При исправлении ошибок в перевозочных документах, таких как транспортные накладные, счета-фактуры и т.д.
• При корректировке стоимости товаров и услуг в связи с изменением условий договора между грузовладельцем и перевозчиком.
• При изменении данных о грузоперевозке: даты доставки, маршрута, объёма груза и т.д.

Некоторые ситуации не требуют применения универсального корректировочного документа. В частности, УКД не требуется при возврате товара, для которого предусмотрен особый порядок выставления и регистрации счетов-фактур. Примеры таких случаев:

• Когда покупатель возвращает товар, который ранее был принят к учёту, и выставляет при этом счёт-фактуру, аналогично ситуации с реализацией товаров.
• Если стоимость отгрузки изменилась из-за ошибки, допущенной продавцом в первоначальных документах.

УКД может использоваться для любых случаев, когда необходимо внести изменения в документацию, связанную с грузоперевозками, чтобы обеспечить своевременное исправление ошибок и упростить процесс взаимодействия между грузовладельцами, перевозчиками и другими участниками цепочки поставок.

Как правильно выставлять УКД

Форма универсального корректировочного документа содержит два блока: первый представляет собой корректировочный счёт-фактуру, а второй относится к первичной документации и подтверждает согласие покупателя на изменение стоимости.

Обратите внимание на графу «Статус» в левом верхнем углу УКД. В этой графе необходимо отметить «1» или «2», в зависимости от назначения документа.

Если в форме УКД указан статус «1», то в нём отображаются все обязательные показатели первички и корректировочного счёта-фактуры. В таком случае УКД может использоваться и как первичный учётный документ, и как корректировочный счёт-фактура.

Если в документе статус «2», то УКД может быть использован только в качестве первичного учётного документа, который подтверждает изменение стоимости товаров, уже отгружённых покупателю. В этом случае некоторые обязательные поля, которые предусмотрены для корректировочного счёта-фактуры, не заполняются.

Образец заполнения бланка УКД:

Универсальный корректировочный документ в электронном формате

Законодательством установлены те же требования к электронному универсальному корректировочному документу, что и к электронному корректировочному счёту-фактуре, поскольку УКД включает в себя этот документ.

УКД необходимо составлять в соответствии с форматом, который утверждён Приказом ФНС России от 12 октября 2020 года № ЕД-7-26/736@, и передавать только через операторов (ЭДО).

УКД в электронном виде должен быть зарегистрирован в книге покупок и продаж. Срок хранения зарегистрированного документа — не менее пяти лет. Он начинается с налогового периода, в котором УКД был использован в последний раз для вычета НДС.