Как изменится электронный документооборот с 2023 года

Условия современного мира требуют от компаний всё большей скорости и эффективности ведения бизнеса. Одним из способов ускорения и оптимизации процессов является переход на электронный документооборот (ЭДО). В России эта тенденция набирает обороты, и с 2023 года вступают в силу новые правила в этой области. Изменения в ЭДО происходят в рамках реализации Концепции электронного документооборота в хозяйственной деятельности, которая была разработана и утверждена ФНС в 2020 году.

В данной статье мы рассмотрим основные изменения в электронном документообороте с 2023 года, которые ждут бизнес-сообщество, а также подробно разберём порядок перехода на электронный документооборот в 2023 году.

Электронный документооборот с 2023 года: перечень основных изменений

Электронный оборот с 2023 года претерпит ряд изменений, некоторые из которых уже вступили в силу. Вот основные нововведения:

1. Унифицированные формы и форматы электронных документов.
2. Обновлённые правила документооборота, соответствующие новым требованиям Минтруда.
3. Обязательный переход бюджетных организаций на электронный документооборот.
4. Новые требования к операторам ЭДО.
5. Возможность подписывать электронные документы автоматической электронной подписью.

Рассмотрим каждое из них более детально.

Унифицированные формы электронных документов в 2023 году

Разработка и утверждение новых форматов электронных документов — одно из основных направлений развития ЭДО. Федеральная налоговая служба продолжает активную работу по разработке унифицированных форм электронных документов. К концу 2022 года перечень электронной документации, для которой уже разработан и утверждён формат, включал в себя 21 документ в электронном виде. В их числе:

• счёт-фактура;
• универсальный передаточный документ (УПД);
• универсальный корректировочный документ (УКТ);
• корректировочный счёт-фактура;
• товарная накладная;
• транспортная накладная;
• заказ-наряд;
• сопроводительная ведомость;
• договор (PDF/A-3);
• машиночитаемая доверенность и другие документы.

Формат машиночитаемой доверенности ещё планируется обновить, поэтому речи об обязательном использовании МЧД пока что нет. Однако уже известен срок, когда все компании должны будут иметь МЧД на сотрудников, подписывающих документы от лица организации, — 1 сентября 2023 года.

В 2023 году, помимо формата МЧД, ожидается обновление и формализация 10 типов документов. В частности, планируется выпустить 7 новых форматов и обновить уже существующие 3 формата.

Обновлённые форматы получат УКД, УПД И МЧД. Новые унифицированные форматы разработают для:

• авансовых отчётов
• отчёта комиссионера (агента)
• счёта на оплату
• гарантийного письма
• прейскуранта
• реестра оказанных услуг по ДМС
• отчёта о выполнении научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР).

Изменения в правилах документооборота

С 1 марта 2023 года, в соответствии с ч. 8 ст. 22.1 Трудового Кодекса РФ, введены единые требования к составу и формам электронных документов (Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н). По новым правилам работодатель теперь может принимать решение о ведении электронного документооборота без необходимости дублирования документов на бумаге. То есть создание, подписание и хранение документов можно осуществлять исключительно в электронном формате. Требования Минтруда распространяются на список из 122 документов.

Согласно Приказу Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н:

• основная часть документа должна быть в формате PDF/A-1A;
• если к основной части есть приложения, они должны быть в форматах для текста, таблиц или изображений;
• документ должен быть подписан электронной подписью подходящего для данного вида документации;
• если документ подписан не руководителем, а уполномоченным должностным лицом, должна быть МЧД;
• к документу должно быть описание в формате xml.

Обязательный переход бюджетных организаций на ЭДО

С 1 января 2023 года вступили в силу положения приказа Минфина России от 15 апреля 2021 года № 61н. С этого момента часть организаций обязана перейти на ЭДО и использование унифицированных форматов первичных документов в электронном виде.

Переход на ЭДО с 1 января 2023 года стал обязательным для:

• организаций бюджетной сферы субъектов РФ и муниципальных образований;
• федеральных и региональных органов исполнительной власти, а также их подведомственных казённых организаций;
• прочих получателей бюджетных средств.

Новые требования к операторам ЭДО

С января 2023 года вступило в силу положение Правительства РФ от 1 июля 2021 года № 1108, которое обязует операторов ЭДО передавать в налоговую электронные документы с реквизитами прослеживаемости. К таким документам относятся счета-фактуры, УПД и др.

Порядок передачи документов определён приказом ФНС России от 8 июля 2022 года № 636. Подписанные электронные документы вместе с файлами электронной подписи, а также служебными и технологическими документами, передаются оператором в ФНС в виде архива. Оператор продавца обязан представить электронные документы в течение одного рабочего дня, следующего за днём получения указанных электронных документов от продавца.

Применение автоматической электронной подписи операторами ЭДО

Приказ Минфина РФ от 12 января 2023 года № 3н позволит операторам ЭДО использовать автоматическую электронную подпись при подписании документов. Изменения вступают в силу с 1 июля 2023 года и распространяются на всех операторов ЭДО, кроме Федерального Казначейства, которое является оператором информационной системы госзакупок.

Это нововведение упростит работу с технологическими документами и обеспечит защиту подписей сотрудников от возможной компрометации.

Как подключить ЭДО в 2023 году

• Изучить схему бумажного документооборота и перевести её в электронный формат.

Нужно оценить количество задействованных сотрудников, определить, кто имеет право подписи, где возникают задержки документов и на каком этапе работа с нужным документом. Это поможет ответственным за документацию видеть, где находится документ и предотвратить его утерю или задержку.

• Подготовить необходимую локальную документацию.

В частности, положение о переходе на электронный документооборот и регламент ЭДО, описывающий правила работы с электронными документами, порядок доступа к системе электронного документооборота и др.

• Получить электронную подпись для сотрудников, которые будут подписывать электронные документы.

Если руководитель ещё не получил подпись, он должен обратиться в удостоверяющий центр ФНС или её доверенных лиц. Остальные сотрудники могут получить свои подписи в аккредитованном УЦ.

• Определиться с выбором системы ЭДО.

Необходимо выбрать техническое решение. Например, онлайн-сервис для работы с небольшим количеством документов документами (не более 100 в месяц) или интеграцию ЭДО в учётную систему компании, если объём документов большой.

• Выбрать оператора ЭДО.

Уточните у контрагентов, с какими операторами они уже работают, чтобы выбрать наиболее подходящего оператора для вашей компании.