Электронный кадровый документооборот в 2023 году

Ведение документов в электронном виде всё больше вытесняет бумажное делопроизводство, особенно в кадровой сфере. И это неудивительно, ведь использование электронных документов упрощает, ускоряет и облегчает многие процессы. Федеральный закон от 22 ноября 2021 года №377-ФЗ узаконил кадровый электронный документооборот (КЭДО) и позволил работодателям перевести делопроизводство в электронный формат практически полностью.

В статье мы расскажем, как изменится электронный кадровый документооборот в 2023 году, какие документы можно перевести в «цифру», а также о том, как перейти на КЭДО.

Как изменится электронный кадровый документооборот в 2023 году

Основным изменением в электронном кадровом документообороте в 2023 году стало введение единых требований к формату кадровых документов в электронном виде, установленным приказом Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н.

Теперь кадровый электронный документ должен содержать:

• основную часть документа в формате PDF/A-1A;
• приложения к основной части (если имеются) в текстовом, графическом или табличном формате, либо в формате структурированных данных;
• электронную подпись основной части документа и приложения;
• машиночитаемую доверенность, выданную для подписания электронного документа (при необходимости);
• описание электронного документа в виде отдельного файла формата XML.

В приложении к приказу Минтруда приводятся детальные сведения о каждом структурном элементе, включая его название, тип значения и признак обязательности. Кроме того, приложение включает перечень структурных элементов описания электронного документа и коды кадровых документов, которые до этого оформлялись в письменном виде.

Единые требования, установленные Минтрудом РФ, обязательны для всех работодателей, которые перешли на КЭДО. Они вступили в силу с 1 марта 2023 года.

Какие кадровые документы вести в электронном виде

Если работодатель перейдёт на КЭДО с 2023 года, он сможет вести в электронном виде практически все кадровые документы, за исключением определённых категорий, перечисленных в части 3 статьи 22.1 Трудового кодекса РФ.

К таким документам относятся приказы об увольнении (за исключением увольнения сотрудников, принятых на дистанционную работу по 407-ФЗ), акты о несчастных случаях, а также журналы инструктажей. Если эти документы оформлены в электронном виде, то должны иметь бумажные копии.

Кроме того, система кадрового электронного документооборота не применяется в отношении трудовых книжек.

Как перейти на кадровый ЭДО в 2023 году

1. Выбрать подразделения и типы документов для перевода в электронный формат.

Нужно определить, какие подразделения и какие типы документов можно перевести на электронный формат исходя из их особенностей. Например, для подразделений, которые часто обмениваются документами, включая кадровые, электронный формат может оказаться более удобным, чем бумажный.

2. Разработать внутренние правила перехода и регулирования КЭДО.

Компания должна разработать положения, которые регулируют переход на кадровый документооборот в электронном формате. В них должны быть отражены все важные аспекты внедрения КЭДО, включая порядок перехода, виды электронных подписей и принципы использования, порядок обработки персональных данных.

3. Оповестить работников.

Необходимо оповестить сотрудников об изменениях, связанных с переходом на электронный кадровый документооборот, и получить от них письменное заявление о переходе на КЭДО. Для удобства учёта перешедших на электронный документооборот сотрудников следует утвердить соответствующий список.

4. Рассказать сотрудникам о новых правилах работы.

После оповещения работников о переходе на КЭДО необходимо рассказать им о новых правилах работы с электронными документами, о том, как работать с электронными подписями и как заполнять электронные документы.

5. При необходимости подготовить и внести изменения в коллективные договоры.

Если в компании действуют коллективные договоры, то необходимо добавить в них новые пункты, связанные с переходом на электронный кадровый документооборот.

Заключение

Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) в организации — это важный шаг в развитии современного бизнеса, который повышает эффективность работы, снижает издержки и облегчает взаимодействие между сотрудниками и компанией в целом. Несмотря на то что переход на кадровый ЭДО в 2023 году обязательным не является, компаниям следует рассмотреть возможность его внедрения.

Если работодатель захочет перейти на кадровый ЭДО, ему нужно будет не только соблюсти порядок внедрения КЭДО в организации, но и учесть изменения в кадровом электронном документообороте (ЭДО), вступившим в силу в 2023 году.