Электронный акт выполненных работ

Цифровизация документов является неотъемлемым аспектом современного бизнеса, стремящегося к повышению эффективности и автоматизации процессов. Всё больше первичных документов теперь оформляется в электронном виде, в том числе акт о приёмке выполненных работ.

С 17 октября 2022 года участники хозяйственной жизни могут формировать электронный акт выполненных работ. В статье рассмотрим преимущества, которые даёт эта возможность

Зачем нужен электронный акт выполненных работ

Электронный акт выполненных работ выполняет те же функции, что его бумажная версия.

Акт о приёмке выполненных работ — это первичный учётный документ, который подтверждает факт выполнения определённых работ или оказания конкретных услуг. Он служит основанием для учёта денежных затрат, связанных с выполнением работ или предоставлением услуг, и может быть использован при расчёте налога на прибыль.

Этот документ подтверждает фактическое выполнение работ или услуг и может использоваться как доказательство при взаимодействии с контролирующими органами или при проверке финансовых отчётов. Акт приёмки работ или услуг также помогает предотвратить споры и несоответствия между заказчиком и исполнителем, устанавливая ясные основы и ожидания.

Формат электронного акта выполненных работ

Ранее в электронном документообороте (ЭДО) акт выполненных работ не имел унифицированного формата. Поэтому для оформления документа использовался один из двух форматов, рекомендованных ФНС (Приказ ФНС от 19 декабря 2018 года № ММВ-7-15/820@, Приказ ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/552@).

Для акта выполненных работ в ЭДО формат утвердили официально в 2022 году. Основанием для этого стал Приказ ФНС России от 28 июля 2022 года № ЕД-7-26/691@.

Приказ устанавливает требования к XML-файлам, используемым для акта сдачи результата и его приёмки заказчиком в соответствии с формой КС-2. Электронный акт о приёмке выполненных работ, описанный в этом документе, применяется в рамках электронного документооборота с контрагентами и для передачи информации в налоговую.

Внедрение утверждённой формы цифромого акта о приёмке выполненных работ является частью программы по единому подходу к использованию и обороту электронных документов. Для соответствия требованиям Федеральных стандартов бухгалтерского учёта (ФСБУ) электронный акт выполненных работ должен содержать утверждённый XML-файл, подписанный действующей квалифицированной электронной подписью.

По оценке налоговой, применение формата электронного акта о приёмке выполненных работ способствует развитию существующей системы электронного документооборота и удовлетворяет разнообразные потребности хозяйствующих субъектов при обмене документами в электронной форме.

Данная унифицированная форма тем не менее не является обязательной. Организации и ИП вправе использовать как унифицированные формы, так и самостоятельно разработанные Основное требование к доработанным формам акта — документ должен содержать все обязательные реквизиты «первички» (п. 4, 8 ФСБУ 27/2021, ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Преимущества актов выполненных работ в электронном виде

Вот какие преимущества даёт электронный документооборот:

• акты выполненных работ в электронном виде можно сформировать и отправить контрагенту моментально;
• ЭДО минимизирует риски ошибок, связанных с ручным вводом данных и их неправильной интерпретацией;
• все необходимые правки в документ вносятся легко и быстро;
• за счёт автоматизации процессов повышается эффективность — время, которое затрачивалось на оформление бумажных документов можно использовать для выполнения других задач;
• снижаются затраты на печать, пересылку актов о приёмке выполненных работ;
  не нужно выделять место для хранения бумажных документов;
• электронный архив позволяет быстро найти необходимый акт;
• можно организовать совместный доступ к документам, что облегчает работу сотрудников, особенно в условиях удалённой работы.

Почему переход на ЭДО может быть обязательным

Переход на электронный документооборот не только даёт преимущества. В некоторых случая он также обусловлен требованиями законодательства, согласно которым некоторые первичные документы должны быть предоставлены в налоговую исключительно в электронном виде через оператора ЭДО. Это обязательное условие, которое необходимо соблюдать. В противном случае организацию ждёт наказание за неправильное оформление отчётности.

Невыполнение требований по предоставлению первичных документов рассматривается как нарушение правил учёта. В случае такого нарушения предусмотрены следующие штрафы:

• 10 тысяч рублей в случае нарушения в одном налоговом периоде;
• 30 тысяч рублей, если нарушения были в нескольких налоговых периодах;
• 20% от неуплаченной суммы налога или взносов, но не менее 40 тысячи рублей, если нарушение привело к занижению налоговой базы.

Кроме того, непредоставление первичных документов для налогового контроля также влечёт за собой штраф в размере 200 рублей за каждый документ. Помимо финансовых санкций, такое нарушение может привести к административной ответственности.