Электронный акт выполненных работ в организации
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы
Электронный акт выполненных работ
Документооборот

Электронный акт выполненных работ

Цифровизация документов является неотъемлемым аспектом современного бизнеса, стремящегося к повышению эффективности и автоматизации процессов. Всё больше первичных документов теперь оформляется в электронном виде, в том числе акт о приёмке выполненных работ.

С 17 октября 2022 года участники хозяйственной жизни могут формировать электронный акт выполненных работ. В статье рассмотрим преимущества, которые даёт эта возможность

Зачем нужен электронный акт выполненных работ

Электронный акт выполненных работ выполняет те же функции, что его бумажная версия.

Акт о приёмке выполненных работ — это первичный учётный документ, который подтверждает факт выполнения определённых работ или оказания конкретных услуг. Он служит основанием для учёта денежных затрат, связанных с выполнением работ или предоставлением услуг, и может быть использован при расчёте налога на прибыль.

Этот документ подтверждает фактическое выполнение работ или услуг и может использоваться как доказательство при взаимодействии с контролирующими органами или при проверке финансовых отчётов. Акт приёмки работ или услуг также помогает предотвратить споры и несоответствия между заказчиком и исполнителем, устанавливая ясные основы и ожидания.

Формат электронного акта выполненных работ

Ранее в электронном документообороте (ЭДО) акт выполненных работ не имел унифицированного формата. Поэтому для оформления документа использовался один из двух форматов, рекомендованных ФНС (Приказ ФНС от 19 декабря 2018 года № ММВ-7-15/820@, Приказ ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/552@).

Для акта выполненных работ в ЭДО формат утвердили официально в 2022 году. Основанием для этого стал Приказ ФНС России от 28 июля 2022 года № ЕД-7-26/691@.

Приказ устанавливает требования к XML-файлам, используемым для акта сдачи результата и его приёмки заказчиком в соответствии с формой КС-2. Электронный акт о приёмке выполненных работ, описанный в этом документе, применяется в рамках электронного документооборота с контрагентами и для передачи информации в налоговую.

Внедрение утверждённой формы цифромого акта о приёмке выполненных работ является частью программы по единому подходу к использованию и обороту электронных документов. Для соответствия требованиям Федеральных стандартов бухгалтерского учёта (ФСБУ) электронный акт выполненных работ должен содержать утверждённый XML-файл, подписанный действующей квалифицированной электронной подписью.

По оценке налоговой, применение формата электронного акта о приёмке выполненных работ способствует развитию существующей системы электронного документооборота и удовлетворяет разнообразные потребности хозяйствующих субъектов при обмене документами в электронной форме.

Данная унифицированная форма тем не менее не является обязательной. Организации и ИП вправе использовать как унифицированные формы, так и самостоятельно разработанные Основное требование к доработанным формам акта — документ должен содержать все обязательные реквизиты «первички» (п. 4, 8 ФСБУ 27/2021, ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Преимущества актов выполненных работ в электронном виде

Вот какие преимущества даёт электронный документооборот:

  • акты выполненных работ в электронном виде можно сформировать и отправить контрагенту моментально;
  • ЭДО минимизирует риски ошибок, связанных с ручным вводом данных и их неправильной интерпретацией;
  • все необходимые правки в документ вносятся легко и быстро;
  • за счёт автоматизации процессов повышается эффективность — время, которое затрачивалось на оформление бумажных документов можно использовать для выполнения других задач;
  • снижаются затраты на печать, пересылку актов о приёмке выполненных работ;
    не нужно выделять место для хранения бумажных документов;
  • электронный архив позволяет быстро найти необходимый акт;
  • можно организовать совместный доступ к документам, что облегчает работу сотрудников, особенно в условиях удалённой работы.

Почему переход на ЭДО может быть обязательным

Переход на электронный документооборот не только даёт преимущества. В некоторых случая он также обусловлен требованиями законодательства, согласно которым некоторые первичные документы должны быть предоставлены в налоговую исключительно в электронном виде через оператора ЭДО. Это обязательное условие, которое необходимо соблюдать. В противном случае организацию ждёт наказание за неправильное оформление отчётности.

Невыполнение требований по предоставлению первичных документов рассматривается как нарушение правил учёта. В случае такого нарушения предусмотрены следующие штрафы:

  • 10 тысяч рублей в случае нарушения в одном налоговом периоде;
  • 30 тысяч рублей, если нарушения были в нескольких налоговых периодах;
  • 20% от неуплаченной суммы налога или взносов, но не менее 40 тысячи рублей, если нарушение привело к занижению налоговой базы.

Кроме того, непредоставление первичных документов для налогового контроля также влечёт за собой штраф в размере 200 рублей за каждый документ. Помимо финансовых санкций, такое нарушение может привести к административной ответственности.

Чтобы перевести делопроизводство вашей компании в электронный формат, подключите сервис Доки. Сервис не только позволяет быстро оформлять и передавать электронные документы контрагентам и внутри компании, но и упрощает процесс взаимодействия с налоговым органом. Все функции системы можно попробовать бесплатно!
Комментарии для сайта Cackle
Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
Создайте машиночитаемую доверенность (МЧД) за 2 минуты. Работайте с доверенностями эффективно!
autohello-finger