Как использовать ЭПД: отвечаем на популярные вопросы

Постепенный переход с бумажных документов на электронные происходит во всех сферах, и грузоперевозки не стали исключением. Правительство уже утвердило электронные форматы транспортной накладной, путевого листа и нескольких других бланков. Что ещё относится к электронным перевозочным документам и когда ГИС ЭПД станет обязательной? Ответим на эти и другие вопросы в нашем материале.

Общие вопросы

Что такое ЭПД?

ЭПД — это электронный перевозочный документ, файл в XML-формате. ЭПД используют при отправке груза от поставщика покупателю. Электронные перевозочные документы обладают такой же юридической силой, как и бумажные.

Какие документы относятся к ЭПД?

На данный момент правительство утвердило электронные форматы следующих документов:

• транспортная накладная;
• сопроводительная ведомость;
• заказ-наряд;
• путевой лист;
• договор фрахтования;
• заказ (заявка).

Что такое титул?

Титул — это раздел ЭПД, который нужно заполнять при завершении отдельного этапа грузоперевозок: например, когда началась или закончилась погрузка.

Зачем нужны электронные перевозочные документы?

ЭПД ввели для того, чтобы повысить прозрачность документооборота при перевозках и снизить расходы грузоотправителей, грузополучателей и перевозчиков.

Как происходит обмен ЭПД?

Все участники перевозки (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель) должны подключиться к оператору ГИС ЭПД и выпустить усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) для заверки документов. В общем виде обмен электронными перевозочными документами выглядит так:

1. Участник создаёт документ в сервисе оператора ЭПД и подписывает титул.
2. Оператор проверяет документ, передаёт его в базу ГИС ЭПД и отправляет другим участникам перевозки.
3. ГИС ЭПД сравнивает данные из документа со сведениями, которые отправили в базу ГИС другие участники документооборота.
4. Участники поочерёдно подписывают свои титулы в ЭПД.

Что такое ГИС ЭПД?

ГИС ЭПД — это государственная информационная система, созданная для проверки и учёта электронных перевозочных документов. Все участники обмена ЭПД должны подключиться к этой системе и отправлять в базу заполненные формы. Для этого компании заключают договор с оператором ЭПД, который самостоятельно передаёт ГИС ЭПД все необходимые данные.

Когда ЭПД будут обязательными?

Перевод транспортных документов в электронный формат — один из приоритетов Транспортной стратегии РФ. Сейчас компании могут использовать как электронные перевозочные документы, так и бумажные формы. Однако в 2024 году планируется введение «отраслевого императива»: для некоторых отраслей обмен ЭПД станет обязательным.

Кто может подписать ЭПД: юрлицо или физлицо?

Юрлица подписывают титулы с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Физлица могут использовать электронную подпись физического лица и бумажную или машиночитаемую доверенность (МЧД) от руководства компании.

Какие типы электронной подписи могут использовать участники перевозки?

Участники-организации подписывают все документы с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Водитель не обязан подписывать действующие форматы ЭПД (в частности, электронную транспортную накладную). При получении груза водитель может связаться с диспетчером, который подпишет документ УКЭП сотрудника от имени организации.

Как к ЭПД относятся государственные органы? У меня будут проблемы со сдачей отчётности?

Переход на электронный документооборот — это государственная инициатива, одобренная Министерством транспорта. Новый формат работы помогает инспекторам быстрее проверять перевозочные документы. С 2022 года сотрудники Госавтоинспекции могут просматривать документы в дороге в электронном виде. Налоговая также получает доступ к электронным формам через ГИС ЭПД и не запрашивает у компаний бумажные копии.

Как работать с партнёрами, которые не подключились к ГИС ЭПД?

Использовать электронные перевозочные документы можно, только если все участники логистической цепочки заключили договор с одним оператором ГИС ЭПД. Если у кого-то из ваших партнёров нет идентификатора ЭДО, при работе с ним придётся заполнять бумажные документы.

Какой документооборот дороже: бумажный или электронный?

Затраты на обычный документооборот — это не только покупка бумаги и картриджей для принтера. Компания несёт дополнительные расходы, когда распечатывает несколько экземпляров формы, исправляет ошибки в документах, восстанавливает бумаги при потере и хранит бланки в архиве. Переход на ЭПД поможет сэкономить и время сотрудников, и деньги.

Подключение к 1С-ЭПД

Зачем нужен сервис 1С-ЭПД?

1С-ЭПД — это продукт компании «Калуга Астрал», официального оператора ГИС ЭПД. Пользователи нашего сервиса могут создавать и подписывать электронные перевозочные документы и обмениваться ими с партнёрами. 1С-ЭПД автоматически передаст заполненные бланки в базу ГИС ЭПД и поможет соблюсти закон об электронном документообороте.

Как внедрить ЭПД в своей компании?

Если у вас типовая конфигурация 1С, в которую встроен модуль 1С-ЭПД, то вам потребуется просто подключить сервис. Настройки производятся в системе 1С-ЭДО.

1. Откройте раздел «Администрирование». В подразделе «Настройки отправки» нажмите на ссылку «Обмен электронными документами». После перейдите в «Настройки ЭДО».
2. Поставьте галочки рядом с нужными форматами документов.

Для нетиповых конфигураций 1С «Астрал» разработал продукт API ЭПД.

«Астрал» также внедряется в TMS- и WMS-системы. Расскажите нашему менеджеру, с какой системой вы работаете, и мы подскажем, сможете ли вы использовать ЭПД от оператора «Калуга Астрал».

Как подключить к 1С-ЭПД разные юрлица или ИП?

Если несколько организаций зарегистрированы на портале 1С под одним логином, они смогут подключить один тариф 1С-ЭПД на всех и расходовать трафик совместно. Если же у каждой компании своя учётная запись 1С, им придётся подключать 1С-ЭПД отдельно друг от друга.

Операторы ЭПД используют роуминг?

Пока что роуминга нет. Мы рекомендуем всем участникам перевозки подключиться к одному оператору. 1С-ЭПД подходит для документооборота с большим количеством контрагентов.

Что делать, если возник вопрос о работе сервиса 1С-ЭПД?

Участник перевозки может обратиться в техподдержку сервиса в любое время. Вы можете позвонить нам по номеру +7 (800) 333-93-13 или написать на электронную почту edo@1c.ru.

Работа в 1С-ЭПД

Как водителю показать электронные документы, если в дороге его остановил инспектор?

С 1 сентября 2022 года сотрудники Госавтоинспекции могут проверять документы в электронном виде. Водитель получит все бланки в формате QR-кода, который нужно предъявить инспектору. Сейчас QR-код можно сгенерировать в Telegram-боте. Если водитель не может предъявить QR-код, сотрудник ГИБДД свяжется с постом и сам запросит информацию из ГИС ЭПД по номеру автомобиля.

Может ли кладовщик грузоотправителя создать накладную и отправить её на подпись ответственному лицу?

Этот сценарий возможен. Кладовщик создаёт в системе документ «Электронная транспортная накладная» и записывает его. После этого ответственный сотрудник, который имеет доступ к электронной подписи, переходит в раздел «Текущие дела ЭДО», открывает папку «Создать» и нажимает на кнопку «Создать, подписать и отправить».

Как взаимодействовать с привлечёнными водителями?

Данные о водителе нужно внести в форму заполнения электронного документа. Общаться с сотрудником можно по мобильному телефону.

Как заполнять и подписывать ЭПД без интернета?

Для работы с 1С-ЭПД интернет необходим. Однако предъявить документы для проверки можно и без подключения к сети. Перед поездкой водителю нужно скачать на свой смартфон QR-код с зашифрованными данными. Автоинспектор сможет считать этот код и проверить документы.