Переход на ЭТрН: отвечаем на ваши вопросы

Эксперимент по использованию электронных транспортных накладных (ЭТрН) прошёл в 2020 году. С 2023 года ЭТрН могут применять все перевозчики. По данным Минтранса, оформлять электронные накладные вместо бумажных не только удобно, но и выгодно: за каждый бумажный документ компания отдаёт около ста рублей, а средняя стоимость одной ЭТрН — пять рублей. Рассмотрим самые популярные вопросы об использовании электронной транспортной накладной.

Общие вопросы

Что такое ЭТрН?

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это привычная транспортная накладная, но в электронном формате. Это не просто скан бумажной накладной, а XML-файл, сформированный в специальной программе.

Так же как и бумажный документ, ЭТрН подтверждает перевозку груза. Электронную накладную нужно заверять электронной подписью: благодаря этому она получает юридическую значимость. В отличие от бумажной накладной, доступ к ЭТрН есть у всех участников грузоперевозки на любом этапе.

Из чего состоит электронная накладная?

Электронная транспортная накладная состоит из нескольких разделов, которые называют титулами. В каждой накладной есть четыре обязательных титула с данными о разных этапах перевозки.

При необходимости в документ можно добавить опциональные титулы.

Какие данные указывают в ЭТрН?

В электронную транспортную накладную вносят те же сведения, что и в бумажную, в том числе:

• номер документа, дату и время его создания;
• данные участников перевозки;
• наименование и характеристики груза;
• информацию о сопроводительных документах на товар;
• дату и время приёма и выдачи груза;
• сведения о транспортном средстве и водителе;
• данные о том, происходила ли смена водителя и автомобиля во время доставки груза;
• стоимость перевозки.

Кто обязан применять электронную транспортную накладную?

ЭТрН должны использовать все участники перевозки: поставщик товара, логистическая компания и получатель груза. При этом если один из контрагентов откажется от электронного документооборота, то всем остальным участникам цепочки также придётся использовать бумажную накладную.

С какого года ЭТрН станет обязательной?

Пока что правительство не выбрало точную дату, когда электронная транспортная накладная станет обязательной для всех. Но в 2024 году планируется введение «отраслевого императива». Для некоторых отраслей обмен ЭПД станет обязательным, и потому транспортную накладную также придётся заполнять в электронной форме.

Электронную накладную нужно дублировать в бумажном виде?

Нет, не нужно. Электронная транспортная накладная — это полноценная замена бумажной форме.

Работа с ЭТрН в 1С-ЭПД

Как нескольким участникам перевозки подписать ЭТрН?

Каждый участник логистической цепочки должен подключить сервис ЭПД. Документооборот в такой системе отличается от обычного ЭДО: обмен перевозочными документами происходит между партнёрами последовательно. При этом каждый участник подписывает только свои файлы обмена (титулы). Пока что роуминга между операторами нет, поэтому все участники должны быть подключены к одному оператору.

Как подтвердить передачу и приёмку товара?

После формирования Титула 2 в ЭТрН (погрузка товара перевозчиком), водитель едет к грузополучателю и выгружает товар. При приёмке грузополучатель формирует Титул 3 (приёмка) и направляет его перевозчику. После получения Титула 3 перевозчик формирует Титул 4 (разгрузка).

Что делать с ЭТрН, если покупатель предъявил поставщику рекламацию?

С помощью ЭПД можно вернуть поставщику товары ненадлежащего качества. Чтобы частично принять партию или отказаться от приёмки, нужно заполнить в ЭТрН Титул 7, который изменяет адрес доставки груза.

Можно ли прикреплять к ЭТрН сопроводительные документы?

Прикрепление дополнительных форм не разрешено правилами обмена. Но в разделе «Сведения о сопроводительных документах» можно указать реквизиты этих бумаг.

Какой транспорт можно добавить в ЭТрН?

Сейчас ЭТрН используется только для перевозок груза автотранспортом.

Что делать, если грузоотправитель допустил ошибку в ЭТрН?

Грузоотправитель формирует Титул 1, в котором содержатся все основные сведения о перевозке, поэтому этот раздел нужно заполнять очень внимательно. Если поставщик допустил ошибку в Титуле 1, возможно несколько сценариев:

• если титул ещё не подписан, просто отредактируйте данные;
• если титул подписан и ошибка содержится не в ключевом поле, сформируйте исправленный титул и подпишите его;
• если титул подписан и ошибка допущена в ключевом поле, сформируйте новый документ. Сведения о старой электронной накладной сохранятся в ГИС ЭПД.

Можно ли вносить корректировки в ЭТрН после подписания? Какие данные можно изменять?

Да, можно. Участники перевозки могут исправить ЭТрН по своему желанию или по требованию оператора ГИС ЭПД. Если корректировка происходит по инициативе оператора, внести правки в накладную нужно в течение пяти дней. Помните, что в ЭТрН есть поля, которые нельзя менять. Они перечислены в приказе ФНС № ЕД-7-26/1065@.

Как происходит документооборот, если в перевозке участвуют и перевозчик, и экспедитор? Как выглядит процесс для экспедитора?

Сейчас в электронных перевозочных документах экспедитор указывается либо как грузоотправитель, либо как перевозчик.

Нужно ли водителю подписывать ЭТрН?

Сейчас водителям не обязательно подписывать ЭТрН. Электронную накладную нужно заверять с помощью электронной подписи перевозчика — компании или ИП. Водитель может подписать ЭТрН, только если у него есть усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) и доверенность от руководства компании или ИП. При погрузке товара водитель может связаться с диспетчером, который подпишет титул сам.

Каким образом водитель несёт ответственность за грузы, если он не подписывает электронную накладную?

ЭТрН никак не регулирует ответственность водителя за груз.

Есть ли у диспетчера возможность массово подписать несколько накладных?

Диспетчер, который работает в базе, может подписать и отправить несколько Титулов 1 через раздел «Текущие дела ЭДО».

Как водителю показать необходимые документы, если во время перевозки его остановил инспектор?

С 1 сентября 2022 года сотрудники Госавтоинспекции могут проверять документы в электронном виде. Водитель получит все бланки в формате QR-кода, который нужно предъявить инспектору. Сейчас QR-код можно сгенерировать в Telegram-боте.

Кто должен подписать ЭТрН, если грузополучатель — физическое лицо?

Частные лица могут подписывать электронную накладную, только если они указаны как участники перевозки, зарегистрированы у оператора ИС ЭПД и имеют квалифицированную электронную подпись (КЭП). В других случаях ЭТрН должны подписывать грузополучатели — юрлица или ИП, которые принимают товар у перевозчика. Пока что оператор ЭПД не регистрирует физлица.

Что делать, если до начала перевозки нужно внести в ЭТрН данные о весе груза, а взвешивание товара происходит после завершения перевозки?

Согласно приложению № 1 к приказу ФНС № ЕД-7-26/1065@, массу брутто груза необходимо указывать при оформлении ЭТрН. Вносить данные о массе после перевозки недопустимо. Однако информацию об изменении объёмно-весовых характеристик можно отразить в оговорках и замечаниях в Титуле 2. Этот формат будет доработан, сроки доработки пока не определены.