ЭДО и финансовая отчётность: как сократить расходы и улучшить показатели

Грамотное управление компанией начинается с управленческой и финансовой отчётности. Первая предназначена для оперативного руководства предприятием, вторая — для оценки финансового состояния организации. При этом обе требуют огромного количества документации. До недавнего времени, чтобы собрать небольшой отчёт, нужно было получить кипу бумаг. Такой процесс требовал огромного количества ручных операций, на что уходило много времени. Параллельно возникали ошибки из-за человеческого фактора.

Однако благодаря цифровизации процессов, в том числе за счёт электронного документооборота (ЭДО), составлять отчёты для стейкхолдеров и госорганов стало гораздо проще. В этой статье расскажем, как ЭДО изменил подход к ведению отчётов и позволил улучшить финансовые показатели бизнеса.

Зачем нужна финансовая отчётность

В соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, практически каждый экономический субъект в России обязан вести финансовый (бухгалтерский) учёт. Существует небольшой список исключений, включающий в себя индивидуальных предпринимателей, частных лиц, занимающихся профессиональной деятельностью (нотариусов, частных детективов, адвокатов и т.д.), а также подразделения и представительства зарубежных компаний, если они ведут учёт в рамках требований российского законодательства о налогах и платежах.

Информация, собранная в процессе бухгалтерского учёта, служит основой для формирования финансовой отчётности. Такая отчётность отражает финансовое состояние предприятия на конкретную дату и его финансовые результаты за определённый временной промежуток, будь то год, квартал или месяц.

Собственник обязан сдавать в госорганы только годовую бухгалтерскую отчётность. Однако существует и промежуточная, которая готовится за месяц, квартал, девять месяцев или любой другой период в течение календарного года. Она служит исключительно для информированности руководства организации. В её состав может входить пояснительная записка и отчёт движении денежных средств.

Какие виды отчётности могут быть в компании

Для управления бизнесом существует множество видов отчётностей. Одни обязательны для сдачи в госорганы, другие — нет. Однако все они позволяют стейкхолдерам отслеживать процессы и принимать решения. Рассмотрим основные виды отчётности.

1. Бухгалтерская (финансовая)
   Это первичная форма отчётности, которую необходимо сдавать в госорганы. Она включает в себя бухгалтерский баланс, отчёт о финансовых результатах, отчёт об изменениях в собственном капитале и отчёт о движении денежных средств. Бухгалтерская отчётность — это общий обзор финансового состояния организации.


2. Управленческая
   Это набор отчётов о работе организации в прошлом, настоящем и будущем. Единых правил оформления такой отчётности нет. Каждая организация самостоятельно определяет их содержание в соответствии со своей учётной политикой.
   Управленческая отчётность делится на внутреннюю и внешнюю.
   • Внутреннюю используют для анализа бизнес-процессов, поиска путей повышения прибыли, оптимизации затрат и определения приоритетных направлений роста компании.
   • Внешняя предназначена для инвесторов, кредиторов и страховых компаний.


3. Налоговая
   Индивидуальные предприниматели и юрлица по закону обязаны предоставлять госорганам информацию о своих налоговых обязательствах и платежах. Такая отчётность включает, например, данные о налогах на прибыль, НДС, НДФЛ за штатных сотрудников, имущественные, транспортные и земельные налоги.


4. Статистическая
   Некоторые компании должны предоставлять статистическую отчётность об их деятельности. Например, сведения о занятости, объёме производства, травматизме, условиях труда и зарплате.

Все виды отчётности базируются на документах. К ним относятся кассовые чеки, товарные накладные, акты выполненных работ, сопроводительные ведомости и многое другое.

Как ЭДО упрощает отчётность и улучшает показатели

Есть очевидные выгоды от ЭДО. Например, можно сократить затраты на расходники, бумагу, курьерские услуги и снизить нагрузку на архивное хранение. Кроме того, электронный документооборот позволяет улучшить бизнес сразу на нескольких уровнях.

1. Уменьшение времени обработки документов
   ЭДО позволяет автоматизировать обработку документов, что существенно сокращает время на бухгалтерские операции. За счёт этого финансовая информация гораздо быстрее становится доступной для анализа и принятия решений.


2. Снижение вероятности ошибок
   Системы электронного документооборота автоматически проверяют документы на неточности и несоответствия. Это уменьшает вероятность ошибок в отчётности, которые способны привести к непредвиденным расходам.


3. Улучшение контроля над финансами
   ЭДО — надёжный инструмент для контроля финансовых операций. Собственники и финансовые директора могут эффективнее отслеживать денежные потоки, идентифицировать возможные риски и оптимизировать стратегии.


4. Увеличение прозрачности и доступности данных
   Электронные документы и финансовая информация, которая хранится в системе ЭДО, доступнее и удобнее для анализа. Такой подход улучшает понимание финансовой ситуации компании, что помогает принимать оптимальные стратегические решения.


5. Уменьшение задолженности и оптимизация платежей
   Системы ЭДО позволяют автоматизировать процессы учёта и оплаты счетов. Это помогает своевременно платить поставщикам и избегать штрафов и процентов по долгам.


6. Улучшение отношений с партнёрами и клиентами
   За счёт быстрого и надёжного обмена документами через системы ЭДО можно привлекать новых клиентов и партнёров, увеличивая объёмы бизнеса.

Таким образом, ЭДО может не только улучшить финансовые показатели компании за счёт экономии, но и помочь оптимизировать процессы и повысить эффективность управления финансами.