МЧД для площадок: какой документ использовать

Для разных электронных площадок представителю может потребоваться несколько машиночитаемых доверенностей (МЧД). Это происходит потому, что информационные системы (ИС), где проводятся эти операции, используют разные форматы этого документа.

Статья поможет разобраться, как так получилось и какой формат МЧД для каждой конкретной площадки нужно использовать.

Почему для электронных площадок используются разные форматы МЧД

Приказ Минцифры России № 857 от 2021 года, регулирующий машиночитаемые доверенности, утверждает только единые требования к формам МЧД. Например, документ должен создаваться в формате XML, заверяться подписью формата XMLDSIG и содержать определённый перечень обязательных сведений. В то время общего формата ещё не было и можно было использовать только два типа машиночитаемых доверенностей: для взаимодействия с госорганами и контрагентами.

Вследствие отсутствия единого стандарта машиночитаемые доверенности развивались нецентрализованно. Организации и ведомства внедряли свои собственные форматы исходя из своих потребностей и технических возможностей информационных систем. Определённые платформы могут быть построены на разных технологиях и иметь отличные от других требования к обработке данных. Каждый выбирал то, что упрощало бы работу ведомству. Так, например, появился тип доверенности 002 от ФНС и 003 от Минцифры.

Даже после появления единого формата 003 некоторые организации до сих пор откладывают переход и продолжают использовать уже внедрённые решения. Как итог — разнообразие видов машиночитаемых доверенностей всё ещё сохраняется и создаёт сложности для пользователей.

Какие типы МЧД существуют сегодня

В настоящий момент можно выделить следующие типы доверенностей:

• 5.01 — используется исключительно для взаимодействия с налоговой;
• 5.02 — сменит 5.01 в начале 2025 года;
• 002 — только для осуществления хозяйственных сделок между организациями;
• 003 — единый формат МЧД. Его можно применять как для ЭДО с контрагентами, так и с контролирующими органами, а также в различных ИС.
• СФР — для Социального фонда России.

Помимо ФНС, собственные форматы используются и другими контролирующими органами. Например, в ГИИС ДМДК.

Где выпустить МЧД

Место создания доверенности зависит от платформы, для которой её выпускают. Оформить МЧД можно на сайте ФНС, через портал Госуслуги, своё ПО или специализированные сервисы. Большинство ИС используют тип 003, но некоторые электронные площадки применяют собственные форматы. Так как видов машиночитаемых доверенностей много, иногда приходится использовать сразу несколько ресурсов для оформления машиночитаемых доверенностей. При этом пользователю необходимо позаботиться о хранении документов.

Например, руководителю нужно передать различные полномочия своим сотрудникам. На имя бухгалтера для сдачи отчётности в ФНС он составляет МЧД формата 5.01 на сайте налоговой. Для тендерных площадок формирует несколько доверенностей в своей ИС на представителя, так как на одну из них можно загрузить только тип 002, а на другую только 003. Если ответственное лицо принимает участие в торгах на торговой площадке гособоронзаказа, то на него делается ещё и третья МЧД в личном кабинете АСТ ГОЗ.

Для удобного хранения и управления всеми МЧД из одного места воспользуйтесь сервисом Астрал.Доверенность. Здесь вы сможете оформить практически любую МЧД, независимо от её формата, будь то для ФНС, Госуслуг или других платформ. Если МЧД можно создать только на сайте регулятора или она оформлена через другую ИС, то её можно загрузить в наше решение для хранения и отслеживать её срок действия. Заполнение доверенности упрощается тем, что некоторые данные автоматически заносятся в нужные строки. Оформить документ может не только директор, но и сотрудник с доступом. То есть вы сами сможете заполнить МЧД на себя или коллегу и отправить на подписание директору.

Как определить необходимый формат МЧД для конкретной информационной системы

Чтобы понять, какую МЧД использовать, нужно обратиться к правилам информационной системы, для которой оформляете документ. Мы создали удобную таблицу с информацией о форматах МЧД, используемых на электронных площадках. Вы сможете посмотреть, какой тип доверенности использовать и можно ли её выпустить через Астрал Доверенность.

Заключение

Переход на единый формат МЧД 003 пока не является обязательным. В настоящее время разрешено использовать различные типы МЧД. Хотя применение единого формата всеми участниками электронного документооборота представляется удобным и может улучшить взаимодействие, рынок ещё не готов к полному переходу. Поэтому форматы 002 и 003 будут доступны и дальше. Но важно позаботиться об удобном использовании разных типов доверенностей. Выберите сервис, который поддерживает работу со всеми необходимыми форматами, автоматизирует создание и управление МЧД, а также интегрируется с используемыми вами ИС и торговыми площадками. Такой подход сэкономит время и ресурсы, минимизирует ошибки и обеспечит бесперебойное участие в ЭДО, независимо от требований конкретной платформы.