МЧД для уполномоченного представителя

МЧД для уполномоченного представителя — это один из инструментов для тех, кто взаимодействует с партнёрами и госорганами посредством ЭДО. Сегодня электронный документооборот стал не только удобным решением для бизнеса, но и обязанностью в некоторых случаях. Например, налоговая принимает отчётность только в цифровом виде, а государственные и коммерческие тендеры проходят на электронных торговых площадках. Подписывать документы без доверенности в этих ситуациях может только директор или предприниматель. А действовать от их имени может уполномоченный представитель, на которого оформляют машиночитаемую доверенность.

В этой статье расскажем, что такое МЧД и когда уполномоченным представителям необходимо её применять.

Что такое МЧД для уполномоченного представителя

МЧД — это доверенность, составленная в электронном виде в формате XML. Она оформляется согласно требованиям, утверждённым приказом Минцифры России №858.

Ключевая особенность машиночитаемой доверенности — автоматизированная проверка подписи и полномочий представителя, а также обработка информационными системами. Это ускоряет документооборот и снижает риск ошибок.

Кто может быть уполномоченным представителем

Уполномоченным представителем может быть любое физическое лицо для совершения юридически значимых действий. Организация или другое лицо передаёт ему свои полномочия на совершение определённых действий.

Это может быть:

• Сотрудник организации: менеджер, юрист, кадровик, бухгалтер и т.д.
• Внештатный специалист или консультант: адвокат, нотариус, аудитор и т.д.
• Любое другое физическое лицо: любое лицо доверителя, независимо от наличия трудовых или иных договорных отношений. Например, родственник, друг, знакомый.

Для передачи полномочий может быть составлен трудовой договор, договор на оказание услуг, должностная инструкция или отдельный приказ. В каждом случае оформляется доверенность. Если используется ЭДО, то доверителю понадобится МЧД.

Где уполномоченный представитель использует МЧД

Уполномоченный представитель использует МЧД для:

• Участия в электронных торгах: подачи заявок, заключения контрактов и других действий от имени организации.
• Взаимодействия с госорганами: сдачи отчётности и документов, получения информации и услуг онлайн.
• Работы с юридическими документами: подписания и отправки электронных документов.
• Обмена юридически значимыми документами с контрагентами.

Как уполномоченному работать с МЧД

Уполномоченное лицо получает МЧД от руководителя организации, подписанную его КЭП, например, юрлица или ИП. При подписании документов своей КЭП физического лица, уполномоченное лицо прикрепляет к ним файл МЧД, подтверждая свои полномочия.

МЧД предоставляется вместе с подписанным документом контрагентам или госорганам. Важно хранить МЧД в надёжном месте и следить за сроком её действия, а также помнить об ответственности за действия, совершаемые в рамках предоставленных полномочий.

КЭП юрлица и ИП можно получить только в УЦ ФНС и доверенных лиц УЦ ФНС. Физические лица обращаются в аккредитованные Минцифры удостоверяющие центры.

Какие типы МЧД существуют сегодня

Сейчас есть несколько типов МЧД:

• 5.01 — только для работы с налоговой.
• 5.02 — заменит тип 5.01 с начала 2025 года.
• 002 — для хозяйственных сделок между организациями.
• 003 — универсальный формат для работы с контрагентами, госорганами и различными информационными системами.
• Специальные форматы для отдельных систем, таких как: СФР, ГИИС ДМДК, ЭлПТС, ФГИС МДЛП.

Передоверие МЧД

МЧД может создаваться с правом или в порядке передоверия. Доверенность с правом передоверия позволяет руководителю делегировать подписание МЧД другому лицу или организации. Это избавляет руководителя от необходимости подписывать каждую доверенность лично. Такая «корневая» МЧД становится основанием для выдачи последующих доверенностей. МЧД, выданная в порядке передоверия, подписывается не руководителем, а уполномоченным им лицом. Если «корневую» МЧД отозвать, то последующие доверенности в цепочке перестают действовать.

Только руководитель, официально зарегистрированный в ЕГРЮЛ как лицо, имеющее право действовать от имени организации без доверенности, может подписать «корневую» МЧД, предоставляющую право подписи МЧД другому лицу или организации. Также МЧД с правом передоверия может подписать нотариус своей КЭП.

Доверенность, выданная руководителем головной организации, филиала или представительства, не требует нотариального заверения. Однако, если полномочия передаются сотруднику, доверенность необходимо заверить у нотариуса. Пока нотариусы заверяют только универсальные МЧД, но не те, что предназначены для ФНС.

Как оформить МЧД

Для оформления МЧД необходимо:

1. Всем участникам взаимодействия получить КЭП.
2. Сформировать МЧД в XML-формате. Для этого можно использовать сайт налоговой или специальные сервисы. В доверенности обязательно должны быть указаны:
   • данные доверителя и представителя;
   • срок действия доверенности;
   • перечень полномочий, предоставляемых представителю;
   • дата выдачи доверенности.
3. Подписать МЧД КЭП доверителя.
4. Зарегистрировать МЧД в системе распределённого реестра ФНС. Это необходимо для проверки её подлинности и актуальности. Регистрация осуществляется операторами электронного документооборота.

Из-за разницы типов машиночитаемых доверенностей на одного уполномоченного представителя может потребоваться оформление нескольких МЧД.

Преимущества использования сервиса Астрал Доверенность

«Астрал Доверенность» — это комплексное решение для работы с МЧД, упрощающее ЭДО и обеспечивающее юридическую значимость электронных документов. Сервис предоставляет уполномоченным представителям удобный и безопасный способ работы с МЧД. Особенно актуален для тех, кто сдаёт отчётность за другие организации. Вы можете выбрать один из подходящих для вас тарифов. Например, в тарифе «Расширенный» можно создавать МЧД от разных юрлиц, что удобно для работы с большим числом организаций.

Преимущества использования сервиса:

• Удобное использование: единый реестр позволяет отслеживать сроки действия документа, хранить данные о доверенностях и проводить выгрузку архивов.
• Добавление МЧД из другой системы: загрузите МЧД, созданную в другой ИС.
• Создание шаблонов или копирование: для быстрого взаимодействия используйте шаблоны с полномочиями или создайте доверенность, на основе текущей.
• Сохранение черновиков и отправка на подпись: если МЧД нужно согласовать, то сохраните её в черновик или отправьте сразу на подпись директору.
• Централизованное управление доверенностями: все МЧД хранятся в одном месте, что упрощает их поиск, контроль сроков действия и отзыв.
• Различные права доступа: сервис позволяет разным сотрудникам работать с системой, имея разные уровни доступа.
• Техническая поддержка: помощь специалистов в настройке и использовании сервиса.