Электронная трудовая книжка (ЭТК) действует в России уже второй год. Переходный период, когда сотрудники определялись какую форму трудовой оставить — электронную или бумажную, завершился 1 января 2021 года. Трудоустроенные граждане могут посмотреть данные о своей трудовой деятельности в личном кабинете на Едином портале госуслуг (ЕГПУ).
Электронная трудовая книжка позволяет физлицам получать информацию о приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность и других трудовых событиях в любой момент времени. Данные можно выгрузить с ЕГПУ в виде выписки, заверенной электронной подписью, что придаёт документу юридическую значимость. Это подтверждает Минцифры России.
Разберём основные моменты, как работать с ЭТК, в чём её преимущества, что нужно знать работодателю и работникам об электронных трудовых книжках.
Бумажные и электронные трудовые книжки
ЭТК ввели в 2020 году, и работники в добровольном порядке определялись, как будет фиксироваться их трудовая деятельность — только в электронной трудовой книжке или в электронной и бумажной одновременно.
Если выбор работника был сделан в сторону электронной книжки, то он писал заявление работодателю о переходе на ЭТК, чтобы тот направлял необходимую информацию в ПФР. Бумажная трудовая при этом выдавалась на руки, чтобы работник мог предъявить её для подтверждения стажа до 2020 года. Сотрудники, которые выбрали бумажный вариант и не подавали заявлений, остались с бумажными книжками. Работодатель будет фиксировать их деятельность в электронном и бумажном виде.
С начала 2021 года все новые специалисты, которые впервые устроились на работу, автоматически получают ЭТК, поскольку бумажные трудовые уже не оформляют. В 2022 году переход на электронные трудовые книжки полностью завершился и все работодатели, согласно ст.66.1 ТК РФ, обязаны вести сведения о трудовой деятельности и стаже каждого работника в электронном виде, чтобы они хранились в информационных ресурсах ПФР.
Какие сведения указываются в ЭТК
Работодатель формирует электронные сведения о трудовой деятельности на всех сотрудников, с которыми заключён трудовой договор. Неважно, на какую ставку трудится работник — полный или неполный рабочий день. В электронной трудовой книжке отражаются следующие данные:
- ФИО работника;
- дата его рождения;
- СНИЛС;
- место работы и профессия;
- должность, специальность, квалификация, вид деятельности;
- дата трудоустройства или расторжения трудового договора;
- основания и причины приёма на работу, переводов, увольнений.
Сведения формируются и на тех, кто находится в отпусках за свой счёт, в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребёнком до 3-х лет. Это связано с тем, что в этот период трудовой договор с сотрудником продолжает действовать.
Кроме того, электронные данные составляются на внутренних и внешних совместителей, которые работают по трудовым договорам.
Преимущества электронной трудовой книжки
У ЭТК имеются следующие преимущества перед бумажной книжкой:
- возможность у сотрудников быстрого и удобного доступа к данным о своей трудовой деятельности, которые можно получить на портале Госуслуг;
- все ошибки и неточности в сведениях сводятся к минимуму — их можно проверить в любой момент;
- исключается подлог документов и изменение оснований увольнения;
- отсутствует риск потери или порчи документа;
- снижены затраты на приобретение, ведение и хранение трудовых книжек в бумажном виде;
- возможность удалённого оформления пенсии по данным лицевого счёта, дополнительных документов для подтверждения не требуется;
- упрощается процедура оформления нового сотрудника, удобно при удалённом трудоустройстве;
- высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Из минусов можно выделить, что в электронной версии не отображаются сведения о награждениях работника, а для получения статуса «ветеран труда» будут нужны дополнительные документы и грамоты. Также не вносится информация о дополнительном образовании или обучении до начала официальной работы.
Если работодатель забудет передать СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, то этот период не будет учтён в стаж, поэтому работнику стоит периодически получать выписку из ЭТК для проверки.
Работник может получить сведения любым из способов:
- у работодателя по последнему месту работы;
- в МФЦ;
- в отделении ПФР или на его официальном сайте;
- через портал Госуслуг.
Как получить сведения через Госуслуги
Для ознакомления с записями своей ЭТК и получения выписки через ЕГПУ не нужно регистрироваться и проходить авторизацию на сторонних сервисах. Необходимо только, чтобы у пользователя Госуслуг был статус «Подтверждённая учётная запись».
На портале рассказывается обо всех способах получения подтверждения:
- через онлайн-банки;
- через личное посещение Центра обслуживания (с собой нужно иметь паспорт и СНИЛС);
- по Почте России — пользователь заказывает из профиля код подтверждения личности;
- с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Первые три способа имеют за собой некоторые ограничения: нужно быть клиентом одного из банков-партнёров портала, личное посещение не совсем удобно, ждать ответа от Почты РФ приходится долго. Владельцам УКЭП в данной ситуации проще всего.
С 1 января 2022 года изменились правила выдачи УКЭП. Теперь подпись ИП или руководителя юридического лица получают только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. А подпись физлица выдают в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
После получения подписи следует действовать по инструкции. Как только подтвердят учётную запись пользователя, можно получать выписку о трудовой деятельности. Для этого необходимо зайти в раздел «Услуги», выбрать категорию «Работа и занятость», затем «Трудовое право», найти пункт «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажать кнопку «Получить выписку».
Срок формирования выписки может занимать до трёх рабочих дней. Потом её можно сохранить на компьютер или мобильное устройство, направить на электронную почту или распечатать и предоставлять в любых инстанциях.
Как перейти с бумажной трудовой книжки на электронную версию
Сотрудник в любое время может отказаться от бумажного документа и перейти на электронную трудовую книжку. Для этого нужно у своего работодателя запросить и подписать заявление о переходе. После этого работнику на руки выдаётся бумажная трудовая книжка и работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение (п. 5 ст. 2 № 439-ФЗ).
До того, как выдать бумажную книжку, в неё вносятся следующие записи:
- порядковый номер записи;
- дата выдачи трудовой книжки на руки;
- отметка: «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 ФЗ от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ)»;
- далее ставится дата подачи заявления о переходе.
Записи заверяются печатью организации, подписью работодателя или сотрудника, который отвечает за ведение трудовых книжек.
В графе 13 также необходимо указать: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ». Далее свою подпись ставит сотрудник при получении книжки на руки.
Что будет, если работодатель не подал данные в ПФР
Если работодатель не передаст сведения в Пенсионный фонд России, то данный период работы не будет учтён в трудовой стаж. За непредставление СЗВ-ТД в срок, а также за передачу неполной или недостоверной информации предусмотрен административный штраф. Для должностного лица — от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП). В роли должностного лица может быть руководитель (гендиректор) или ответственный сотрудник, который занимается обязанностями по составлению и сдаче СЗВ-ТД (бухгалтер, сотрудник отдела кадров)
Если работник самостоятельно обнаружил при получении выписки из электронной трудовой книжки, что сведения неполные, то согласно ст. 66.1 ТК РФ, он вправе направить письменное заявление работодателю. По этому заявлению работодатель обязан исправить или дополнить данные о трудовой деятельности. Их необходимо передать в систему пенсионного страхования для хранения в информационных ресурсах.
Работодателю также грозит административная ответственность, если он:
- не ведёт бумажную или электронную трудовую книжку;
- потерял бумажную трудовую книжку;
- отказал сотруднику в выдаче трудовой книжки или выписки сведений в электронном виде
За первое нарушение полагается штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП: для должностных лиц — в размере от 1 до 5 тысяч рублей, для компаний — от 30 до 50 тысяч рублей. За повторное нарушение — санкции по части 2 статьи 5.27 КоАП вплоть до дисквалификации на срок от одного года до трёх лет.
Изменения в отношении электронных кадров
Ключевое изменение, которое всех ожидает — с 1 января 2023 года объединяются ПФР и ФСС в Единый государственный внебюджетный Социальный фонд. Объединение фондов позволит:
- создать единую базу для начисления страховых взносов;
- принимать отчётность по единой форме;
- ввести единый тариф страховых взносов;
- сократить затраты на содержание двух смежных структур.
Помимо этого, для работодателей упрощается процедура начисления пособий. Раньше приходилось направлять средства отдельно на пенсионное, социальное и медицинское страхование своих работников. После объединения ПФР и ФСС появится один тариф для всех видов страхования.
Сотруднику будет проще получать выплаты и социальные льготы от государства, не утруждаясь в сборе всех необходимых документов, поскольку ведомства имеют доступ ко всем сведениям и могут обмениваться данными между собой.
