Как сделать усиленную квалифицированную электронную подпись

Правовое регулирование электронной подписи (ЭП) осуществляется Федеральным законом «Об электронной подписи» 63-ФЗ.

ЭП подтверждает личность подписавшего, шифрует и фиксирует данные при передаче, защищает их от изменений после заверения. Используется на web-страницах при онлайн-оплате, входах в ЛК различных ресурсов и для подписания документов. Имеет различную степень защиты и юридическую силу, отчего делится на простую и усиленную.

В статье рассмотрим, что такое квалифицированная электронная подпись (КЭП), её виды, способы применения и как её сделать.

Что такое усиленная ЭП

Усиленная ЭП имеет криптографическую защиту. Обладает средствами, которые обеспечивают аутентификацию, шифрование, конфиденциальность и целостность файлов. В зависимости от того, какой уровень безопасности могут предоставить такие средства, подпись бывает квалифицированная (КЭП) и неквалифицированная (НЭП).

Квалифицированная

Квалифицированную электронную подпись выдают только в удостоверяющих центрах, которые получили аккредитацию Минцифры, УЦ ФНС и доверенные лица налогового органа. Служащим бюджетных учреждений выдают ЭП в Федеральном казначействе, а сотрудникам кредитных организаций — в Банке России. Её используют для электронного документооборота с коммерческими организациями и государственными органами.

Сертификат подписи содержит сведения о владельце. Соответствует стандартам ГОСТ, а алгоритм защиты сертифицирован ФСБ. Документ, заверенный КЭП, имеет юридическую значимость и равноценен бумажному.

Неквалифицированная

НЭП могут выдавать как аккредитованные, так и неаккредитованные удостоверяющие центры. Строгие требования к сертификатам ЭП не предъявляются. Не подходит для сдачи государственной отчётности. Данная подпись имеет юридическую силу только для внутреннего документооборота. Чтобы правомерно обмениваться документами с партнёрами, требуется заключать дополнительное соглашение.

Где применяется квалифицированная электронная подпись (КЭП)

КЭП необходима юрлицам, индивидуальным предпринимателям и физлицам. Данный вид подписи используется для электронных торгов и работы на госпорталах, сдачи отчётности и в системах маркировки, при ЭДО с работниками и партнёрами.

Ниже рассмотрим, для каких задач можно использовать квалифицированную электронную подпись.

Закупки и торги

• регистрация на электронной торговой площадке (ЭТП);
• обмен документами с заказчиками, поставщиками и операторами ЭТП.

Госуслуги

• регистрация индивидуального предпринимателя и юридического лица;
• добавление филиалов и изменение регистрационных данных фирмы;
• получение патента;
• запрос официальной статистики.

Налоговая служба — сайт nalog.ru

• ответы на требования;
• отправка документов;
• проверка налоговых расчётов;
• уточнение о недоимках, переплатах, штрафах;
• регистрация индивидуального предпринимателя и юридического лица;
• смена системы налогообложения;
• регистрация онлайн‑кассы;
• оформление налогового вычета.

Росреестр

• регистрация прав и сделок с недвижимостью;
• подача заявления на кадастровый учёт;
• подписание и отправка межевых и технических планов;
• получение сведений из госреестра кадастровых инженеров, ГКН и ЕГРП.

Таможня — сайт customs.gov.ru

Подписание и отправка:

• транзитных деклараций;
• разрешительных и сопроводительных документов;
• документации о временном размещении и хранении товаров.

Система маркировки «Честный знак»

• регистрация в ГИС МТ «Честный знак»;
• предоставление отчётов о поставке, приёмке и продаже маркированных товаров. К ним относят:
• обувь;
• лекарства;
• парфюмерию;
• меха;
• фотоаппараты;
• автомобильные шины;
• текстиль
• молоко;
• пиво;
• бутилированную питьевую воду;
• велосипеды.

ФГИС «Меркурий»

• регистрация на ФГИС «Меркурий»;
• запросы, составление, аннулирование и погашение ветеринарных сопроводительных документов для продукции животного происхождения.

ГАС «Правосудие» и система «Мой Арбитр»

• подписание электронных судебных обращений: исковых заявлений, ходатайств, жалоб и пр.;
• подписание электронных документов по обеспечительным мерам, сканов судебных обращений в рамках уголовного судопроизводства.

Росаккредитация

• регистрация в системе Росаккредитации;
• подача заявлений на получение аккредитации;
• регистрация декларации соответствия или прекращение её действия.

ЕГАИС «Алкоголь»

• регистрация в ЕГАИС «Алкоголь»;
• передача сведений о товародвижении алкогольных и спиртосодержащих товаров, а также лекарств.

ЕГАИС «Лес»

• регистрация в системе ЕГАИС «Лес»;
• передача сведений о товародвижении древесины.

Главгосэкспертиза — сайт gge.ru

• отправка проектов, результатов изысканий, текстов заключения экспертиз и финальных экспертных одобрений проектных документов;
• подача заявок на проведение госэкспертизы проектных документов;
• заверение пояснительных записок, схем и смет;
• внесение информации в ФГИС ЦС и ГИС ЕГРЗ.

Отчётность

С помощью КЭП осуществляется отправка отчётности в следующие государственные органы:

• ФНС — налоговые декларации, справки 3‑НДФЛ, расчёты по страховым взносам, НДС;
• ПФР — формы СЗВ‑М, СЗВ‑СТАЖ, ДСВ‑3 и СЗВ‑ТД;
• ФСС — 4‑ФСС и реестр для начисления пособий;

Для Росалкогольрегулирования и Росфинмониторинга электронная отчётность обязательна, бумажные версии документов ведомства не принимают. Росстат, Росприроднадзор и МВД таких требований не предъявляют, однако передавать электронные документы, подписанные КЭП, не запрещено.

Обмен электронными документами с сотрудниками и контрагентами

• для сотрудников — утверждение электронных кадровых документов;
• для контрагентов — работа с первичными учётными документами.

КЭП физлица

С помощью квалифицированной электронной подписи физлицо может зарегистрировать себя в качестве индивидуального предпринимателя или ООО. Данные действия выполняют через портал Госуслуги или сайт nalog.ru. Преимущество заключается в том, что подача и получение документов осуществляется удалённо. Пользователь не привязан к конкретному местоположению.

Также КЭП физлица используют:

• самозанятые — удалённо заверяют документы и подписывают контракты;
• врачи — оформляют больничные листы в ИС ФСС и работают в ЕГИСЗ;
• юристы — подписывают документы, делают запросы, подают иски через систему «Мой арбитр» и ГАС «Правосудие»;
• кадастровые инженеры — получают данные из ЕГРН, подают заявления, узнают информацию о недвижимости.

С КЭП физлица сотрудники могут подписывать файлы или сдавать отчётность от имени компании только с доверенностью. Копию документа предоставляют в бумажном, отсканированном или машиночитаемом виде. Только после этого госорганы работают с такой подписью, а документы будут иметь юридическую значимость.

КЭП организации или ИП

С данной подписью сотрудники компании могут вести деятельность от лица директора или учредителя:

• подписывать электронные документы;
• работать в системах маркировки;
• отправлять отчётность в государственные органы;
• вести электронный документооборот с контрагентами и штатными работниками организации.

Согласно законодательству, машиночитаемая доверенность (МЧД) становится обязательной с 1 сентября 2023 года. МЧД необходима для того, чтобы вести деятельность от имени ИП или юрлица: сдавать отчётность, отправлять документы контрагентам. Если ЭП сотрудника юрлица выпустили до 31 августа 2023 года, работник может подписывать документы с её помощью и без МЧД до 1 сентября 2024 года. Остальным сотрудникам после 1 сентября 2023 года нужно получить КЭП физлица и МЧД.

Подробнее ознакомиться с понятием МЧД рекомендуем в нашей статье.

Как сделать усиленную КЭП

Физлицо может получить усиленную КЭП в любом аккредитованном удостоверяющем центре. В нём же выдают подпись на сотрудника организации до 31 августа 2023 года. Подпись ИП или руководителя Юрлица получают только в УЦ налоговой службы или доверенной организации.