Электронная подпись в 2024 году: ответы на вопросы

В 2024 году произошло главное изменение, касающееся применения усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП, КЭП или ЭЦП). Машиночитаемая доверенность станет обязательной для всех, кто подписывает документы от имени организации.

В конце декабря 2022 года был принят Федеральный закон № 536-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». А в феврале 2024 издан приказ ФСБ №50, которые внесли существенные изменения в 63-ФЗ и 795 Приказ ФСБ соответственно.

Расскажем, что такое электронная подпись в 2024 году, где её может получить сотрудник, руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

Главные изменения в отношении электронной подписи с 2024 года

В последнее время законодательство претерпело ряд изменений, направленных на повышение безопасности использования электронных подписей.

Ключевые изменения в отношении электронной подписи начались ещё с 2023 года:

• До 01.09.24 — работники могли подписывать документы с помощью ЭП сотрудника юрлица без МЧД, но с бумажной доверенностью.
• С 01.09.23 — сертификаты сотрудников больше не могут быть использованы для подписи документов от имени организации, использование машиночитаемой доверенности стало обязательно.
• После 01.09.24 — работникам организаций и представителям ИП нужно получить КЭП физлица и оформить МЧД.

С 1 сентября 2024 использование машиночитаемых доверенностей стало обязательным при подписании документов от имени организации.

Какие ещё изменения произошли в 2024 году:

• Беларусь и Россия заключили соглашение о взаимном признании электронных подписей, что позволит использовать их при трансграничном электронном документообороте как в бизнесе, так и на государственном уровне. Это решение упростит процедуры взаимодействия, ускорит процессы и избавит от необходимости дублирования документов на бумаге. Соглашение стало результатом длительной подготовки и решения ряда технических вопросов, открывая полноценный доступ к госзакупкам обеих стран. В будущем данный договор может стать основой для разработки типовых соглашений с другими странами, способствуя развитию трансграничного электронного взаимодействия и цифровой интеграции.
• Аккредитованные удостоверяющие центры могут выдавать сертификаты УКЭП со сроком действия 12 лет. Однако это изменение не касается срока действия закрытого ключа, который по-прежнему выпускается на срок до 15 месяцев.
• Получить УКЭП стало проще и удобнее. Теперь можно выпустить КЭП удалённо через Единую биометрическую систему (ЕБС), не посещая офис удостоверяющего центра. Раньше такая возможность была доступна только при наличии действующего сертификата. Благодаря интеграции с ЕБС подтвердить свою личность можно онлайн, что удобно и безопасно.

Где получить электронную подпись в 2024 году

Рассмотрим, где получить квалифицированную электронную подпись предпринимателям, директорам организаций и их работникам.

Получение ЭЦП в налоговой юридическому лицу и ИП в 2024 году

Индивидуальные предприниматели и руководители организаций продолжают использовать в своей работе УКЭП. Она равнозначна своему рукописному аналогу и имеет юридическую значимость.

В настоящее время директорам и индивидуальным предпринимателям сертификаты выдаются Удостоверяющим Центром Федеральной налоговой службы. Руководители юрлица или ИП могут получить сертификаты УКЭП в 2024 году только в удостоверяющих центрах ФНС и её доверенных лиц.

Где получить ЭЦП на сотрудника организации в 2024 году

Коммерческие удостоверяющие центры выпускают сертификаты УКЭП только для физических лиц. Сотрудник организации теперь должен получить сертификат физического лица и соответствующую МЧД.

С 01.09.24 сертификаты ЭП юрлица или ИП, выданные на сотрудников в коммерческих УЦ, прекратили своё действие, и работать с ними запрещено. Также с этой даты работники юридического лица и представители ИП используют УКЭП физлица и машиночитаемую доверенность.

Подписывать документы за директора может не только штатный работник. Например, для экономии бюджета компания нанимает специалиста и предлагает ему сдельную оплату труда. Часто такие лица работают на себя и оформлены как самозанятые.

Какой USB-носитель потребуется для ЭЦП

ЭП формируется в процессе подписания документа. Чтобы её создать, требуются программные средства для работы с ЭЦП (криптопровайдеры) и ключи электронной подписи. Их устанавливают на ПК. Закрытый ключ обычно хранится на специальном защищённом носителе — токене.

При выпуске сертификата УКЭП в УЦ ФНС наличие токена обязательно. Это требование закреплено в регламенте удостоверяющего центра. Носитель должен иметь сертификацию ФСТЭК или ФСБ России.

При получении сертификата УКЭП физлица в коммерческом УЦ наличие токена не обязательное. Но специалисты тоже рекомендуют использовать защищённый носитель, так как это самый безопасный способ хранения и использования ключей УКЭП. Подойдут такие простые модели, как Рутокен Lite и JaCarta LT.

Если работаете в ЕГАИС, понадобится токен со встроенной криптографией. Например, Рутокен ЭЦП 3.0 или JaCarta-2 SE.

Как перевыпустить сертификат УКЭП удалённо

В 2023 году не все могли перевыпустить сертификат УКЭП удалённо. Это получалось сделать только в том случае, если у директора или ИП уже был действующий сертификат УКЭП ФНС. При этом важно условие, что ФИО директора и ключевая информация об организации не менялись. Нужно было зайти в личный кабинет ФНС, выбрать сервис «Перевыпустить сертификат электронной подписи», написать соответствующее заявление и подписать его действующим сертификатом ЭП. Ведомство выпускало новый сертификат, а старый аннулировало автоматически.

Теперь КЭП можно выпустить удалённо в ФНС и в некоторых коммерческих УЦ без действующего сертификата и не посещая офис.

Рассмотрим, как директору ООО или ИП удалённо получить электронную подпись (ЭЦП) в налоговой в 2024 году:

Можно ли выпустить сертификат электронной подписи по доверенности в ФНС

Получить сертификат квалифицированной электронной подписи в ФНС по доверенности нельзя. Даже если доверенность будет заверена нотариусом, заявление на выпуск сертификата ЭП не примут, а УКЭП не выдадут другому человеку: ни родственнику, ни сотруднику. Выпустить сертификат и ключи ЭП в налоговой можно только лично. В коммерческих аккредитованных центрах установлено такое же правило.

Предприниматель или директор должны явиться в налоговую с документами и сертифицированным токеном, заполнить заявление и получить сертификат УКЭП. Заранее записываться на определённые дату и время не требуется. Обслуживание клиентов ведётся в порядке живой очереди. Время посещения осуществляется согласно графику выбранного отделения ФНС.

Можно ли копировать ключи подписи для сотрудников

Техническая возможность копирования ключей электронной подписи ФНС на другие устройства отсутствует. Такие ключи УКЭП делают неэкспортируемыми. Копировать закрытый ключ на компьютер или другой носитель не получится.

Передавать свои ключи и сертификат ЭП другим лицам нельзя согласно законодательству. Отдавая личную УКЭП своему сотруднику, директор или ИП должны понимать риски, связанные с мошенническими действиями. Работа с ЭП часто касается бизнеса, личной информации или денежных средств. Попадание таких сведений в руки злоумышленников влечёт за собой серьёзные последствия. Ответственность при этом несёт владелец подписи.

Если удостоверяющий центр получит достоверный факт о том, что личную УКЭП директора или ИП использует другое лицо, то сочтёт данные действия за компрометацию. В этом случае ЭП аннулируют, согласно ч.6 и 6.1 ст.14 63-ФЗ. Документы, заверенные этой подписью, могут быть признаны судом недействительными, и организация получит штраф за не вовремя сданную отчётность. Поэтому лучше сделать для своего доверенного лица сертификат УКЭП физлица и машиночитаемую доверенность, чтобы избежать проблем.

Машиночитаемые доверенности (МЧД)

МЧД — это файл в формате XML, он содержит всю необходимую информацию о доверителе и уполномоченном лице. Является полным аналогом бумажной доверенности.

С 01.09.24 изменился порядок работы в области электронных подписей. Использование машиночитаемой доверенности совместно с КЭП физлица станет обязательным. МЧД наделяет полномочиями доверенных лиц, которые действуют от имени индивидуального предпринимателя или директора организации. Такими лицами могут быть бухгалтер, ответственный сотрудник, наёмный работник или любое физическое лицо, не имеющее отношение к ИП или ЮЛ.

Машиночитаемая доверенность станет обязательной для всех работников, взаимодействующих с партнёрами, клиентами и госорганами от имени организации или ИП.

МЧД используется совместно с УКЭП физического лица и заменяет сертификаты УКЭП сотрудников юрлица. Квалифицированный сертификат можно получить через государственные и коммерческие удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифры.

Популярные вопросы