Регистрация печати ИП в налоговой

Ответим сразу на вопрос читателей: нужна ли регистрация печати индивидуальному предпринимателю? Нет, не нужна. Закон не требует от ИП в обязательном порядке проводить регистрацию печати. Индивидуальный предприниматель вправе выбрать её использование по своему усмотрению.

О том, когда предпринимателю нужна печать, какой она должна быть и как зарегистрировать её в налоговой, расскажем в статье.

Зачем индивидуальному предпринимателю печать в 2025 году

Несмотря на то что закон не обязывает индивидуальных предпринимателей регистрировать печать, в процессе своей деятельности они могут столкнуться с ситуациями, в которых для заверения документов она нужна.

Подписанные собственноручно без печати договор поставки или транспортная накладная обладают такой же законной силой, как и документ с оттиском. Однако государственные органы или банковские учреждения часто продолжают требовать удостоверение документов печатью. Её использование объясняется необходимостью защиты документов от подделок и привычкой, сложившейся до повсеместного использования электронного документооборота (ЭДО).

Если индивидуальный предприниматель использует ЭДО, то печать не нужна, вместо оттиска на цифровых документах ставится электронная подпись ИП.

Когда у предпринимателя есть собственная печать, то её оттиск потребуется на определённых документах. Это поможет предотвратить юридические споры, связанные с вопросами об их подлинности. Например, если у ИП имеется печать, но она не проставлена на договоре, суд может признать его недействительным.

На какие документы нужно ставить печать

Печать индивидуального предпринимателя желательно проставлять на следующих бумажных документах:

• заявки на участие в торгах;
• контракты;
• путевые листы;
• бумажные трудовые книжки;
• договоры расчётного счёта;
• иные документы с контрагентами.

Кроме того, нет законодательных норм, обязывающих подписывать документы с использованием печати. Например, в соответствии с Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 года, в бумажной трудовой книжке предусмотрено место для печати. Её нужно поставить на обложку и страницы с записями о принятии на работу и увольнении. Но его используют только при наличии печати. Если у предпринимателя нет своей печати, то записи в трудовых книжках его сотрудников могут быть сделаны без неё и всё равно будут иметь юридическую силу.

Нужна ли ИП регистрация печати в налоговой

Регистрировать печати или штампы не требуется ни в федеральной налоговой службе, ни в органах статистики, ни в фондах. Официально ФНС не ведёт такого реестра и не требует от индивидуальных предпринимателей какого-либо учёта.

Как работать с контрагентами без печати

Если новый партнёр ведёт бумажный документооборот, то ему необходимо направить официальное уведомление об отсутствии печати. Это предотвратит возможные разногласия при оформлении договоров или актов приёмки работы на стадии обсуждения условий взаимодействия. Также документально уведомить государственные учреждения или банк. Оформляется такой документ в свободной форме.

В уведомлении об отсутствии печати указывается следующее:

• собственные Ф.И.О., ИНН и ОГРНИП;
• наименование и адрес контрагента. Если это юрлицо, нужно указать Ф.И.О. гендиректора;
• текст уведомления со ссылками на ГК РФ и Федеральный закон № 129-ФЗ от 08.08.2001;
• дата составления;
• подпись и расшифровка.

Что указать на печати

Если индивидуальный предприниматель всё же решил использовать печать, то оттиск должен состоять из следующих элементов:

• ОГРНИП,
• ИНН,
• Наименование — в этом случае просто «ИП»,
• Ф.И.О. владельца ИП,
• Наименование населённого пункта, где зарегистрирована организация.

Нормативы и требования к печати отсутствуют. Обычно это синий или чёрный оттиск. При желании можно добавить собственный логотип. Запрещено использовать Герб России, региона или города. Такое изображение могут иметь только госучреждения. Также нельзя использовать логотипы или товарные знаки других компаний.

Нужно ли осуществлять регистрацию печати для юридического лица

Регистрация печати в налоговой для ООО отменена с 2015 года и больше не является обязательным требованием.

В прошлом печать юридического лица подлежала регистрации в специализированном реестре. Ей присваивался уникальный номер, который отражался на оттиске. Такую услугу осуществлял ГУП «Московский реестр» в Москве. В настоящее время эта организация упразднена, а её архивные материалы переданы ООО «Мосреестр».

Несмотря на то что услуги по регистрации печатей всё ещё оказываются, этот процесс носит исключительно добровольный характер. Он не влечёт за собой каких-либо правовых последствий. Налоговый орган никак не участвует в регистрации печати ООО.

Если компания всё же решит использовать печать, то порядок её изготовления и применения определяется внутренними документами организации. Не обязательно, чтобы у ООО была круглая или квадратная печать. Можно использовать штампы различной формы со своим наименованием, собственным гербом или логотипом для офисных бланков. Или применять информационный оттиск на складе и в продажах, например, делать отметки «продано», «оплачено» или «отгружено». В общепитах встречаются нумераторы и датеры. Они упрощают работу с пищевыми продуктами. Так, во время проверки остатков можно легко найти и записать номер партии или отслеживать срок годности для списания продуктов.

Почему печати больше не надо регистрировать

Печать для предпринимателей и ООО больше не является необходимостью благодаря переходу на ЭДО с использованием электронных подписей и специальных сервисов. Организации и ИП используют товароучётные программы, позволяющие в режиме онлайн проводить приход товара и списания, проверять складские остатки и отслеживать продажи. Участники электронного взаимодействия могут удалённо подписывать товарно-транспортные накладные и другие документы финансово-хозяйственной деятельности. Также электронный документооборот используется для контролирующих органов, например, для сдачи отчётности в налоговую.