Как найти и оформить работников на предприятие

Вакансия и собеседование

Первое, что нужно сделать — создать вакансии и распространить их. Какая вакансия будет работать правильно? Та, в которой есть четкая структура и понятные требования.

Первым делом нужно точно сформулировать название должности. Учтите, по этому слову или словосочетанию кандидаты будут искать вакансии. Евгению нужен бухгалтер и подмастерье. С бухгалтером понятно, второе название — ни о чем. Помощник на производство пельменей, помощник на пищевое производство — уже приемлемо.

Полдела сделано, теперь нужно указать требования к кандидатам: навыки и личные которые необходимы для выполнения должностных функций. Коротко и четко обозначить должностные обязанности.

Далее нужно написать, в каких условиях будет трудится работник: цех или офис, сменный график или пятидневка и так далее. Также важно указать график работы компании и контактные данные: адрес, телефон для связи, имя того, с кем будет говорить соискатель, время, в которое он может позвонить.

Укажите зарплату. Можно указать диапазон и обозначить, что размер будет определен по результатам собеседования или испытательного срока. Также укажите, будут ли премии или другие преимущества: может быть, корпоративное питание или оплата проезда до работы.

Евгений составил вакансию и опубликовал на порталах по поиску работы и подбору персонала. В том числе, на бесплатных сервисах «Работа в России» и «Город работ». Молодец? Почти. Имеет смысл рассказать о поиске сотрудников знакомым, в том числе в соцсетях. Они могут кого-то посоветовать или помогут распространить информацию. Так наш герой нашел бухгалтера.

С помощником было труднее, пришлось провести несколько собеседований. Евгений понял для себя, что нужно определиться с вопросами для беседы заранее.

Вопросы должны проверять квалификацию человека и определять его мотивацию. Евгению важно, чтобы помощник относился к приготовлению продукции так же трепетно, как и он. Кому-то будет достаточно, чтобы сотрудник был готов четко выполнять инструкции за оклад. В других ситуациях важно, чтобы кандидат был нацелен на карьерный рост. Проще говоря, нужно определиться, кого искать.

Полезно узнать о том, что человек делал на предыдущем месте работы и какими успехами в карьере гордится. Можно поинтересоваться, чему кандидат научился на предыдущей работе. Важно узнать, чего он ждет от новой работы в плане денег и карьеры и почему он выбрал вашу вакансию. Это поможет понять, какие у человека ценности и как его можно будет мотивировать на трудовые подвиги.

В итоге Евгений решил нанять знакомого бухгалтера Ибрагима и помощника Никиту — выпускника колледжа пищевой промышленности. Никита по профессии еще не работал, но Евгений позвонил в колледж и получил на него хвалебный отзыв. Бывший студент не был королем вечеринок, технологические процессы знает на отлично, а в профессиональной смекалке ему нет равных.

Трудовой или гражданский договор

Надо сразу определиться: сотрудник нужен для выполнения конкретного заказа или трудовой функции? В первом случае оформляется ГПД. В таком контракте указывают конкретный результат, которого ждет заказчик, срок выполнения контракта и вознаграждение за результат.

Если Евгению понадобится помощь с выполнением заказа, он может заключить ГПД на конкретный объем продукции с другим ИП или самозанятым. Подрядчик будет работать на своей территории. Если наш герой решит взять помощников на время аврала на собственное производство, с ними можно заключить срочный трудовой договор.

Однако Евгений нанимает Ибрагима и Никиту на долгий срок и хочет заключить с ними бессрочный договор. Перед этим работодатель должен ознакомить сотрудников со внутренними локальными актами, которые касаются работников: положением о внутреннем трудовом распорядке, положением о премировании и техникой безопасности.

В трудовом договоре должны быть ссылки на эти документы. Также можно прописать все условия в самом документе, вместо отдельных актов. Содержание трудового договора определяет ст. 57 ТК.

Кадровые документы и персональные данные

Когда Евгений обо всем договорился с бухгалтером и помощником, пора оформить документы. Для этого понадобится получить согласие на использование данных работников согласно закону № 152-ФЗ.

При оформлении на работу сотрудник должен предоставить работодателю:

• паспорт;

• СНИЛС;

• трудовую книжку;

• военный билет или удостоверение;

• документ об образовании и квалификации, если работа требует специальных знаний или подготовки.

Для Никиты работа на производстве пельменей будет дебютом в карьере. Поэтому Евгений должен оформить для него СНИЛС и трудовую книжку. Она не нужна, если сотрудник устраивается к вам по совместительству.

Итак, документ у Евгения на руках и они в порядке: паспорта он пробил по базе МВД, диплом Ибрагима — на портале Рособрнадзора. Пора подписывать договор. Его оформляют в двух экземплярах: один остается у работника, второй — у Евгения. На экземпляре работодателя должна быть запись: «Экземпляр трудового договора получил», а под ней подпись сотрудника с расшифровкой.

Далее нужно издать приказ о приеме на работу. Его подписывают обе стороны договора.

Остается оформить личные карточки работников и внести в трудовые книжки записи о трудоустройстве.

Регистрация в ФСС

Евгений заключил контракты и теперь должен зарегистрироваться в качестве страхователя в ФСС. Это обязательно для работодателей, которые заключают трудовые договора. Также нужно зарегистрироваться в ФСС, если в гражданском договоре прописано условие о страховании.

Работодатель должен подать документы для регистрации в фонде в течение 30 календарных дней после оформления договора. За просрочку до 90 дней предпринимателя могут оштрафовать на 5 000 рублей, дольше – на 10 000 рублей.

Какие документы нужны:

• заявление;

• копия паспорта;

• трудовые книжки работников;

• ГПД, в которых предусмотрены взносы на травматизм.

ФСС принимает взносы на травматизм. Взносы на пенсионное и медицинское страхование перешли в ведение ФНС. Сообщать в налоговую о найме сотрудников не нужно — она узнает об этом из квартальной отчетности по взносам.

Зарплата, НДФЛ и взносы

Итак, Евгению предстоит начислять Ибрагиму и Никите зарплату, удерживать с них и платить в бюджет НДФЛ. Также нужно платить страховые взносы в ФНС и ФСС. Обо всем этом предприниматель будет отчитываться в Росстат, ФНС, ФСС.

Проще всего делать это через облачные сервисы: можно формировать отчеты с разных устройств из одной учетной записи. Ибрагим использует Новый Астрал Отчет. Программ на рынке много, но его интерфейс нравится ему больше.

Испытательный срок

Лучший способ посмотреть на работника в деле — установить испытательный срок. Такое условие должно быть оформлено отдельным соглашением. По-другому прописать его в трудовом договоре нельзя. В трудовую книжку отдельная отметка о принятии лица на работу с испытательным сроком не заносится.

Если сотрудник не справляется с должностными обязанностями, после испытательного срока уволить его проще, чем за несоответствие занимаемой должности.