Налоги и взносы за сотрудников ИП: как отчитаться

Расчет и удержание НДФЛ

Не только компании, но и физлица делят доход с государством. Делается это посредством удержания налога на доходы — НДФЛ с доходов физлиц. Ставка налога в общем случае равна 13%.

Если физлицо является наемным работником или подрядчиком компании, то работодатель или заказчик становится налоговым агентом этого физлица. Она должна рассчитать, удержать и перечислить в ИФНС налог с зарплаты сотрудника.

Но вернемся к нашим пельменям. Евгений тратит на зарплаты с учетом налога 80 000 рублей: 50 000 платит Ибрагиму, по 30 000 — подмастерью Никите. Зарплату он перечисляет дважды в месяц, в соответствии со ст. 136 ТК РФ.

НДФЛ считается от полной суммы зарплаты, но перечисляется только раз в месяц — не позже следующего дня после выплаты зарплаты по итогу месяца. Если этот день выпадает на выходной или официальный праздник, платеж переносят на ближайший рабочий день.

НДФЛ с отпускных и больничных нужно перечислить в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором доходы были выплачены.

Так сколько денег получат сотрудники Евгения на руки за полный месяц?

Рассчитаем зарплату Никиты: 30 000 – 30 000 * 13% = 26 100 рублей

А теперь зарплату Ибрагима: 50 000 – 50 000 * 13% = 43 500 рублей

Оба ежемесячно пополняют бюджет на сумму:

3 900 + 6 500 = 10 400 рублей

А еще Евгений платит 6% с дохода ИП за вычетом расходов, потому что использует режим налогообложение «Доходы минус расходы». В прошлом месяце он уплатил 7 080 рублей.

Куда эти 17 480 рублей уходят ежемесячно? На работу детских садов, школ, полиции и судов, на ремонт дорог и на социальные программы, поддержку малоимущих. Налоги идут в основном в бюджет региона, где зарегистрирована компания.

Все это Ибрагим объяснил Евгению и Никите. А Евгений пообещал, что в скором времени Ибрагим будет получать на руки 50 000 рублей, а Никита — 30 000 рублей. Как посчитать НДФЛ, отталкиваясь от заданного значения зарплаты? Ибрагим объяснит на своем примере.

Для этого нужно разделить сумму зарплаты, которую планируется выдавать на руки, на разницу между 100% и 13%:

50 000 : 87% = 57 470 рублей

Итак, налог посчитали и перечислили в казну. Что дальше? Ибрагим будет отчитываться об исполнении этой обязанности в ИФНС.

Обобщенный расчет 6-НДФЛ

Ибрагиму нужно ежеквартально сдавать в ИФНС форму 6-НДФЛ. Это обобщенный расчет, в котором нужно отразить доходы и суммы НДФЛ, начисленные и удержанные по всем сотрудникам в сумме.

Документ нужно сдавать в электронном формате, если за отчетный квартал компания платила зарплату менее, чем 25 сотрудникам. Ибрагим может сдавать отчет, составленный на бумажном бланке.

Форму 6-НДФЛ нужно направить в ИФНС не позже последнего дня месяца, идущего за отчетным кварталом.

За каждый месяц опоздания с предоставлением отчета компанию могут оштрафовать на 1 000 рублей по п. 1.2 ст. 126 НК РФ. Ибрагима могут оштрафовать на сумму до 500 рублей по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ как ответственное лицо.

Справка 2-НДФЛ

По итогам года сведения об удержании и уплате НДФЛ с сотрудников нужно представить в ИФНС в справке 2-НДФЛ. Форму справки утвердил приказ ФНС № ММВ-7-11/566 от 02.10.2018 года.

Форма 2-НДФЛ — это справка по каждому сотруднику о том, сколько налоговый агент ему заплатил и сколько удержал налога за прошедший год. Ибрагиму нужно сдавать этот документ не позднее 1 апреля.

Однако если по каким-то причинам налоговый агент не мог удержать НДФЛ, он должен отчитаться об этом не позднее 1 марта.

Справка 2-НДФЛ может понадобится сотруднику или подрядчику компании. И работодатель должен выдать ее:

• сотруднику — по устной или письменной просьбе – в течение трех дней со дня обращения;

• физлицу, которое получало облагаемую НДФЛ оплату от компании — в течение 30 дней со дня обращения.

Также справку о доходах предоставляют физлицу в день увольнения из компании.

Если Ибрагим просрочит сдачу 2-НДФЛ в налоговую, фирму Евгения могут оштрафовать ст. 126 НК РФ на 200 рублей за каждый документ, который сдан не вовремя. То есть, Евгению придется уплатить 600 рублей штрафа (200 * 3). Немного, но если вырастет штат, вырастит и штраф.

Страховые взносы

Евгений удерживает НДФЛ с зарплаты сотрудникам, то есть уменьшает выплаты на сумму налога. А вот выплачивать страховые взносы он должен сам. Из денег бизнеса или личных средств — он должен исполнить свои обязательства перед командой, которую нанял.

Страховые взносы нужно делать ежемесячно. Деньги перечисляют в ФНС и ФСС каждый месяц. Что это за выплаты?

• 22% — на обязательное пенсионное страхование. Уменьшается до 10%, если общая сумма выплат сотруднику в течение года превысит лимит. Для 2019 года лимит 1 150 000 рублей установлен постановлением Правительства № 1426 от 28.11.2018 года.

• 5,1% — на обязательное медицинское страхование.

• 2,9% — на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Как и пенсионные взносы имеют предельную базу. Как только выплаты в 2019 году достигают 865 000 рублей, взносы больше не начисляют до конца года.

• От 0,2 до 8,5% — взносы на травматизм. Платят за сотрудников, оформленных по трудовому договору, а также за подрядчиков, в договоре с которыми содержится такое условие. Размер взноса зависит от группы профессионального риска предприятия.

Взносы на травматизм Ибрагим будет перечислять в ФСС, остальные — в ФНС. Затем налоговая распределит деньги по фондам.

Группа профессионального риска и размер взносов указаны в «Уведомлении о размере страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» из ФСС. Его выдают при регистрации, а потом при ежегодном подтверждении основного вида деятельности. Правда, ИП подтверждает вид деятельности только при его изменении.

Взносы нужно переводить ежемесячно. Последний день — 15 число следующего месяца. Если оно приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Сведения о застрахованных лицах

Ибрагиму нужно не только перечислить взносы, но и отчитаться о них. Причем, хотя пенсионные взносы он перечисляет в ФНС, отчитаться о них нужно в ПФР.

Ежемесячно в ПФР Ибрагим будет сдавать форму СЗВ-М, или «Сведения о застрахованных лицах». Сдать ее нужно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Форма утверждена постановлением Правления ПФР № 83п от 01.02.2016 года.

СЗВ-М — это отчет по застрахованным лицам, то есть сотрудникам. В него включают сведения о сотрудниках, даже если они находятся в декрете или в отпуске. Если в отчетном периоде договор расторгнут, данные на такого сотрудника тоже отражают в СЗВ-М.

В отчет попадают работники, с которыми заключен:

• ГПД;

• трудовой договор;

• договор авторского заказа;

• издательский лицензионный договор;

• лицензионный договору о предоставлении права использования произведений науки, литературы, искусства;

• договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства.

Сдавать СЗВ-М нужно даже тогда, когда фирма приостановила деятельность, если в ней есть оформленные работники.

Если Ибрагим забудет отчитаться вовремя, Евгению придется заплатить штраф в размере 500 рублей за каждого работника в соответствии с ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ.

Расчет по страховым взносам

Форму РСВ (расчет по страховым взносам) ежеквартально сдают в ИФНС все страхователи. Она утверждена приказом ФНС № ММВ-7-11/551@.

Это отчетность о суммах вознаграждений физлицам, которые облагаются взносами на ОПС, ОМС и на ОСС по больничным и материнству. Также Ибрагим должен отразить в нем сумму взносов, которую фирма начислила и заплатила с облагаемой взносами базы за квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Рассчитаем, какие цифры получатся у Ибрагима при расчете пенсионных взносов, если Евгений повысит зарплаты сотрудникам с третьего месяца сотрудничества.

80 000 (зарплаты за первый месяц ) * 22% = 17 600 рублей

160 000 (зарплаты за два месяца) * 22% – 17 600 = 17 600 рублей

251 952 (зарплаты за три месяца) * 22% – 35 200 = 20 229 рублей

Срок представления расчета установлен п. 7 ст. 431 НК РФ. РСВ нужно представить в ФНС не позднее 30 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Сведения о стаже

Сведения о стаже передают по форме СЗВ-СТАЖ, которую утвердило постановление Правления ПФР № 3п от 11.01.2017 года. Она содержит сведения о страховом стаже всех работников и предоставляется в ПФР один раз в год. Также форму нужно выдать сотруднику при увольнении вместе с СЗВ-М.

Вместе с этим отчетом бухгалтер должен отправить в ПФР опись передаваемых сведений по форме ОДВ-1. Отчет сдается в районную ПФР до 1 марта года, следующего за отчетным.

Когда один из сотрудников выходит на пенсию, на него сдают отдельный отчет СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии». Этот отчет нужно подать в течение 3 календарных дней с даты, когда работодатель получил заявление с просьбой предоставить на него сведения о стаже.

Расчет 4-ФСС

Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения сдают в ФСС.

Сдают отчет по итогам каждого квартала по форме 4-ФСС, в нем отражаются только взносы на травматизм. Форма утверждена приказом ФСС № 381 от 26.09.2016 года.

Дополнительно указывается, оплачивались ли больничные за производственные травмы, были ли несчастные случаи на производстве, сколько работников должны проходить обязательные медосмотры и когда медосмотры проводились.

В бумажном виде отчет сдают не позднее 20 числа месяца, следующего за кварталом. В электронном — не позднее 25 числа. ИП без работников не сдает эту форму.

Назвался работодателем — плати и отчитывайся. Не хочешь вникать — нанимай бухгалтера, плати, а он отчитается. Только так получится работать спокойно, без штрафов.