Журнал учета ненормированного рабочего времени

В одной из наших статей, мы писали, что для учета рабочего времени сотрудников Госкомстатом России разработаны и утверждены две формы:

• Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;

• Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Отличаются они разделами и количеством полей для заполнения. Т-12 заполняется вручную, а Т-13 формируется автоматически. И тот и другой документ при передаче в бухгалтерию должен быть подписан ответственным лицом. Табель может быть бумажным или электронным. Для электронного понадобится электронная цифровая подпись.

Для учета дополнительных часов, предусмотренных трудовым договором, в рамках ненормированного рабочего дня унифицированного документа нет. Для этих целей руководство организации вправе самостоятельно разработать и утвердить нормативным актом документ учета. В компаниях с ненормированным рабочим днем отработанное время, как правило, фиксируется в журнале учета ненормированного рабочего времени.

Образец журнала

Что должен содержать

Типовой образец журнала содержит 7 столбцов. Все они обязательны для заполнения:

1. 1. Порядковый номер.

2. 2. Фамилия, имя, отчество сотрудника. Структурное подразделение компании, в котором он работает. Эту графу можно вынести отдельно.

3. 3. Табельный номер. Это номер, который присваивается сотруднику при поступлении на работу и сохраняется за ним на всем протяжении его трудовой деятельности в данной организации. Табельный номер работника используется во всех бухгалтерских отчетных документах.

4. 4. Причина привлечения к работе в ненормированном режиме. Как мы рассказывали в статье «Оформляем документально ненормированный график работы», основанием для привлечения сотрудника к внеурочной работе является приказ или распоряжение.

5. 5. Дата выхода на работу.

6. 6. Отработанное время.

7. 7. Общая продолжительность рабочего дня.

Что можно добавить

В зависимости от требований бухгалтерии, таблица журнала учета может быть дополнена необходимыми графами. Например, можно выделить в самостоятельные ячейки:

• время выхода на работу;

• время ухода с работы.

Если график выхода во внеурочные часы утвержден внутренним нормативным документом, то в таблицу вносится факт неявки сотрудника и ее причина.

Как и когда подавать данные

Оплата труда работнику осуществляется два раза в месяц. Это закреплено в статье 136 Трудового кодекса РФ. Это значит, что данные по отработанным часам, в том числе в рамках ненормированного режима работы, должны передаваться в бухгалтерию каждые 15 дней. Периодом заполнения журнала является один календарный месяц. Журнал учета ненормированного рабочего времени, так же, как и стандартный табель учета, закрывается последним числом месяца. Закрывать раньше его не рекомендуется. Даже за два дня до окончания отчетного периода могут возникнуть обстоятельства, при которых работник не явился на работу: взял больничный или уехал в отпуск.

Так как журнал учета — это отчетный документ, согласно которому начисляется зарплата или дополнительный отпуск работнику с ненормированным рабочим днем, то он должен быть заверен подписью ответственного лица. Если учет ведется в электронной форме, то для заверения используется электронная цифровая подпись.

Как происходит оплата ненормированного рабочего дня, мы рассказывали в одной из наших статей. Как рассчитывается отпуск, мы писали здесь.