Как правильно сделать запись в трудовой книжке в 2025 году

Работодатели обязаны вносить записи в трудовую книжку бумажного формата, если работник был трудоустроен раньше 1 января 2021 года и отказался переходить на электронный вариант документа. Ожидается, что от бумажных ТК полностью откажутся в 2027 году. Но до того момента обе версии трудовой имеют равную юридическую силу.

В статье расскажем, как правильно сделать запись в трудовой книжке при трудоустройстве, переводе, увольнении и других кадровых изменениях в 2025 году.

Как и кем в трудовую книжку вносятся записи

Ответственность за оформление и заполнение трудовой книжки при приёме сотрудника на работу и в случае кадровых изменений лежит на работодателе. Им же ведётся новая или уже оформленная ТК. Правильно, если записи в трудовую вносит сотрудник кадрового отдела или другой специалист, уполномоченный вести кадровое делопроизводство, включающее также учёт, хранение и выдачу ТК.

Записи в бумажную трудовую вносят, если сотрудник не писал заявление о переходе на электронную ТК. Проверить наличие такого заявления просто: если работник перешёл на электронный формат, то в бумажной трудовой книжке должна быть специальная «закрывающая» запись. При её наличии новый работодатель уже не может вносить записи о трудовой деятельности и вознаграждениях сотрудника.

В 2025 году записи могут быть внесены разными способами:

• вручную;
• с помощью специального принтера;
• комбинированным способом (частично вручную, частично — печатным способом);
• вручную с использованием штампов и аналогичных приспособлений.

Когда необходимо делать записи в трудовых книжках

Правильно вносить записи в трудовую книжку только при определённых кадровых событиях. Здесь работодателям следует ориентироваться на Приказ Минтруда от 19 мая 2021 года № 320н, утверждающий порядок ведения и хранения трудовых книжек. Этот документ подробно расписывает случаи, когда в бумажную ТК необходимо внести запись:

• приём нового сотрудника на работу;
• увольнение;
• постоянный перевод на новую должность;
• получение работником второй и последующей профессии/специальности;
• повышение квалификации сотрудника;
• изменение наименования должности, которую занимает сотрудник;
• награждение работника за профессиональные успехи и достижения.

Кроме того, если в период работы сотрудника изменилось название организации, являющейся текущим работодателем, эти изменения также необходимо отразить в ТК. Любые другие записи (например, о выговорах и замечаниях, временных переводах) в трудовую вносить не нужно.

Как правильно вести учёт трудовых книжек

Работодатель должен вести учёт трудовых книжек, бланков и вкладышей в них. Для этого ему нужно создать книгу учёта бланков и вкладышей, а также книгу движения трудовых книжек. В соответствии с п. 40 Приказа Минтруда от 19 мая 2021 года № 320Н обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации.

Какие бланки бумажных трудовых использовать в 2025 году

С 1 января 2024 года новые бланки трудовых книжек может производить не только Гознак, но и любое другое предприятие, соответствующее определённым требованиям. Список таких производителей опубликован на сайте Гознака.

Менять старые трудовые книжки на новые образцы не обязательно, и если сотрудник при устройстве на работу предоставляет книжку старого образца, то работодатель продолжает вносить в неё записи в обычном порядке.

Если же возникает необходимость оформить дубликат в случае потери старой книжки, тут уже возможны варианты: можно использовать чистые бланки как старого, так и нового образца.

Как правильно заполнить ТК при её оформлении

Оформление бумажной трудовой книжки «с нуля» может потребоваться только в том случае, если сотрудник утратил свой документ и попросил работодателя сделать дубликат. Порядок заполнения трудовых книжек прописан в Приказе Минтруда от 19 мая 2021 года № 320н. В случае оформления ТК можно обратиться к Главе 5 указанного приказа «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки». Основные правила звучат так:

• на титульном листе запрещено вносить исправления, а ошибочно заполненный бланк подлежит уничтожению;
• даты правильно указывать в цифровом формате (например, «01.03.2025»), а не в словесно-цифровом;
• записи следует делать аккуратно, используя шариковую, перьевую или гелевую ручку со световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета;
• в ТК не следует использовать сокращения (например, «пр.» вместо «приказ»);
• все записи должны быть пронумерованы в пределах соответствующего раздела.

Титульный лист правильно заполнять в следующем порядке:

1. ФИО и дата рождения.
   Фамилия, имя, отчество и дата рождения должны полностью соответствовать данным из документа, удостоверяющего личность. Ошибки даже в одной букве или цифре могут привести к большим проблемам в будущем. В связи с этим работнику, возможно, придётся обращаться в суд для подтверждения факта владения трудовой книжкой.
2. Образование.
   Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа. Если в нём указаны магистратура или бакалавриат, вписывается «Высшее — бакалавриат» или «Высшее — магистратура».
3. Профессия, специальность.
   Профессию, специальность и квалификацию правильно указывать в соответствии с данными из документа об образовании. Если в нём содержатся лишь сведения о направлении, то можно не заполнять эту строку.
4. Подпись сотрудника.
   
5. Дата заполнения.
   
6. Подпись сотрудника, ответственного за ведение ТК.
   Часто возникают вопросы по поводу подписи лица, отвечающего за ведение трудовых книжек. На практике нередко указывается только фамилия. По мнению экспертов Роструда, это допустимо. Согласно ГОСТу р 7.0.97-2016, подпись должна включать:
   • наименование должности подписанта;
   • его личную подпись;
   • расшифровку — фамилию и инициалы.
   Однако из-за ограниченного места в трудовой книжке невозможно вписать всю эту информацию в одну строку.
7. Печать организации
   При наличии печати работодателю также необходимо использовать её при заполнении титульного листа.

Как правильно сделать запись о приёме на работу

Особенность внесения сведений о приёме на работу в ТК заключается в том, что начинать следует с графы 3. Там вписывается наименование организации, каким оно указано в учредительных документах, а также его сокращённое наименование (при наличии).

В графе 1 записывается порядковый номер записи, а в графе 2 — дата приёма на работу, которая указана в соответствующем приказе. Затем в графе 3 вносится запись, содержащая информацию о приёме на работу по шаблону: «Принят(а) в <структурное подразделение> <название должности, профессии, специальности с указанием квалификации>».

В графу 4 вносятся сведения о документе, на основании которого сотрудник был принят на работу — его вид, дату и номер. Например, «Приказ от 24.02.2022 №208-к».

Заполнение сведений по удалённому сотруднику

Информация о трудовой деятельности дистанционного сотрудника вносится по его желанию. Для этого сотрудник на удалёнке должен предоставить работодателю трудовую книжку. Это можно сделать заказным письмом по почте.

Как правильно сделать запись об увольнении сотрудника

Согласно п. 15 Приказа Минтруда № 320Н, информацию о прекращении трудового договора необходимо внести в сведения о приёме на работу.

В графе 1 следует указать порядковый номер записи, в графе 2 — дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения, а в графе 4 — документ, на основании которого была внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя), его номер и дата.

Как правильно внести запись о постоянном переводе

Если сотрудник начал работать на другой должности, перешёл в другое структурное подразделение или перевёлся на работу в другой местности, это считается переводом.

В этом случае нужно сделать запись в трудовой книжке по такому формату:

• номер записи (графа 1);
• дата перевода (графа 2);
• место работы и должность, на которые был переведён сотрудник (графа 3);
• ссылка на приказ о переводе с датой и номером документа (графа 4).

Запись о переходе на электронную трудовую книжку

При переходе на ЭТК запись в трудовой правильно выполнить по рекомендациям письма Минтруда и соцзащиты РФ от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150. Графы заполняются, как при любой другой записи в ТК.

Главное отличие — графа 3, в которую вносится информация о поданном заявлении. Правильно сделать запись в следующем порядке (в соответствующие графы):

1. Номер записи.
2. Дата выдачи трудовой книжки сотруднику.
3. Текст «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового Кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. №439-ФЗ)», ФИО и подпись начальника и сотрудника.
4. «Заявление от (число, месяц, год)», печать.

Записи в трудовой книжке: образец заполнения при переходе на ЭТК

Кроме того, соответствующую пометку необходимо сделать в журнале учёта движения трудовых книжек в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки». Текст должен иметь следующий вид:

«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».

Как правильно изменить запись о ФИО в бумажной трудовой

Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и о дате рождения возможно лишь при условии, что есть соответствующий документы. При изменении данных о ФИО в трудовой необходимо указать номер документа, дату выдачи и орган, выдавший документ.

Изменения должны быть внесены на титульный лист трудовой книжки. Старые данные зачёркиваются и заменяются новыми, а ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки. Они должны быть заверены подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации или кадровой службы.

Как правильно изменить запись об образовании или профессии

Порядок внесения новой информации об образовании отличается от способа изменения записи о ФИО при смене фамилии работника.

Изменения тоже вносятся на титульном листе, но при этом разрешается лишь дополнить уже имеющиеся записи без зачёркивания.

Ошибки в трудовой книжке и ответственность за них

В большинстве случаев ошибку в трудовой можно исправить. Сделать это может кадровый работник или сам руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

Ни у какой другой организации нет права вносить записи или исправления в трудовую книжку лица, которое не состоит с ней в трудовых отношениях. Единственное исключение – это случаи, когда оформляется дубликат трудовой. В такой ситуации записи может сделать правопреемник ликвидированной организации, которая выступала в роли работодателя.

Перед исправлением ошибки, допущенной другим работодателем, необходимо получить от него документ, подтверждающий ошибку. Например, справку, содержащую данные о приёме сотрудника на работу, с указанием номера приказа, должности и структурного подразделения. Кроме того, можно использовать заверенную копию приказа о приёме сотрудника на работу, его перевода или увольнения. Не существует чёткого перечня документов, необходимых для исправления ошибок, допущенных предыдущим работодателем.

Если исправить ошибку в трудовой невозможно, правильнее сделать дубликат ТК. Для этого требуется письменное заявление от работника. Оформление дубликата возможно в случае, если:

• запись об увольнении или переводе признана недействительной;
• трудовая книжка пришла в негодность (порваны страницы, ТК испачкана, обгорела и другое).

Если не исправить ошибку в бумажной или электронной трудовой книжке, нарушителя ждёт наказание. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ для должного лица предусмотрены санкции в виде предупреждения или штрафа в размере от 1 до 5 тысяч рублей, а юридические лица могут быть наказаны штрафом от 30 до 50 тысяч рублей.