Техподдержка:
Отдел продаж:
E-mail:
Отдел продаж:

Сергей Сакун

19 ноября 2020
105
Документы, которые нужно уничтожать
Бухгалтерия и кадры

Документы, которые нужно уничтожать

Зачем и как уничтожать документы


Уничтожать документы нужно, чтобы избежать мошенничества и кражи личных данных, которые они в себе содержат. Даже если информация неактуальна, она остаётся конфиденциальной. Если она попадёт в руки недоброжелателей, организация или её партнёры могут понести ущерб.


Неутилизированные документы с частной информацией могут стать причиной:


  • упущенной выгоды;

  • потери репутации;

  • уголовного преследования;

  • административных штрафов.


Уничтожать бумажные документы организация может как и собственными силами, так и воспользовавшись услугами компаний по уничтожению и утилизации.


Традиционно документы в офисе уничтожаются с помощью специального устройства — шредера. Он измельчает бумагу, после чего восстановить документ практически невозможно.


Документы, подлежащие обязательной утилизации


Сначала нужно уничтожать документы, содержащие информацию, которая может нанести вред и в хранении которой пропала необходимость.


Уничтожать нужно не только бумажные документы, но и любые другие, содержащие частную информацию. Например, пластиковые карты.


Банковские уведомления

К уведомлениям из финансовых учреждений относятся: чеки из банкоматов и банков, квитанции о приёме денег, выписки из лицевого счёта. Сами по себе эти документы не несут никакой опасности, однако они содержат в себе достаточное количество информации для мошенников. Например, с помощью чека недоброжелатель может получить товар, купленный вами.


Пример: предприниматель заказывает партию товаров. В пункте выдачи он может получить заказ, предоставив чек. Соответственно, если чек попадает в руки мошенника, тот может получить товар вместо настоящего покупателя.


Банковские уведомления должны уничтожаться сразу после того, информация будет зафиксирована или использована. Хранить подобные документы опасно.


Выписки по картам

Выписки по банковским картам содержат информацию о держателе карты и о его кредитных возможностях. В ней могут быть отражены: кредитный лимит, операции за определённый период, баланс счёта и другая частная информация.


Эта информация может быть полезной для преступника. В особенности — информация о кредитных возможностях. Эти данные могут помочь ему кредит на владельца карты.


Корешки квитанций

Квитанция делится на две части — основную и корешок. Обычно в корешке дублируются данные из основной части, которая остаётся у клиента. Корешок же остаётся у организации либо предпринимателя.


Корешки квитанций не представляют такой опасности, как выписки по картам и банковские уведомления. Всё же в них может содержаться частная информация клиента: занятость, состояние здоровья, наименование услуг, которыми он пользуется. Эта информация может быть использована во вред клиенту. В свою очередь, как следствие, клиент может нанести вред организации.


Информационные письма

Под термином информационные письма подразумеваются документы, которые используются для информирования клиентов и продвижения товаров или услуг. Сами письма не несут никакой опасности для организации, так как не должны содержать никакой личной информации.


Однако, некоторые из таких писем всё-таки могут содержать некоторые частные данные, которые могут быть использованы мошенниками. Например, уведомление о предварительно одобренном кредите. Уничтожать такие документы нужно сразу после получения и фиксации информации, которую они несут.


Налоговые декларации

Налоговые декларации тоже хранят в себе конфиденциальную информацию. Минимальный срок их хранения — 5 лет. После этого целесообразно их уничтожать. Чем больше устаревших деклараций хранится в организации, тем выше шанс хищения информации, которую они содержат.


Существуют различные виды налоговых декларация — по НДС, налогу на прибыль, НДФЛ и т.д. Данные, предоставляемые в них, отличаются, и могут представлять разный уровень опасности. Но после истечения срока обязательного хранения документов, каждый из них лучше уничтожить.


Налоговые декларации могут также могут быть использованы недоброжелателям для того, чтобы обеспечить потерю репутации организации.


Медицинские документы

Медицинские документы несут в себе конфиденциальную информацию о здоровье человека. Попав в руки недоброжелателей, такая информация может нанести вред не только организации, в которой они хранятся, но и самому человеку.


К таким документам относятся: счета, квитанции, результаты лабораторных исследований и т.д. Если они устаревают и более не несут никакой пользы, они должны быть уничтожены.


Страховые документы

К страховым документам относятся: сертификаты, премии, уведомления и т.д. Напрямую они не несут никакого вреда, однако страховые записи могут быть полезны для мошенников.


Страховые записи, которые уже были использованы и в хранении которых нет необходимости, нужно уничтожать.


Копии удостоверений личности

Копии паспортов и других удостоверений личности — один из самых опасных документов. Конечно, при себе лучше иметь копии, нежели настоящие документы. Однако, мошенники могут легко их использовать при хищении.


Лучше всего иметь при себе не более одной копии, а лишние — уничтожать. В копии содержится ключевая информация о человеке, поэтому она представляет угрозу при попадании в руки недоброжелателей.


Уведомления о льготах

Конфиденциальную информацию содержат и уведомления о льготах. Такие уведомления содержат основную информацию о гражданине: имя и фамилию, год рождения и т.д.


Полезной для мошенников в таком случае может стать информация о том, какими льготами пользуется человек. Путём махинаций недоброжелатель сам может получить эту льготу, имея при себе нужные документы.



Своевременное уничтожение ненужных документов предотвращает утечку важных данных. Бумаги утилизировать лучше постепенно, по мере необходимости, чтобы в один день не пришлось уничтожать большое их количество, затрачивая несколько часов.


Сергей Сакун

19 ноября 2020
105
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал Онлайн

Оnline-сервис для организации документооборота с контрагентами

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С