Важные изменения для уполномоченных бухгалтерий

С каждым годом в законодательство и требования в сфере бухгалтерии и налогообложения вносятся изменения. Именно поэтому профессионалы в этой области должны быть в курсе последних поправок и адаптироваться к новым правилам.

Уполномоченные бухгалтеры несут повышенную ответственность при ведении, подготовке отчётности и соблюдении налоговых и бухгалтерских правил. В данной статье мы рассмотрим некоторые важные изменения, которые произошли с 1 сентября 2023 года.

Что такое «уполномоченная бухгалтерия»

Уполномоченный бухгалтер – это сотрудник, который занимается созданием, проверкой и отправкой отчётности, а также имеет право подписывать документы от лица руководителя компании.

Обычно выделяют 2 типа УпБ:

• Сторонняя организация, которая оказывает бухгалтерские услуги;
  или
• Штатный сотрудник, ответственный за ведение бухгалтерии, в компании.

Уполномоченный сотрудник из сторонней организации – очень выгодная опция для индивидуального предпринимателя или руководителя, у которого не всегда есть возможность и желание иметь отдельного работника.

Более того, бывают случаи, когда штатный бухгалтер ушёл в отпуск или заболел, а нужно срочно поднять какой-нибудь документ или отправить отчёт в налоговую. В таких моментах может помочь именно наёмный бухгалтер. При этом есть ряд минусов, которые должен учитывать каждый директор компании при работе с УпБ.

Особое внимание стоит уделить правонарушениям. По Постановлению Президиума ВАС РФ № 57 вся ответственность за просрочку сдачи отчётности лежит на налогоплательщике, то есть на руководителе компании. Что же касается уполномоченного сотрудника, тот несёт наказание согласно гражданскому и трудовому законодательству.

Если рассматривать уголовную ответственность, то, например, за разного рода махинации и неуплату налогов, срок могут получить как директор и главный бухгалтер организации, так и сам уполномоченный сотрудник.

Более подробно о штрафах, которые даются за такие правонарушения, вы можете узнать из нашей статьи.

Новые законы и изменения в работе уполномоченной бухгалтерии с 1 сентября 2023

1. Работа с электронными подписями.

Теперь сотруднику, который подписывает электронные документы за руководителя, нужно оформить машиночитаемую доверенность. МЧД – это полный аналог бумажной доверенности.

С 1 сентября 2023 года выпуск электронных сертификатов КЭП для сотрудников ЮЛ прекратился.

Чтобы уполномоченный бухгалтер мог подписывать документы за руководителя, директор компании должен:

• Выпустить квалифицированную электронную подпись на себя (если у него нет). Это можно сделать самостоятельно в УЦ ФНС или воспользоваться услугой «Получение КЭП под ключ».
• Затем выпустить её для нужного сотрудника.

После того как все подписи готовы, нужно сформировать МЧД. Для этого нужно совершить несколько шагов:

• Определиться с форматом. Всего существует 3: 5.01 – для работы с налоговыми, 003 – универсальный формат (подходит для налоговых и других государственных органов, а также взаимодействия с контрагентами); 002 — базовая форма.
• Вписать все полномочия, которые руководитель хочет поручить уполномоченному бухгалтеру. Они берутся из специализированного справочника.
• Подписать её КЭП директора компании или заверить у нотариуса.
• Отправить сформированную МЧД в систему, которая имеет доступ к распределённому реестру ФНС.

Особое внимание хотим уделить квалифицированным ЭП для юрлица, которые были выпущены до 1 сентября 2023 года. Такими КЭП можно пользоваться до 01.09.2024. Если же уполномоченный бухгалтер оформил подпись после этого числа, то представлять интересы компании он может только с помощью квалифицированной ЭП физлица совместно с МЧД.

2. Работа с результатами оценки условий труда.

Теперь их можно подавать в электронном виде. Отчитываться по результатам оценки должны все организации, в которых есть хотя бы один наёмный работник.

3. Изменения заполнения путевых листов.

С 1 сентября 2023 года в путевых листах должна быть указана личная информация водителя – серия, номер и дата выдачи удостоверения, а также его СНИЛС. Также разрешается формировать один документ на весь путь (в случае смены водителей или же, если длительность смены превышает один рабочий день).

4. Оформление и выдача отпускных дней для родителей / опекунов детей инвалидов.

Теперь те, у кого на иждивении числятся дети с ограниченными возможностями, имеют право взять до 24 оплачиваемых выходных дня подряд. Они даются по заявлению самого работника – после просьбы бухгалтеры должны документально оформить выплаты и отправить платежи.

5. Работа с медицинскими книжками.

Согласно Приказу Минздрава № 90н, медкнижки теперь могут быть как в бумажном, так и электронном виде. В них отображается информация о сотруднике – личные данные, результаты обследований и перечень вакцинаций.

Если у сотрудника закончилась бумажная медкнижка, то нужно ему оформить уже новую, в цифровом варианте.

6. Работа с новыми правилами определения численности работников, подлежащих обучения охране труда.

Теперь не нужно включать в перечень тех, кто работает из дома (Постановление Правительства № 2540).