Как вести КУДиР на УСН: примеры заполнения

Вести книгу учёта доходов и расходов (КУДиР) обязаны предприниматели и организации на упрощёнке, чтобы корректно определять налоговую базу. Мы расскажем, как правильно заполнить КУДиР, и приведём примеры заполнения при УСН с объектом «Доходы» и «Доходы минус расходы».

УСН позволяет налогоплательщикам самостоятельно выбрать один из двух объектов – «Доходы» или «Доходы минус расходы» (пп. 1, 2 ст. 346.14 НК). Исключение – участники договора доверительного управления имуществом или договора простого товарищества, которые обязаны выбрать при УСН объект «Доходы минус расходы» (п. 3 ст. 346.14 НК).

Налоговая база у упрощенцев различается в зависимости от объекта налогообложения. При объекте «Доходы» — это денежное выражение доходов, а при объекте «Доходы минус расходы» – денежное выражение доходов, уменьшенных на величину расходов. И именно КУДиР позволяет корректно сформировать налоговую базу при любом объекте налогообложения.

Форма и структура КУДиР

Структура книги учёта для УСН утверждена в качестве приложения № 2 к приказу ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@ и применяется в нынешнем виде с 01.01.2024.

КУДиР состоит из титульного листа и четырёх разделов, заполнять которые нужно в зависимости от объекта налогообложения по УСН. Подробнее о структуре документа читайте в таблице.

Таблица. Структура книги учёта для УСН

Как вести КУДиР: общие правила

Порядок заполнения КУДиР для УСН приведён в приложении № 5 к приказу ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@ (далее – Порядок заполнения). Он устанавливает общие требования, а также правила для каждой из частей документа.

В книге отражают все хозяйственные операции:

• совершенные по упрощёнке за отчётный период и календарный год;
• на основе первичных документов, составленных на русском языке или переведённых на русский язык построчно.

На каждый следующий календарный год заполняется новая книга (пп. 1, 2, 3 Порядка заполнения).

Бумажную книгу прошнуровывают и пронумеровывают перед заполнением, а электронную – при выводе на печать в конце календарного года. Все хозяйственные операции отражают в ней в хронологической последовательности (п. 4 Порядка заполнения). На последней странице бумажной или распечатанной книги указывается количество содержащихся в ней страниц, и это подтверждается подписью руководителя или ИП и скрепляется печатью организации или ИП (при наличии печати).

Налогоплательщикам надо быть готовыми представить правильно оформленную книгу по требованию ИФНС, например, при выездной проверке или в соответствии с положениями регионального законодательства (подп. 5 п. 1 ст. 23, п. 12 ст. 89, ст. 93 НК).

Как заполнить КУДиР

Порядок из приказа ФНС содержит подробную инструкцию по заполнению титульного листа и каждого из разделов при любом из объектов налогообложения – «Доходы» или «Доходы минус расходы».

КУДиР при объекте «Доходы»

При работе на УСН с объектом «Доходы» налогоплательщик заполняет титульный лист, раздел I и при необходимости раздел IV о торговом сборе.

На титульном листе указывают:

• календарный год, на который открыта книга;
• дату начала её ведения;
• наименование организации или Ф.И.О. предпринимателя;
• код ОКПО;
• ИНН организации или ИП;
• КПП организации;
• объект налогообложения по УСН «Доходы»;
• номера расчётных и иных счетов и наименования банков, в которых открыты эти счета.

При выполнении всех требований образец титульного листа выглядит так:

В разделе I, имеющем вид поквартальной таблицы, проставляют порядковый номер каждой записи (графа 1), дату и номер первичного документа (графа 2), содержание признаваемого при УСН дохода (графа 3) и его сумму в рублях (графа 4).

Напомним, что доходы формируют налоговую базу по УСН по правилам ст. 346.15 НК. В состав доходов включают:

• выручку от видов деятельности на УСН (п. 1 ст. 346.15, подп. 1 п. 1 ст. 248 НК);
• внереализационные доходы, полученные от деятельности на УСН (п. 1 ст. 346.15, подп. 2 п. 1 ст. 248 НК).

Состав внереализационных доходов определяют по списку из ст. 250 НК. Он является открытым и подразумевает любые облагаемые при УСН доходы помимо выручки.

Поскольку налогоплательщики УСН с 2025 года стали налогоплательщиками НДС и некоторые из них уже начисляют НДС при реализации, они указывают в графе 4 раздела I сумму выручки и иных поступлений без НДС (п. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 248, п. 10 Порядка заполнения).

Кроме того, с 2025 года в НК появилась новая глава 33.1, устанавливающая туристический налог. Он включается в стоимость гостиничной услуги по предоставлению гостям мест для временного размещения – по аналогии с НДС (письмо ФНС от 25.12.2024 № СД-4-3/14611@). Поэтому гостиницы, отели, иные объекты размещения на УСН отражают в графе 4 раздела I КУДиР сумму выручки за вычетом туристического налога.

При возврате предоплаты налогоплательщик УСН уменьшает доходы на сумму возврата в периоде, когда произведён возврат – то есть на дату списания безналичных средств со счёта либо возврата наличных из кассы (п. 1 ст. 346.17 НК, письма Минфина от 22.06.2023 № 03-11-11/58153, от 20.01.2014 № 03-11-06/2/1478). В КУДиР сумму возврата вносят со знаком «минус».

Справка к разделу I при работе с объектом «Доходы» не заполняется. При соблюдении всех вышеназванных требований образец раздела I выглядит так:

Графу 5 раздела I в основном заполняют при объекте «Доходы минус расходы». Но и при объекте «Доходы» в ней отражают расходование бюджетных средств, полученных в виде:

• выплат на содействие самозанятости безработных и созданию дополнительных рабочих мест для безработных;
• субсидий субъекту МСБ по Федеральному закону от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

Разрешено также отражать в графе 5 раздела I по своему усмотрению иные расходы, связанные с получением облагаемых при УСН доходов. Но главное – эти траты не должны учитываться при расчёте налога (п. 11 Порядка заполнения).

Раздел IV заполняют для уменьшения исчисленного налога по УСН на вычет в виде торгового сбора, уплаченного в отчётных периодах и в календарном году (п. 8 ст. 346.21 НК).

Напомним: платить торговый сбор обязаны организации и ИП, которые хотя бы один раз в течение квартала использовали объект торговли на территории города Москвы для ведения коммерческой торговли, облагаемой на этой территории (п. 5 ст. 1, п. 1 ст. 411, п. 1 ст. 413 НК, Закон г. Москвы от 17.12.2014 № 62). Уменьшать на вычет в виде торгового сбора можно только платежи по УСН, зачисляемые в бюджет г. Москвы. А лимит по уменьшению налогового платежа не более чем на 50% в отношении торгового сбора не применяется.

Срок для уплаты торгового сбора – не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом (ст. 414, п. 2 ст. 417 НК). Налогоплательщики УСН, уплачивающие торговый сбор, заполняют раздел IV КУДиР, например, так:

Предлагаем скачать готовый образец заполнения КУДиР и взять его за основу для применения в работе.

КУДиР при объекте «Доходы минус расходы»

При работе на УСН с объектом «Доходы минус расходы» налогоплательщики заполняют титульный лист, разделы I–III и справку к разделу I.

На титульном листе указывают ту же информацию, что и при объекте «Доходы», но в качестве объекта налогообложения ставят «Доходы, уменьшенные на величину расходов». Образец заполнения титульного листа выглядит так:

В разделе I при доходно-расходной упрощёнке отражают не только облагаемые при УСН доходы, но и признаваемые расходы из закрытого перечня п. 1 ст. 346.16 НК (п. 11 Порядка заполнения). Все расходы при УСН должны быть экономически обоснованны, направлены на получение дохода и подтверждены правильно оформленными первичными документами (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

По общему правилу расходы при УСН учитывают по мере их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК). Хотя в зависимости от их вида бывают и нюансы по моменту признания. Например, стоимость товара признают в расходах, только когда он оприходован, оплачен поставщику и реализован покупателю, но факт получения оплаты от покупателя значения при этом не имеет (подп. 23 п. 1 ст. 346.16, подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК).

Вот так выглядит пример заполненного раздела I при доходно-расходной упрощёнке за первый квартал:

В конце календарного года итоговые значения облагаемых доходов и признанных расходов переносят в справку к разделу I, которая выглядит, например, так:

В разделе II при доходно-расходной упрощёнке отражают расходы на покупку, создание или улучшение основных средств и нематериальных активов (п. 18 Порядка заполнения).

Напомним: такие расходы признают только после ввода объекта в эксплуатацию и его оплаты – при условии, что это амортизируемое имущество по правилам налогообложения прибыли, которое используется строго в деятельности, подпадающей под УСН (подп. 1 п. 1, подп. 1 п. 3, п. 4 ст. 346.16, подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК, письмо Минфина от 09.12.2013 № 03-11-06/2/53652).

Расходы на ОС и НМА признают равными долями ежеквартально в течение календарного года в той части, в которой они оплачены, на последнее число каждого отчётного периода и календарного года в целом (подп. 1 п. 3 ст. 346.16, подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК, письмо ФНС от 06.02.2012 № ЕД-4-3/1818). В нашем примере компьютер стоимостью 140 000 руб. (без НДС) куплен, полностью оплачен и введён в эксплуатацию в январе 2024 г. Списываем его стоимость на расходы в течение года поквартально равными долями – по 35 000 руб. На последнее число каждого квартала переносим эту цифру из графы 12 раздела II в графу 5 «Расходы» раздела I (п. 33 Порядка заполнения).

В этом случае образец раздела II за I квартал 2024 года выглядит так:

В разделе III при доходно-расходной упрощёнке фиксируют перенос убытков прошлых лет и отражают убытки текущего года, если они возникли (пп. 39–45 Порядка заполнения).

Как видно из приведённого выше образца раздела I, общество по итогам 2024 года получило прибыль в размере 4 286 200 руб. Допустим, что за 2022 и 2023 годы у него возникли убытки на общую сумму 5 000 000 руб., которые частично засчитываются в счёт прибыли 2024 года.

Тогда раздел III КУДиР выглядит так:

Раздел IV при доходно-расходной упрощёнке не заполняют.

Рекомендуем скачать готовый пример заполнения КУДиР и ориентироваться на него в повседневной работе.

Как внести исправления в КУДиР

Прежде всего, внесение исправлений в КУДиР должно быть обосновано. А вот подход к поправкам зависит от формата ведения книги – бумажного или электронного.

При оформлении книги на бумаге ошибку зачёркивают, указывают верное значение и дату исправления, рядом расписывается руководитель или ИП, и его подпись скрепляют печатью, если печать имеется (п. 5 Порядка заполнения).

Если ведёте КУДиР на компьютере, до вывода её на печать достаточно внести исправления в файл. Если же книга распечатана по итогам года или программа не даёт вносить изменения, то поправки вносят так же, как в бумажный вариант.

Ответственность за нарушения

Отсутствие КУДиР или ошибки в ней могут повлечь ответственность:

• или по ст. 120 НК – за грубое нарушение в виде отсутствия регистров налогового учёта либо систематического (два или более раза) неправильного или несвоевременного отражения сведений в книге;
• или по ст. 122 НК – за просрочку с внесением налогового платежа или неполную его уплату.

Мера ответственности по ст. 120 НК зависит от того, была ли занижена налоговая база по УСН или другим налоговым платежам из-за допущенных нарушений. Юридическое лицо или предпринимателя оштрафуют:

• при наличии грубого нарушения только в одном налоговом периоде – на 10 000 руб.;
• при выявлении грубого нарушения более чем в одном налоговом периоде – на 30 000 руб.;
• при занижении налоговой (облагаемой) базы из-за грубого нарушения – на 20% от суммы недоимки, но не менее чем на 40 000 руб.

А серьёзность санкций по ст. 122 НК определяется тем, был или не был умысел в недоплате или неуплате налога.

По ст. 122 НК фирму или ИП оштрафуют:

• при отсутствии умысла в создании недоимки – на 20% от её величины;
• при наличии умысла – на 40% от размера недоимки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Итоги

Безусловно, гораздо проще заполнять КУДиР налогоплательщикам, которые работают с объектом «Доходы». В общем случае им достаточно составить титульный лист и первый раздел. И только тем, кто ведёт торговлю в Москве и платит торговый сбор, приходится дополнительно составлять раздел IV, но даже это не так уж сложно.

Совсем другое дело – доходно-расходная упрощёнка. Этот объект налогообложения сам по себе сложнее, и налоговые регистры по нему более объёмные. Да и вопросов по заполнению книги гораздо больше именно у этих налогоплательщиков. И здесь на первый план выходит квалификация бухгалтера, который ведёт бухгалтерский, налоговый учёт, составляет КУДиР и обеспечивает полноту и своевременность расчётов организации или ИП с бюджетом.