Оформление сотрудника на работу: пошаговая инструкция

Узнайте, как правильно оформить приём сотрудника на работу: какие необходимы документы и каков порядок действий, какие учесть нюансы законодательства.

Приём на работу – процедура, которая должна оформляться в строгом соответствии с трудовым законодательством. Чтобы избежать проблем и исключить потенциальные риски, важно грамотно оформить сотрудника на работу, истребовать и составить необходимые документы. Теперь подробности.

Этапы оформления приёма на работу

Оформление приёма на работу сотрудника как процесс можно условно поделить на несколько этапов. Разберём пошагово, что требуется от работодателя и от сотрудника, а главное – какие документы нужно оформить при приёме на работу.

Предварительный этап

Оформлению сотрудника на работу предшествует не только процесс его поиска, хотя это тоже важный этап. Основная работа начинается, когда подходящий кандидат найден и его устраивают условия, которые предлагает работодатель. Многие забывают, что ещё до подписания трудового договора следует:

• получить от будущего работника необходимые документы;
• при необходимости направить его на обязательный медосмотр;
• ознакомить его со всеми документами, которые непосредственно связаны с будущей трудовой деятельностью: правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), хранения и использования персональных данных и т.п.

Почему нельзя «принять на работу по договору ГПХ»

По договору ГПХ вы «покупаете» не рабочее время человека, а результаты его труда. Не надо заключать договор оказания услуг, если на самом деле вам нужен человек, находящийся всегда под рукой, которого вы сможете контролировать и которому будете давать указания по любому поводу. Договор ГПХ кажется более выгодным: не надо платить зарплату не менее МРОТ, да ещё и дважды в месяц, налоги и т.д.

Это удобно, но незаконно. ТК запрещает приём на работу по договору гражданско-правового характера – подряда, оказания услуг и т.п. (ч. 2 ст. 15 ТК). За нарушение последует крупный штраф, а отношения могут быть переквалифицированы в трудовые задним числом, с того дня, когда «исполнитель» приступил к работе (ст. 19.1 ТК). А это значит, что ИФНС доначислит все «зарплатные» налоги, взносы, и это не считая штрафов и пеней.

Репутационный вред пребывания в этом списке велик, к тому же это государственный общедоступный реестр, а добросовестные налогоплательщики при выборе контрагента должны учитывать данные о нарушениях, содержащиеся в таких ресурсах. Делайте выводы.

Шаг 1. Получение документов от сотрудника

Для оформления трудового договора нужны сведения о новом сотруднике. Если вы общаетесь лично, то соискатель может представить оригиналы, если удалённо – то копии (скан-образы).

По общему правилу для приёма на работу требуются (ст. 65 ТК):

• паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);
• трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР;
• документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта: карточка ПФР, СНИЛС (до 01.04.2019) либо уведомление о регистрации в данной системе;
• для призывников, военнообязанных обоего пола – документы воинского учёта;
• справка о наличии (отсутствии) судимости;
• документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний;
• в некоторых случаях – справка о том, что человек не является подвергнутым административному наказанию за употребление наркотиков, психотропов.

При приёме на работу отдельных категорий могут потребоваться дополнительные документы, если это предусмотрено ТК, другими федеральными законами, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ.

Так, для оформления иностранного гражданина может понадобиться патент, без него оформление сотрудника на работу может повлечь за собой серьёзные штрафы по ст. 18.15 КоАП.

Если трудовая функция человека будет связана с несовершеннолетними (воспитание, организация отдыха и т.п.), необходимы сведения об отсутствии судимости.

Для ряда работ (пищевая промышленность, коммунально-бытовое обслуживание, сельское хозяйство, торговля, общепит и т.п.) требуется оформление личной медкнижки (форма и порядок ведения утверждены приказом Минздрава от 18.02.2022 № 90н).

Шаг 2. Ознакомление с локальными нормативными актами

С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, нужно ознакомить его под собственноручную подпись до заключения трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК).

Примерный перечень ЛНА для ознакомления:

• ПВТР (ч. 3 ст. 68 ТК);
• правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК);
• положение об оплате труда (ст. 135 ТК), если такой раздел не включён в ПВТР;
• правила и инструкции по охране труда (ст. 214 ТК);
• должностная инструкция при её наличии. Если в трудовом договоре не прописаны трудовые обязанности, то следует изготовить инструкцию отдельным документом и приложить к трудовому договору;
• коллективный договор;
• положение о премировании и т.п.

Шаг 3. Заключение трудового договора

Приём на работу оформляется трудовым договором (ст. 68 ТК), который должен быть заключён в письменной форме в течение трёх дней (ст. 67 ТК):

• с того момента, как работник уже фактически приступил к работе с разрешения ИП, директора или уполномоченного лица;
• с даты признания отношений трудовыми (если другой срок не предписал суд).

Трудовой договор заключается в двух экземплярах и подписывается как работником, так и работодателем (чч. 1, 3 ст. 67 ТК). Если вы принимаете на работу дистанционного сотрудника, то возможно «электронное» взаимодействие. Как правило, работник присылает необходимые документы, работодатель направляет трудовой договор, работник подписывает его, сканирует (если у него нет собственной электронной подписи) и отправляет обратно. Причём, как уже было сказано, работодатель вправе потребовать прислать нотариально удостоверенные копии необходимых для приёма на работу документов, а человек – бумажный трудовой договор (ст. 312.2 ТК).

Если желаете нанять сотрудника на работу с испытательным сроком, то имейте в виду, что для обычного работника (не руководителя, например) он не может быть более трёх месяцев (ст. 70 ТК). Меньше – может: в любой момент есть возможность заключить допсоглашение, которым и сократите испытательный срок.

Если три месяца истекли, а вы увольняете работника как не прошедшего испытание, то он может пойти в суд и восстановиться на работе, а вы получите ещё и штрафы по ст. 5.27 ТК.

Скажем несколько слов о срочных и бессрочных трудовых договорах.

Для заключения срочного договора (как правило, не более чем на пять лет) необходимы законные основания, которые перечислены в ст. 57, 58, 59 ТК. Например, при приёме на работу пенсионера, сотрудника на время отсутствия основного работника, для сезонных и временных работ. Если не указать в срочном договоре причину его заключения, то можно получить штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП (до 100 тыс. руб.).

Если в трудовом договоре срок не указан, то договор считается бессрочным (ст. 58 ТК).

Расшифруем ключевые условия трудового договора (см. табл.).

Таблица. Необходимые условия трудового договора

Чтобы дополнить или изменить условия трудового договора, заключают дополнительное соглашение. Если изменений будет очень много, то лучше заключить дополнительное соглашение о новой редакции договора (ст. 72 ТК).

Шаг 4. Издание приказа о приёме на работу

Это шаг необязательный. Если решите издать приказ (распоряжение) о приёме на работу, то следите за тем, чтобы его содержание соответствовало условиям трудового договора (ст. 68 ТК).

Срок издания такого приказа не установлен, так же как и обязательная форма. Можно использовать унифицированную форму № Т-1 или разработать свою. Главное, чтобы были все необходимые реквизиты первичного документа. Сотрудника нужно ознакомить с приказом, в подтверждение чего он должен проставить подпись.

Шаг 5. Внести запись в трудовую книжку, заполнить сведения о трудовой деятельности

В трудовую книжку запись о приёме на работу вносится в течение пяти рабочих дней после заключения договора на основании приказа, а если приказ не издавали, то на основании трудового договора (п. 9 порядка ведения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Что делать, если работник имеет стаж, но не принёс ни бумажную трудовую книжку, ни СТД-Р? Приём на работу возможен, но учесть предыдущий стаж нельзя.

Оптимальный вариант – это отправить его за СТД-Р к бывшему работодателю. Или же разъяснить, что можно оформить СТД-СФР через Госуслуги, МФЦ или Соцфонд.

Если сотрудник до поступления к вам на работу не имел официального места работы, то теперь нет необходимости оформлять ему бумажную трудовую книжку, и просить его подать заявление на получение электронной тоже не нужно. Электронная трудовая книжка будет сформирована автоматически, когда вы подадите подраздел 1.1 ЕФС-1 о приёме на работу.

Шаг 6. Сообщение в СФР о новом сотруднике

Не позднее следующего рабочего дня после оформления трудового договора работодатель направляет в Соцфонд титульный лист и подраздел 1 формы ЕФС-1 (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Особенности оформления некоторых категорий работников

Несколько слов о том, на что обратить внимание при оформлении той или иной группы трудящихся.

Нюансы трудового договора с совместителем

Оформляя на работу совместителя, обязательно сделайте в трудовом договоре указание на такой характер работы, это требование закона (ч. 4 ст. 282 ТК).

Поскольку у совместителя, как правило, режим работы и отдыха отличается от установленного для остальных, то его прописывают подробнее. Помните об ограничениях длительности работы: в день (смену) – не более четырёх часов, в месяц (иной учётный период) – не более половины нормы за этот период (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ст. 284 ТК).

Оформление на работу несовершеннолетних

По общему правилу заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими 16 лет (ст. 63 ТК), но возможен приём на работу лиц моложе 16 лет для выполнения лёгкого труда, не причиняющего вреда их здоровью, при соблюдении ряда условий.

Какие документы нужны несовершеннолетним работникам – зависит от их возраста (см. табл.). Здесь мы не имеем в виду тех, кто стал полностью дееспособным, вступив в брак, пройдя процедуру эмансипации, ведь это уже определённо взрослые граждане.

Таблица. Какие документы получить при приёме на работу несовершеннолетнего

Нюансы трудового договора с иностранными гражданами

Их достаточно много, мы осветим основные. Например, россиянина можно принять на работу до совершеннолетия, но иностранца – только с 18 лет. Иностранцам, временно пребывающим в России, требуются дополнительные документы (разрешение на работу, патент – зависит от гражданства человека).

Трудовой договор законно заключать на русском языке (ст. 68 Конституции), и он должен содержать все условия, установленные в ст. 57 ТК, а также дополнительные (по общему правилу; иное может быть установлено законом, международными актами РФ).

1. Для временно пребывающих в России: реквизиты разрешения на работу или патента. С этим связана такая особенность: чтобы получить разрешение на работу, надо заключить трудовой договор, но работать по нему нельзя. Так что трудовой договор не может вступить в силу ранее получения разрешения на работу (ч. 2 ст. 327.3 ТК). Принимаете на работу высококвалифицированного специалиста – не забудьте включить в договор сведения о том, как вы собираетесь обеспечить ему медицинскую помощь на протяжении всего срока действия трудового договора. Указать надо реквизиты договора или полиса или же реквизиты договора, заключённого работодателем с медицинской организацией. В любом случае объём помощи должен быть таким, чтобы обеспечивать:

   • первичную медико-санитарную помощь;
   • неотложную специализированную медицинскую помощь (ст. 327.2 ТК).
2. Для временно проживающих в России: обязательно реквизиты разрешения на временное проживание (или же разрешения на временное проживание для получения образования) (РВП).
3. Для постоянно проживающих в России: реквизиты вида на жительство.

Если у иностранца есть вид на жительство или РВП, то не нужны ни патент, ни разрешение на работу. Но с РВП можно работать только в субъекте РФ, где разрешено временное проживание (ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).

Гражданам ЕАЭС, т.е. Белоруссии, Казахстана, Армении, Киргизии, а также любым иностранным IT-специалистам не требуются ни патент, ни разрешение на работу (ст. 97 Договора о ЕАЭС, ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).

Какие документы нужны остальным – см. в таблице

Таблица. Какие документы нужны иностранцам

Приём на работу иностранца возможен как срочно (если есть основания, предусмотренные ТК, см. выше), так и бессрочно. Можно ли продлевать срочный трудовой договор – до конца неясно. Единодушия нет даже среди чиновников. Некоторые из них полагают, что можно (см. письмо Роструда от 31.10.2007 № 4413-6), другие – что нет (письмо Минтруда от 27.04.2021 № 14-2/ООГ-3772).

Мы считаем, что безопаснее просто заключать новый срочный трудовой договор (если сохраняются основания для него).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)