Как грамотно составить штатное расписание
Штатное расписание — важный нормативный документ в организации. В нем всегда прописана структура отдела или всего предприятия, определены должности, зарплаты и норма работочасов. По этому документу можно понять, стоит ли расширять штат или, наоборот, сократить. Любой кадровик знает, что к составлению «штатки» нужно отнестись серьезно.
Форма
Штатное расписание — это локальный нормативный акт организации. Кадровик может воспользоваться одним из двух бланков.
Первый – унифицированный бланк Т-3, если его использование утвердил руководитель организации.
Второй – собственный бланк, в котором есть все необходимые реквизиты первчики. Шаблон должен утвердить руководитель.
Важно: если использовать форму Т-3, то ее нужно заполнять полностью. То есть, кадровик должен заполнить информацией все графы, в том числе — «Надбавка» и «Разряд».
Срок действия
Определенного срока действия у штатного расписания нет. После того как его утвердил руководитель, в него просто вносят изменения по мере необходимости.
Каждый год утверждать или пересматривать штатное расписание организация не обязана. Но если очень хочется — ограничений и запретов нет.
Правила заполнения
Какой бы бланк ни выбрала компания, штатное расписание требует соблюдения ФЗ «О бухгалтерском учете». Это значит, что в штатке должны быть все необходимые данные и информация. Если документ разработан с учетом всех требований — ошибки не будет.
Когда впервые составлять и утверждать штатку?
Как только компания заключила первый трудовой договор. Даже если он один — теперь в компании есть самый настоящий штат сотрудников. Если штатного расписания еще нет, то займитесь его оформлением с текущего момента. При этом помните: штатку нельзя утвердить «задним числом».
На что обратить внимание при заполнении?
Когда появляется необходимость в сокращении штата при отсутствии вакансий, то нужно обратить внимание на дату утверждения штатного расписания. Она должна быть на два месяца раньше, чем дата вступления его в действие. То есть, если расписание утвердили в апреле, то его действие начнется в июне. Эти два месяца нужны для того, чтобы сотрудники, попавшие под сокращение, начали искать новую работу.
Важно: если на предприятии проходит массовое сокращение, то руководство должно об этом сообщить в службу занятости. Сотрудники должны получить специальные справки.
Если в компании вакансии есть, нужно либо менять штатку, либо ежемесячно сообщать в органы службы занятости о наличии свободных рабочих мест.
Как заполнять поля?
В штатном расписании важно заполнить все поля, без пропусков. В шапке — наименование, ОКПО, а также номер и дата Приказа на утверждение.
В первых двух графах таблицы указываются названия структурных подразделений, отделов, служб и их номер. Важно обратить внимание на «вредников» и «льготников». Их лучше выделять в отдельные подразделения.
В каждом подразделении — перечень специальностей и должностей. Кадровик не обязан переписывать названия из справочника квалификаций — можно придумать свои наименования. Но все должности должны быть прописаны русскими буквами. Мерчендайзер — годится. Оператор call-центра — нет.
Количество единиц штатного расписания можно указывать в коэффициентах — 0,25 уборщицы или 2,75 бухгалтера — или в процентах — 250% курьеров. Эти цифры зависят от условий работы: на полставки, по совместительству и им подобные.
Оклад (тариф) необходимо указывать из расчета полной ставки.
Далее прописывают надбавки — это коэффициент трудового участия, выслуга, прочие доплаты. В штатке важно отразить наименование и размер надбавки по каждой позиции.
Важно: нельзя устанавливать разные надбавки для одной штатной единицы, но для разных работников. Это нарушение их прав.
В графу «Всего» в рублях вписывают общую сумму фонда оплаты труда. В примечаниях можно указать дополнительную информацию.
Штатное расписание готово. Его можно хранить в печатном виде с реальными подписями или в электронном виде с отметками ЭП.
Кто вправе затребовать штатное расписание?
В основном штатное расписание требуют при проверке зарплат. То есть кадровик должен предоставить документ по требованию:
- трудовых инспекторов
- контролеров ФСС или ПФР
- налоговых инспекторов
- прокуратуры
- судей.
Статья была полезна?
83% читателей считают статью полезной
Астрал Отчет 5.0
Астрал Отчет 4.5
1С-Отчетность
1С-УП
Астрал Доверенность
МЧД
Доки
1С-ЭДО
Астрал.ЭДО
Астрал iКЭДО
1С-ЭПД
Роуминг
1С-ЭТП
Астрал Подпись
Подпись ФНС
Корпоративный УЦ
КриптоПро
JaCarta LT
JaCarta-2 SE
Рутокен Lite
Рутокен ЭЦП 2.0.2100
Рутокен ЭЦП 3.0
Астрал.Безопасность
152doc
Астрал.Маркировка
Продукты 1С
Астрал.Платформа
Внесение изменений
Астрал.Торги
Регистрация бизнеса
Астрал.СКРИН
Астрал.ОФД
Онлайн-кассы