Что делать, если онлайн-касса не работает

Согласно № 54-ФЗ, ККТ должны пользоваться все организации и ИП, принимающие платежи за товары и услуги. Но что делать, если онлайн-касса не работает? Для этого нужно устранить все неисправности.

Поломки могут быть разными: ошибки кассира, сбой связи, технические неполадки и т.д. В этой статье разберём:

• Почему не работает онлайн-касса.
• Как предотвратить неисправности.
• Что делать, если заблокирован ФН.
• Какие существуют варианты замены, если ККМ сломалась.

Данные не попадают в ОФД

Есть несколько причин, почему касса перестаёт отправлять данные в ОФД. При появлении такой ошибки необходимо проверить:

1. Связь ККТ с интернетом.
2. Настройки оператора фискальных данных.
3. Срок действия кода активации ОФД.

Если ваша ККТ сломалась, стоит обратиться в техническую поддержку.

Следует помнить, что фискальный накопитель способен сохранять данные 30 дней. Если они в течение указанного срока не попали к оператору, ФН блокируется.

Итог: как только интернет появится, касса автоматически начнёт передачу данных.

Более подробно о том, что делать, если чеки не отправляются в ОФД, можно узнать в нашем материале.

Отключение электроэнергии

Предпринимателю стоит подстраховаться и купить источник бесперебойного питания.

Если электричество всё же отключилось и ККТ перестало работать, продолжать торговлю нельзя. В исключительных случаях можно принять деньги и выписать товарный чек, а после возобновления подачи электричества пробить на кассе обычный платёжный документ.

ККТ не включается

Бывают ситуации, когда касса не работает по техническим причинам. В таких случаях нужно проверить кабель питания. Возможно, он повреждён или плохо подсоединён. Также проверьте розетку – может быть разрушена конструкция корпуса или зажимов.

Не печатается чек

Чек может перестать печататься, если:

• Данные не отправлялись в ОФД более 30 дней.
• Истёк срок фискального накопителя.
• Касса неисправна.

Не работает клавиатура на ККМ, что делать

Обратитесь в техническую поддержку – специалист проверит её и даст совет: приобрести новую или починить старую.

Что делать сотруднику, если кассовый аппарат не работает

Оповестите об этом руководство. Если самостоятельно решить проблему не получилось, необходимо обратиться в сервисный центр. Специалист осмотрит аппарат и сообщит, по какой причине не работают кассы.

Если поломка вызвана действиями пользователя или сорвана пломба, оплачивать работу придётся вам. В случае гарантийного ремонта он будет проводиться за счёт производителя.
Если ККТ сломана с целью избежания налоговых выплат (например, умышленно повреждена онлайн-касса или ФН), виновника ждёт административная ответственность и штраф.

Многие предприниматели задаются вопросом: как быть, если онлайн-касса находится в ремонте. Как вариант – можно иметь запасное кассовое оборудование.

Сломалась единственная онлайн-касса в организации, что делать

Бывают случаи, когда в компании сотрудники пользуются только одной ККТ. Такое положение дел может быть опасным – при любой поломке придётся остановить работу.

Какие дальнейшие действия нужно предпринять:

1. Сообщить об этом поставщику услуг онлайн-кассы или организации, которая обслуживает и поддерживает оборудование. Контактную информацию можно найти в документации или на официальном сайте.


2. Постараться не прекращать обслуживание клиентов во время поломки. Для этого лучше использовать резервное устройство. При этом важно как можно скорее починить ККТ.


3. Информировать клиентов обо всех изменениях в методах оплаты и возможных задержках.


4. Решить вопрос с ремонтом или заменой онлайн-кассы с учётом рекомендаций и требований соответствующих органов.


5. После восстановления работоспособности ККТ нужно провести проверку, чтобы убедиться в её надёжности и правильной работе.


6. Обучить сотрудников организации работать на восстановленной или заменённой онлайн-кассе.

Массовые поломки

Массовые поломки онлайн-касс могут быть вызваны различными факторами – неполадки в программном обеспечении, неисправность в аппаратуре, проблемы с интернет-соединением и неправильное использование самой ККТ.

Как работать, если сломалась касса

Работать полностью без ККТ запрещено. Поэтому очень важно как можно быстрее устранить кассовые неполадки и возобновить работу.

При этом есть исключение: если у вас есть другие способы принимать оплату (через банковские терминалы, электронные платёжные системы и т.д.), в таком случае можно не останавливать деятельность и принимать деньги.

Ответственность за неправильные действия при поломке

Ведение бизнеса без кассы (без соответствующих разрешений) приведёт к наложению штрафов. Более подробно о санкциях за неправильную работу с ККТ можно изучить в нашем материале.

Как торговать, если онлайн-касса сломалась

Возникает закономерный вопрос: что делать, если кассовый аппарат не работает? В таких случаях рекомендуется немедленно обратиться в сервисный центр.

Также, чтобы всё-таки не останавливать свою деятельность, можно использовать альтернативу – взять резервную ККТ в аренду, использовать подменное устройство и оформить замену по договору.

Касса в аренду

Пока вы пытаетесь выяснить, почему не работает кассовый аппарат, следует воспользоваться арендой онлайн-кассы. О данной услуге в « Астрал ККТ» вы можете узнать здесь.

Подменная касса

Подменная касса – это временная замена ККТ. Она может быть выполнена в виде ПО или физической кассы. При выборе подменной кассы следует обратить внимание на следующие аспекты:

• Совместимость с вашими системами учёта.
• Функционал и возможности кассовой системы, включая поддержку различных видов оплаты и возможность выдачи чеков.
• Надёжность и безопасность (должна соответствовать № 54-ФЗ).
• Стоимость аренды или покупки устройства, включая все дополнительные расходы (техническая поддержка, обновления и т.д.).

Замена по договору

Замена кассового аппарата может быть проведена по договору между продавцом и поставщиком ККТ или по усмотрению продавца. Для этого необходимо проделать следующие шаги:

• Определить причину замены ККТ (износ, неисправность, изменение требований законодательства и т.д.).


• Соблюсти все требования к новой кассе.


• Подготовить документы для замены ККТ (заявление, акт о неисправности, акт проверки ККТ и другие документы, которые могут потребоваться для проведения замены).


• Согласовать её с поставщиком. Если замена осуществляется по договору, необходимо связаться с поставщиком и уточнить условия и процедуру замены.


• Технически подготовиться к смене ККТ (резервное копирование данных из старого ККТ, обучение персонала работе с новым устройством и т.д.).


• Осуществить замену и проверить её работу.


• Уведомить соответствующие органы о проделанной работе с ККТ. Это может потребоваться для актуализации информации о ККТ и его регистрации.

Как предупредить некорректную работу ККТ

Чтобы всё-таки ответить на вопрос, что делать, если касса не работает, важно соблюдать несколько правил.

Тщательно следите за её исправностью. Так, например, необходимо разобраться в самой ККТ – как она работает, где что нажимать и т.д. Проведите дополнительное обучение с сотрудниками, дабы избежать ранней поломки и форс-мажорных ситуаций.

Также стоит проводить тестовые работы – периодически обновлять кассовое ПО, проверять настройки и делать отчёты по исправности.

Ну и финальный штрих – в случае обнаружения любых проблем или ошибок ККТ немедленно свяжитесь с технической поддержкой поставщика или специалистом по онлайн-кассам, чтобы разрешить проблему.