Z-отчёт в ККМ старого образца
На ККМ старого образца Z-отчёт формировался и распечатывался кассиром в конце смены. При снятии этого отчёта смена закрывалась, и показания необходимо было записывать в журнал кассира-операциониста. Z-отчёт фактически состоял из двух документов: отчёт по итогам за смену и отчёт о закрытии смены. При снятии отчёта происходило:
обнуление данных по продажам за смену;
подведение итогов по выручке за смену;
фиксация данных об итоге продаж в фискальной памяти;
отражение возвратов денег и скидок, аннулирования чеков;
обоснования сведений, вносимых в отчётность кассира по кассовому аппарату для оприходования в операционную кассу (справку-отчёт и журнал кассира-операциониста).
Как происходит закрытие смены в онлайн-кассе
В ККТ нового образца закрытие смены производится с помощью отчёта о закрытии смены. Отчёт необходимо напечатать в течении 24 часов после открытия смены, иначе касса блокируется. Он содержит следующие данные:
номер смены;
информацию о кассире;
количество документов, которые не удалось направить в ОФД;
дата и время закрытия смены;
количество чеков за смену.
Отчёт о закрытии смены — фискальный документ, который нужно формировать на кассе при закрытии смены. После создания этого отчёта не получится пробить новый кассовый чек. Операции станут доступны только после печати отчёта об открытии смены. Распечатывать отчёт о закрытии смены не нужно.
Основные отличия отчёта о закрытии смены от Z-отчёта
Отчёт о закрытии смены отличается от Z-отчёта по нескольким параметрам:
он формируется на ККТ нового образца;
реквизиты отчёта определяются Приказом ФНС от 14 сентября 2020 года № ЕД-7-20/662@;
данные из отчёта передаются в налоговую через ОФД в режиме онлайн, поэтому их не нужно переносить в формы КМ-4 и КМ-6.
Функция у старой и новой версии отчёта одна и та же — подвести итоги смены. С его помощью можно отслеживать следующую информацию по каждой закрытой смене:
данные по продажам за смену;
итоги по выручке за смену;
итоги продаж в фискальной памяти;
отражение возвратов денег, скидок и аннулированных чеков.
Несмотря на значительные изменения в форме и способе передачи в ФНС, отчёт о закрытии смены в новых кассах по-прежнему называют Z-отчётом.
Продолжительность смены
Согласно п.2 ст.4.3 ФЗ-54, смена не может длиться дольше 24 часов. Если отчёт о закрытии предыдущей смены формировался больше суток назад, касса автоматически перестаёт выдавать чеки. Поэтому закрывать смену нужно не позже чем через 24 часа после её открытия. Если организация работает круглосуточно, закрытие смены происходит во время технического перерыва или замены ответственного кассира. Это не противоречит закону — за сутки можно открыть и закрыть несколько смен.
Формы отчётов о закрытии смены
Существует несколько видов отчётов о закрытии смены. Часть из них необходима для отчётности в контролирующие органы, другие полезны для решения внутренних задач организации.
Базовый (основной) отчёт о закрытии кассовой смены на онлайн-кассе. Это один из обязательных отчётов, данные которого передаются в ФНС. При его снятии обнуляются показатели работы всего магазина.
Нулевой отчёт. Ещё один обязательный отчёт. Формируется, если продаж не было и через онлайн-кассу не прошло ни одной операции.
Закрытие отчёта по подразделениям. Этот Z-отчёт формируют большие торговые сети. Он показывает результаты деятельности каждого из отделов бизнеса.
Отчёт по товарным группам. С помощью этого отчёта можно посмотреть, сколько тех или иных позиций было продано за день.
Z-отчёт по кассирам. Показывает личную эффективность и нагрузку каждого продавца.
Из этого перечня обязательными являются только основной отчёт о закрытии смены и нулевой отчёт. Остальные не передаются в контролирующие органы и применяются, если в них есть необходимость для ведения бизнеса.
Отчёт о закрытии смены в личном кабинете Астрал.ОФД
При закрытии смены на онлайн-кассе соответствующий отчёт формируется автоматически и передаётся оператору фискальных данных (ОФД). Посмотреть Z-отчёты в ОФД можно в личном кабинете. Для этого:
войдите в личный кабинет сервиса Астрал.ОФД;
найдите раздел «Чеки», а в нём — подраздел «Все чеки»;
в списке переданных документов найдите «Отчёт о закрытии смены». Каждый документ можно открыть, щёлкнув по нему, и посмотреть содержимое.
.png)
Такие отчёты хранятся в течение 5 лет на фискальном накопителе и в налоговой.
В современных онлайн-кассах применение Z-отчёта не обязательно. Но при необходимости его можно формировать в личном кабинете Астрал.ОФД. Для того чтобы создать Z-отчёт в личном кабинете, выполните следующие действия:
войдите в личный кабинет сервиса Астрал.ОФД;
заполните поля «Организация», «Торговая точка», «ККТ», «Смена», укажите период и нажмите кнопку «Сформировать»;
готовый Z-отчёт можно сохранить или распечатать.
Вести продажи в соответствии с 54-ФЗ поможет Астрал.ОФД. Специалисты ответят на любые вопросы о сервисе, объяснят детали 54-ФЗ, помогут в выпуске электронной подписи и регистрации кассы. А все чеки и отчёты будут переданы в ФНС в срок и сохранятся в личном кабинете.
