Онлайн-касса для такси и таксопарков: как выбрать

В 2023 году онлайн-касса – обязательный атрибут для передачи фискальных данных в такси в ФНС. Она должна выполнять определённые функции:

• формировать электронный чек пассажирам;
• отправлять данные обо всех поездках в ОФД – компанию, которая осуществляет получение, обработку, хранение и перенаправление фискальных данных в ФНС;
• печатать QR-код;
• иметь возможность связаться с оператором ФД.

Согласно закону 54-ФЗ, не любой кассовый аппарат подходит. В этой статье мы поговорим, как работает онлайн-касса, как выбрать подходящую ККТ и подключить в самом такси, а также, что будет, если пренебречь требованиям и ничего не устанавливать.

Как работает онлайн-касса для такси

Чтобы понимать, как работает онлайн-касса, давайте разберём каждый шаг работы устройства.

1. Пассажир оплачивает проезд наличными или картой.
2. Водитель такси принимает оплату.
3. Он вводит полученную сумму (это можно сделать вручную или через меню ККТ).
4. Онлайн-касса печатает чек для клиента.
5. Затем отправляет данные с помощью ОФД в ФНС.
6. Водитель производит печать чека, и пассажир его получает.

Какую кассу выбрать для работы в такси

Можно выделить 6 признаков хорошей ККТ.

Наличие накопителя в кассе
Это устройство помогает водителям зафиксировать данные о платеже и передаёт всю информацию через ОФД в ФНС.

Возможности онлайн-кассы
Она должна уметь не только печатать чеки, но и отправлять их в налоговый орган. Также важно, чтобы онлайн-касса вела учёт заказов. Будет здорово, если она также будет обладать дополнительными функциями – подключением сразу несколько таксистов, интеграцией с GPS и т.д.

Надёжность
ККТ должна быть безопасна для обработки и хранения данных. Чтобы узнать, насколько касса для водителей соответствует критерию надёжности, можно почитать отзывы других таксистов. Также важно изучить, есть ли возможность связаться с технической поддержкой, если возникнут проблемы.

Простота использования
Помимо функциональности, нужно обращать внимание на простой интерфейс и лёгкость настройки онлайн-кассы, ведь устройство должно облегчать работу, а не наоборот.

Соответствие требованиям законодательства
Важно, чтобы ККТ обладала всеми функциями, которые помогают отправить данные в ФНС – интеграция с виртуальной отчётностью, передача всей информации в налоговые органы.

Цена устройства
Помимо стоимости самого аппарата, важно учитывать ещё и другие выплаты (раз в месяц / год), а также затраты на обслуживание и техническую поддержку.

Если говорить о самом устройстве, можно выделить 3 типа онлайн-касс:

• Отдельная онлайн-касса (самый простой вариант, который работает от аккумулятора. Небольшая по размеру, все данные о поездках нужно вводить самому).
• Онлайн-касса с эквайрингом (в неё встроен терминал, который может принимать как наличные, так и оплату картой + пассажирам доступна функция PayPass).
• Фискальный регистратор (более дорогой, но самый удобный вариант, поскольку все операции можно проводить с телефона или планшета через приложение, а устройство занимается только печатью + сохраняет все данные)

Где таксисту взять онлайн-кассу и куда установить

В настоящее время абсолютно все такси должны выдавать чеки. Если водитель такси работает в таксопарке, то онлайн-касса должна быть предоставлена самой организацией или партнёром компании (например, Таксомоторным парком, если это Яндекс.такси).

Водитель, который имеет статус самозанятого и взаимодействует с агрегатором через партнёров напрямую, должен приобрести онлайн-кассу сам.

Если же ККТ в такси нет, а чек пассажиру нужен сейчас, то ему нужно выдать БСО – Бланк строгой отчётности, который подтверждает перевод денег за услугу (имеет статус банковского документа).

Также резонно задать вопрос, где именно должна стоять онлайн-касса – в самом автомобиле или же в таксопарке. По 54-ФЗ разница, которая происходит между моментом получения оплаты и отправки чека, должна составлять менее 5 минут. Поэтому проще установить устройство именно в такси.

Исключением считаются случаи, если таксопарк заключает коммерческие договоры с компаниями на длительный срок, например, сделка на перевозку или временное пользование автомобилями в корпоративных целях. Тогда ИП или ЮЛ получает оплату заранее в офисе, поэтому онлайн-касса устанавливается именно там.

Дополнительные требования к чеку для такси

Поскольку ФНС очень тщательно относится к банковским чекам, важно настроить онлайн-кассу так, чтобы она печатала правильную форму отчёта. Если же налоговый орган распознаёт ошибку, придётся платить штраф.

Что должен содержать чек:

1. Достоверную информацию о такси – компания, адрес, электронная почта отправителя и реквизиты.
2. Точную дату и время поездки.
3. Контактные данные водителя – ФИО, номер лицензии и самого автомобиля, а также марка транспортного средства.
4. Информацию о маршруте – начальная и конечная точки, пройденное расстояние и промежуточные остановки (если они есть).
5. Общую стоимость, уплаченную пассажиром.

Что нужно сделать таксистам

Для начала нужно приобрести (или же получить) онлайн-кассу. Обязательное условие – устройство должно иметь фискальный накопитель.

Чтобы зарегистрировать онлайн кассу, стоит получить электронную подпись.

Ознакомиться со списком всех операторов фискальных данных можно на портале Федеральной налоговой службы.

Финальным действием будет регистрация онлайн-кассы в ФНС. Для этого нужно прийти в налоговую или же заполнить заявление на официальном сайте федерального органа.

Штрафы за отсутствие кассы в такси

Сумма штрафов зависит от статуса водителя (ИП или ЮЛ) и варьируется от 2 000 до 30 000 руб.