Как сформировать отчёт о закрытии фискального накопителя

Отчёт о закрытии фискального накопителя в налоговую формируют с ККТ, чтобы сохранить шифрованные сведения о проведённых ранее операциях. Его обязательно готовят перед перерегистрацией онлайн-кассы или при закрытии накопителя. Рассмотрим, когда и как сделать отчёт о закрытии фискального накопителя, а также какие нюансы учесть при этой процедуре.

Фискальный накопитель: как и сколько работает

Это микрочип в составе ККТ, который выполняет ряд действий:

• сохраняет в памяти все операции, проведённые через ККТ;
• защищает информацию путём шифрования;
• направляет сведения оператору фискальных данных, который передаёт их в налоговую инспекцию.

Вся современная ККТ должна быть оснащена ФН, иначе она не пройдёт регистрацию в ФНС, а за использование такого устройства грозит штраф.

Есть различные модели фискальных накопителей сроком действия на 15 и 36 месяцев. Список разрешённых к установке моделей размещён на сайте ФНС. При выборе устройства нужно учитывать вид деятельности и применяемую систему налогообложения.

В некоторых ситуациях ФН может быть заблокирован. Это случается, если по какой-то причине устройство не смогло отправить фискальные документы ОФД более 30 дней подряд. Также блокировке подвергаются устройства, которые перерегистрировали свыше 11 раз.

Когда нужен отчёт о закрытии ФН

Провести операцию надо в следующих ситуациях:

• до замены накопителя при окончании срока его действия — в этом случае касса при закрытии смены указывает на ресурс ФН сроком менее 1 месяца;
• перед заменой, если объём памяти был полностью израсходован, о чём также будет сказано в чеке;
• перед снятием ККТ с регистрации;
• если у кассы будет новый владелец.

Сформировать отчёт также нужно, если ФН начал сбоить при работе. В этой ситуации следует обратиться в налоговую, чтобы зафиксировать случай. Далее ККТ перерегистрируют в связи со сменой накопителя. А предыдущий ФН закрывают.

Как сформировать отчёт о закрытии фискального накопителя

Отчёт можно делать после того, как касса передаст все фискальные документы ОФД. Если она этого не сделала, то при попытке закрытия ФН покажет ошибку.

До формирования отчёта запросите чек о закрытии смены. В нём будет указано, всю ли информацию устройство переслало ОФД. Это пункт «Непереданные ФД». Напротив него должна стоять цифра «0». Также проверить наличие неотправленных данных можно через «Личный кабинет».

Чтобы закрыть ФН, выполните следующие действия:

1. Подключите ККТ к ПК через кабель USB для установления связи между ними.
2. В меню выберите «Закрыть архив фискального накопителя».
3. Введите в появившееся окно дату и время.
4. Подтвердите проведение операции в вышедшем окне.

Программа автоматически подготовит отчёт и перешлёт его ОФД. А оператор перенаправит в налоговую службу.

Инструкция, как сформировать отчёт в разных кассах

Кратко расскажем, как снять отчёт о закрытии фискального накопителя в ККТ наиболее распространённых марок.

«АТОЛ»

ККТ данного бренда достаточно популярна на рынке. Чтобы закрыть ФН, действуйте по следующей схеме:

1. После подключения ККТ к компьютеру проверьте, что устройства синхронизированы и показывают одинаковые даты и время.
2. Проверьте, все ли ФД были отправлены ОФД.
3. Активируйте программу по регистрационным действиям с кассой.
4. В меню нажмите пункт «Закрыть архив фискального накопителя».
5. Кассовый аппарат сформирует отчёт и распечатает его в формате чека.
6. На экране появится напоминание об отправке отчёта оператору.
7. Отправьте отчёт и получите от ОФД сигнал о завершении отправки.

Система защищена от ошибок, поэтому при любом неправильном действии закрытие ФН будет отменено. Если это произошло, повторите все действия сначала.

«Эвотор»

Также достаточно популярная марка кассовой техники. Чтобы получить отчёт о закрытии онлайн-кассы, в систему надо войти в качестве администратора и в меню выбрать «Дополнительные операции» (или «Настройки»), а далее — «Закрытие архива». После того как касса распечатает чек-отчёт, микрочип можно извлечь.

На каждом этапе ПО этой марки ККТ подсказывает порядок действий и наглядно демонстрирует, что надо сделать для получения документа и после закрытия ФН. Следуйте указаниям.

«Штрих-М»

Кассу также надо подключить к ПК и войти в «Тест драйвера». Чтобы проверить, не осталось ли у ФН неотправленных файлов, зайдите во вкладку «ФН» и отследите число непереданных файлов. Далее в разделе «Состояние ФН» выберите «Закрыть фискальный режим». Касса подтвердит действие распечатыванием чека.

Как выглядит отчёт о закрытии кассы для налоговой

Он выглядит как чек и включает ряд пунктов:

• Название организации.
• ИНН.
• Заводской номер ККТ.
• Номер, присвоенный кассе в момент регистрации.
• Номер микрочипа.
• День и время, когда был сформирован отчёт.
• Должность и Ф. И. О. сотрудника, который закрыл ФН.

Аналогичный отчёт, но в электронной форме через оператора будет передан в ФНС , а также будет храниться в «Личном кабинете» пользователя.

Что делать с документом о закрытии ФН и самим накопителем

Полученный чек надо сохранить до перерегистрации ККТ, чтобы ввести требуемые данные. Также этот документ нужен для доступа к памяти онлайн-кассы. Это может потребоваться в ходе проверки ИФНС, при снятии ККТ с учёта или при замене фискальной памяти.

Старый накопитель надо аккуратно извлечь, предварительно отключив технику из сети. Его следует хранить следующие 5 лет с момента завершения срока действия. При налоговой проверке владелец должен предъявить старое устройство для проверки.

Что делать после закрытия ФН

После получения отчёта о закрытии ФН налоговой инспекцией можно установить новый микрочип. После этого потребуется снова подключить кассу к сети и провести её перерегистрацию. Устройство запросит данные из отчёта. Чаще всего это номер отчёта и фискальный признак.

Далее ККТ надо перерегистрировать на сайте ОФД с указанием причины по замене ФН (или иную). После отправки заявки в ФНС ККТ продолжит работу с новым чипом. Поэтому важно заранее подготовить новый накопитель, чтобы не допускать простоя оборудования.